論如何發揮檔案管理在企業改革發展中的服務效用

周莉

摘 要：檔案管理是企業管理的一項重要內容，將企業生產和經營活動的各項數據進行記錄，用于指導和改善企業經營活動，對于企業而言，檔案管理有著極強的重要性。在企業改制過程中，檔案管理工作存在一些問題，例如，檔案材料過于分散，檔案的保存和交接問題，影響了企業管理。本文主要探討國企改制中，檔案管理存在的問題，根據問題提出相應對策。

關鍵詞：企業；檔案管理；問題；對策

檔案管理對于企業而言有著重要意義，檔案管理是對企業經營數據的統計，可以指導企業生產活動，改善企業經營，加快企業技術進步。隨著企業的不斷發展，企業檔案數量也在不斷地增多，檔案管理工作越來越復雜。本文從事檔案管理工作多年，以本人工作為例，闡述企業在改制過程中檔案管理存在的問題，并提出參考性建議。

一、國企改制過程中檔案管理存在問題

1.檔案材料過于分散，檔案移交不全

檔案管理工作最為基礎和最為重要的工作就是對檔案進行管理、保存和維護，保證檔案的完整和齊全。然而在企業改制中，對于檔案的管理存在較大問題，檔案材料過于分散，企業檔案收集不全。由于企業檔案數量比較巨大，加上檔案比較分散，大多集中在各個部門，甚至是員工手中，部分企業人員對于檔案管理意識不全，沒有上交檔案的意識，認為檔案在自己手中更為方便，為集中上交到檔案室，進行集中的管理，久而久之檔案容易出現丟失和損毀。

2.檔案管理不重視，缺乏專業檔案管理人才

企業對于檔案管理工作重視程度不足，主要體現在，檔案管理人員頻繁變動，缺乏專業的檔案管理人才，這就限制了企業檔案的有效管理。企業檔案管理人員，通常是配備兼職人員，不僅缺乏相應的檔案管理知識，受到本職工作量的限制，沒有足夠的時間，學習檔案管理相關知識，整理檔案，導致企業檔案管理存在混亂的情況，檔案整理工作質量較差。

3.檔案重復保存情況嚴重

在企業，檔案重復保存的情況經常出現，主要原因在于，企業不斷的發展和壯大，會成立相應的分公司或子公司，檔案管理工作實行分級管理制度，各個子公司或分公司分別設有相應的檔案室，對分公司或子公司檔案進行分級管理。通常情況下，總公司將擬定的文件下發到各分公司，分公司檔案管理人員，對于檔案歸檔能力較差，將所有文件進行保存，導致檔案重復保存情況的出現，消耗大量人力、物力和財力。

二、提升企業檔案管理的對策

1.制定完善的檔案管理制度，加大檔案管理工作的宣傳

解決企業檔案材料過于分散和檔案移交不全的情況，需要企業加強對檔案管理工作的重視程度。首先，企業根據自身實際情況，制定完善的企業檔案管理制度，并根據企業的發展需求，對檔案管理制度進行補充，使其不斷完善，保證有完善的規章制度規范檔案管理工作。其次，企業加強對檔案管理的宣傳。依靠企業宣傳，讓各級部門認識到檔案管理的重要性，提升企業員工檔案管理意識。依靠各種渠道對企業檔案管理制度和《檔案法》進行宣傳，讓企業領導和員工充分認識到檔案管理的必要性和重要性，自覺地支持檔案管理員的工作，及時地將日常工作檔案移交給檔案室，保證企業檔案的完整和齊全。

2.建設檔案管理人員隊伍，提升檔案管理人員素質

企業建設檔案管理人員隊伍，保證檔案管理人員具有良好的穩定性以及較高的專業素質，是保證企業檔案管理工作有效開展的基礎。由于企業檔案數量比較龐大，在選擇檔案管理人員時，需要其具備良好的專業知識、吃苦耐勞、工作細心的人員，并保證檔案管理人員的穩定性。加強企業檔案管理人員的培訓，企業定期組織安排企業檔案管理人員參加檔案局舉辦的各類培訓活動，提升檔案管理人員的專業素質，培養檔案管理人員的責任心，保證檔案管理工作質量。此外，邀請檔案部門的專家進行講座和指導工作；同先進單位保持聯系，學習其先進管理經驗；加強對企業檔案管理人員的業務考核，督促其不斷的學習和提升自己。

3.做好檔案歸檔管理，企業內部共享檔案資源

為了避免在檔案管理中，出現重復保存的情況，可以從兩方面進行控制。一方面，企業各分公司根據自身情況，確定檔案管理的相關內容，包括檔案的歸檔范圍、檔案保管的期限。嚴格按照檔案管理的規定，進行檔案歸檔，對于不在歸檔范圍的文件，及時清理。

4.企業檔案的現代化管理

為了提升檔案管理的工作效率，需要加強對現代化技術的應用，除去現代化設備的使用外，推動檔案的信息化管理。企業應該注重企業檔案管理的現代化建設，為檔案管理現代化，提供必要的人力、物力和財力支持。首先，加大對檔案管理的資金投入，改善檔案室的硬件設備，檔案室應該配備完善的現代化設備，例如，計算機、打印機、掃描儀、碎紙機、濕度記錄儀、裝訂機、吸塵器等。其次，加強檔案管理的信息化建設，購買檔案管理的軟件，使用現代化方式進行檔案管理，實現檔案信息的網絡檢索，更好的提供檔案信息服務。

5.加強企業檔案的開發和利用

企業檔案是一種重要的信息資源，對企業而言有著極大的價值。只有充分挖掘企業檔案的價值，才能使其更好的為企業決策和企業經營提供服務，為企業創造經濟效益。因此，企業必須重視起檔案管理工作，轉變管理觀念，加強對檔案管理人員的培養，促進其進行企業檔案的開發和利用，挖掘企業檔案中的深層價值，為企業決策和企業經營活動，提供信息服務。

三、結束語

綜上所述，企業檔案是企業資源的一種形式，因此，對于企業而言，做好檔案管理工作很有必要。當前在企業改制中，企業檔案管理方面的問題開始暴露出來，例如，檔案材料過于分散，檔案移交不全；不重視檔案管理，缺乏專業人才；檔案重復保存；檔案管理的現代化建設不足；對檔案的開發和利用不足。為了提升國企檔案管理水平，企業首先需要制定完善的檔案管理制度，加大宣傳力度。其次，提升檔案管理人員素質。最后，共享檔案資源，實現現代化管理，加強企業檔案的開發和利用。

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（作者單位：勝利油田油區稽查支隊）