SAP Concur打造全球差旅管控體系

蔡舒媛

今天，經濟全球化已經成為了不可逆轉的必然趨勢。中國企業在經濟全球化的潮流中也扮演著越來越重要的角色，商務部數據顯示，在2017年“一帶一路”沿線國家貿易額為7.4萬億元人民幣，同比增長17.8 %；由商務部和省級商務主管部門共同備案和核準的境外投資企業達6 172家，中國常年駐外工作人員達100萬人，企業國際化水平顯著提升。

在經濟全球化的背景下，商務差旅越來越頻繁。那么，如何有效管控日益增加的海內外商旅流程，幫助企業降本增效，同時也讓員工有更好的差旅體驗？從IBM公司應用SAP Concur解決方案的過程中可以看到，一套能適應全球各個地區的法規、語言和流程等全方面要求的差旅和費用管理解決方案，將成為越來越多企業的必然選擇。

搶占全球化發展先機，差旅報銷管控面臨難題

隨著經濟全球化的快速發展，企業向外不斷拓展業務，委派員工出差成了一種工作常態。越來越多的企業開始重視差旅管理，尋求專業差旅及費用管理方案，從而進一步提高差旅及費用管理水平。由于不同國家的財務處理方式和稅務要求都不盡相同，所以不同地區員工的差旅報銷和處理流程也不一樣。同樣，對于中國企業來說，要想有效地進行全球差旅費用管控，就不得不面對以下難題：

統一管理難：企業在布局海外市場的時候，無法準確了解全局的差旅相關的財務狀況以及供應商開支，需要耗費時間和資源去整合分析相關數據，給財務管理帶來很多困擾。此外，“走出去”發展戰略必然面臨文化沖突與碰撞的問題，不同地區的企業分支在文化理念和管理風格上都不盡相同。

降低成本難：首先，目前很多企業在管理員工差旅過程中涉及到的出差審批、出行預訂、發票報銷和會計入賬等環節耗時耗力，其中在發票報銷環節，大部分企業仍采用手動貼票方式，工作效率極其低下，導致財務人力資源浪費。其次，不合規的員工差旅行為帶來財務管理難題。統計發現，企業平均違規報銷率高達20 %。報銷憑證的不合規、不透明容易對企業造成較大的影響，而差旅費用報銷中的稅務風險又是令財務最為頭痛的問題。最后，企業內部差旅報銷管理人員的不專業、缺乏對數據的分析和運營效率低，增加了企業成本管理的難度。

員工滿意度低：據Forrester近期一項調查報告顯示，83 %的財務管理者相信，如果企業無法提供與員工在個人生活中類似的數字化體驗，員工對企業內部差旅和費用管理解決方案的不滿就會進一步增大。目前，很多傳統的企業需要出差的員工使用Outlook模板用作差旅申請，一旦其請求被批準，該申請將進入一家商旅管理公司進行預訂；過后員工也需要填寫Excel表格，甚至是紙質報銷單，用來捕獲和詳述其費用開銷，并一步步發送給經理審批。顯然，這樣繁瑣的流程無法給員工帶來好的應用體驗。此外，全球差旅的匯率差異、離散的差旅預定和費用報銷等流程以及數字化程度低，也將使員工滿意度大大下降。

打造全球差旅管控體系，SAP Concur給予答案

對于跨國企業面臨的以上三大困惑，在全球差旅和費用管理領域擁有超過25年實踐經驗的SAP Concur認為，采用一站式解決方案來打造全球差旅管控體系將會是企業的必然之選。我們不妨先從跨國巨頭IBM的成功經驗中一窺究竟。IBM于1914年創立于美國，目前擁有全球雇員30多萬人，業務遍及160多個國家和地區。作為全球領先的人工智能解決方案和云平臺公司，IBM早就意識到了財務部門的數字化對于實現企業布局全球化的重要性，并攜手SAP Concur將員工差旅及費用的全球化管理落實。

全球化一體化差旅管理：IBM利用SAP Concur實現全球范圍內的差旅報銷管理協同一致，規范并統一員工的差旅報銷及財務行為。“SAP擁有廣泛的全球經驗，是IBM數字化轉型中重要的一部分，而SAP Concur是差旅及費用管理的專家，雙方聯手為IBM帶來一個無可替代的解決方案。通過SAP Concur，我們可以照顧到全球所有地區的需求，實現真正的全球化管理。”IBM全球差旅報銷戰略及運營部門總監Chris Hood強調。

幫助企業降低成本：SAP Concur不僅可以幫助財務部門減輕工作量并提升工作效率，更可以讓財務人員將更多的精力放在管理業務，從而精簡財務人力并節約相關成本。IBM全球人力差旅及流動主管Jim Kile表示：“一個高度集成的差旅及費用管理系統能夠為企業帶來很大的好處，尤其是在顯著提高整個企業的工作效率上。”另外，SAP Concur還可以通過與全球其他國家業務伙伴的合作，幫助中國企業更便捷地管理海外報銷費用，并輕松解決員工在海外出差時涉及到的不同財稅處理的問題，從而為企業有效節省成本。

提供最佳數字化體驗：今天的企業員工更親睞具備消費等級體驗和移動應用的差旅費用管理解決方案。而在SAP Concur提供的移動應用方案中，員工可以通過智能手機來進行報銷或管理費用審批，企業可以掌握實時數據和員工行程信息，省時便捷。對此，IBM全球差旅報銷戰略及運營部門總監Chris Hood表示：“因為使用了SAP Concur，公司費用報銷的審批和流程更加簡便，員工的滿意度也相應得到提高。此外，通過SAP Concur移動應用，我們的員工可以隨時隨地用手機報銷費用，減輕他們的工作量，大大提升了差旅滿意度。”

隨著經濟全球化的不斷發展，企業們在成本管控、人力資源和企業文化等各個方面都面臨眾多的挑戰，對跨國商旅行為的管理就是其中一個縮影。相信在SAP Concur的協助下，越來越多的企業，尤其是高速發展的中國企業能有效地進行全球差旅費用管控，不但能“走出去”，還能走得更遠更好。