企業(yè)物資采購管理中信息化的實踐探討

張敬柏

摘 要：隨著信息化技術(shù)在各個行業(yè)的廣泛應(yīng)用，使我國各項經(jīng)濟建設(shè)活動變得更快捷、更高效。戰(zhàn)略資源產(chǎn)業(yè)對我國的經(jīng)濟貿(mào)易和綜合國力都有著重要意義，內(nèi)部的物資采購管理模式也應(yīng)當(dāng)及時跟上時代腳步，進行創(chuàng)新和優(yōu)化，與信息化技術(shù)進行有機結(jié)合，提高物資采購管理的效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 物資采購 信息化管理

中圖分類號：F713 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）08（c）-084-02

作為我國重要的戰(zhàn)略性資源，石油對我國經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，面對日益激烈的國際競爭，如何滿足實際的物質(zhì)需求，在信息化發(fā)展時期的創(chuàng)新與改革尤為重要。石油企業(yè)的物資采購過程涉及到采購計劃、價格咨詢、物資的運輸采購和保管、發(fā)放領(lǐng)用等各個方面，是一個完整的系統(tǒng)流程。但在采購的過程中由于物資過多、數(shù)量較大，整個流程的信息有很大的波動性和分散性，在信息的及時共享、執(zhí)行和反饋這方面有很大的缺陷，如何建立通暢便捷的信息傳播渠道加快物資采購的效率是當(dāng)前石油企業(yè)需要注重的問題。本文就此問題，在石油企業(yè)物資采購在信息化中管理的基礎(chǔ)中進行具體措施探討和管理方向的展望。

1 企業(yè)物資采購管理的現(xiàn)狀和信息化的優(yōu)勢

就石油企業(yè)物資采購管理的現(xiàn)狀而言，站在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，僅僅是制度層面的管理，沒有在整個物資采購管理流程上充分滿足管理的需求，在物資采購管理、計劃管理、價格管理、儲存管理上不能完善的對接和配合，沒有構(gòu)建出科學(xué)的物資采購管理體系。

現(xiàn)如今各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)，引進強大互聯(lián)網(wǎng)傳輸信息的高效渠道和完善的綜合處理能力，逐漸形成了信息管理的新方式，正是石油企業(yè)物資采購管理的新方向。利用各種軟件和交流程序的互通，將各方的需求和意愿進行遠(yuǎn)距離的信息傳遞，實現(xiàn)了石油企業(yè)的物資收集對比，對企業(yè)選擇合適產(chǎn)品和需求數(shù)量有著很關(guān)鍵的作用。同時對供應(yīng)方和生產(chǎn)商在實際需求的供應(yīng)量和需求量上的匹配沖突能更迅速的核對和解決，雙方能針對供求的障礙進行及時溝通，對現(xiàn)代化的物資管理有很大的便利性。

2 企業(yè)物資采購管理實現(xiàn)信息化的必要性

2.1 信息化是石油企業(yè)物資管理可持續(xù)發(fā)展的必然要求

由于石油物資采購涉及到采購計劃的編制、詢價、采購、運輸、儲存、發(fā)放和回收等環(huán)節(jié)，整個過程所涉及到的信息不僅分散，而且波動性大，如果還采用原始的處理方法和信息工具，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實的需要。因此，實現(xiàn)物資管理信息化，充分利用現(xiàn)有資源，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，建立一體化、同步的物流供應(yīng)鏈體系，逐步規(guī)范和共享，實現(xiàn)持續(xù)高效發(fā)展。

2.2 信息化是石油企業(yè)物資管理模式發(fā)展的重要推動力之一

當(dāng)前，石油企業(yè)物資采購管理實現(xiàn)信息化，有效拓展了石油企業(yè)物資采購服務(wù)范圍，增強其現(xiàn)代服務(wù)內(nèi)涵。數(shù)字化本身已成為油田企業(yè)信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，并開始引領(lǐng)新時期石油行業(yè)信息化。可見，信息技術(shù)對石油物資采購管理更為重要。因此，企業(yè)應(yīng)充分運用信息技術(shù)，對物資管理模式進行創(chuàng)新已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的重要推動力之一。

2.3 信息化是提升石油企業(yè)核心競爭力的需要

在石油物資信息化管理中，石油企業(yè)引入了人員素質(zhì)綜合、管理過程標(biāo)準(zhǔn)化、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和業(yè)務(wù)流程自動化等目標(biāo)。在這一標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，可以逐步解決信息孤島問題，促進標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一與網(wǎng)絡(luò)平臺的集成工作，實現(xiàn)不同地區(qū)、不同系統(tǒng)之間業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的融合。企業(yè)也可以公平參與市場競爭，有助于推動國有服務(wù)企業(yè)公司制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度。同時，企業(yè)還可以建立協(xié)調(diào)、高效、集成的電子商務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，最終實現(xiàn)戰(zhàn)略、人力資源、財務(wù)、工業(yè)供應(yīng)鏈、采購、庫存、運輸?shù)裙芾眢w系的整合，從而實現(xiàn)管理系統(tǒng)的整合，最終提高我國石油企業(yè)的核心競爭力。

3 企業(yè)物資采購管理中出現(xiàn)的常見問題

3.1 管理人員的不專業(yè)

在石油企業(yè)的物資采購管理中，由于部門較多手續(xù)較繁雜，還與財務(wù)部門和生產(chǎn)部門有重要的工作銜接，內(nèi)容復(fù)雜，是一項技術(shù)含量較高的工作，因此對管理人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平都有一定的要求。一旦有新人或者是其他部門的人員加入，對物資采購經(jīng)驗的不足和缺乏，都會導(dǎo)致物資采購出現(xiàn)問題和漏洞。在與前線生產(chǎn)部門和后勤財務(wù)部門的溝通時，受傳統(tǒng)觀念和部門區(qū)別的影響無法達到交流的最大化，信息溝通不及時，也會導(dǎo)致物資采購管理出現(xiàn)偏差。

因此，對物資采購管理人員的技術(shù)水平和思想素質(zhì)都要加強培訓(xùn)和提高，要重視物資采購人員的專業(yè)技術(shù)水平，端正工作態(tài)度，保持耐心和責(zé)任心，避免出現(xiàn)損害石油企業(yè)利益的行為。

3.2 供求信息的不全面

石油企業(yè)在物資采購方面的需求是巨大的，對物資需求的種類也比較復(fù)雜，在供求方面問題較為突出是以下兩個方面：一個是供求雙方實際需要量與供應(yīng)量的不匹配，造成前線物資缺乏或后勤部門物資積壓的現(xiàn)象；另一個是對供應(yīng)商資料信息的不齊全，在采購過程中沒能足夠的調(diào)查了解多個供應(yīng)商的推薦與質(zhì)量，造成物資質(zhì)量與要求不符。

在石油企業(yè)中，申請采購物資的手續(xù)是需要匯總向上級逐層審批之后，企業(yè)聯(lián)系供應(yīng)商談好訂單后才能進行采購。但是在企業(yè)中的審批過程非常繁瑣，需要大量的時間，信息反饋的速度較慢，在等待的過程中也容易出現(xiàn)需求的增加或減少，與申報資料不匹配的情況。

3.3 管理制度的不完善

在激烈的市場競爭面前，一個科學(xué)的物資采購管理體系對于石油企業(yè)的發(fā)展十分重要，一個完善的采購渠道和管理體系能夠促進企業(yè)的發(fā)展，減少不必要的人力資源浪費。但在目前的石油企業(yè)中，多數(shù)出現(xiàn)了物資采購管理的不統(tǒng)一和采購渠道的不集中這兩個問題。

在物資采購的信息調(diào)查上，每個部門根據(jù)自身的需求進行物資申請，卻缺少一個統(tǒng)一、規(guī)范的專業(yè)采購形式，導(dǎo)致部分資源的重復(fù)采購，既浪費資金，又累加了庫存。而采購渠道的分散，是因為各個部門根據(jù)授權(quán)采取自由的采購方式，在采購物資的質(zhì)量上也容易出現(xiàn)參差不齊的問題，影響石油企業(yè)的產(chǎn)品品質(zhì)。由于采購渠道分散，采購方向不明確，不能形成集中的批量采購模式，拖累了石油企業(yè)的規(guī)模效益，影響企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性。

4 物資采購管理的信息化應(yīng)用對策

4.1 信息化物資采購管理的數(shù)字平臺

石油企業(yè)信息化管理的第一步就是構(gòu)建采購管理平臺，石油企業(yè)要根據(jù)自身部門對物資的質(zhì)量和數(shù)量需求做詳細(xì)記錄，將各個部門的材料使用情況記錄入檔，為日后物資采購的統(tǒng)計分析提供依據(jù)。同時要加強與生存前線的聯(lián)系，將生產(chǎn)前線與后勤部門的物資需求信息進行對接和整理，建立科學(xué)的反饋機制，防止出現(xiàn)庫存積壓或者物資缺乏的情況。

采購管理平臺建立，統(tǒng)計完企業(yè)內(nèi)部的實際需求之后，要對供應(yīng)商信息建立全面的檔案管理平臺。在采購物資之前，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢對各個供應(yīng)商的信息進行收集整理，在溝通的過程中記錄供應(yīng)商的成交價格、物資質(zhì)量、成交數(shù)量、發(fā)貨時間等各個指標(biāo)，實現(xiàn)訂單管理平臺的系統(tǒng)化，完善物資采購關(guān)系的信息化模式。并根據(jù)訂單指標(biāo)進行分析和研究，鎖定能夠長期合作的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，為企業(yè)采購節(jié)省大量的時間精力，通過信息化的物資采購實現(xiàn)石油企業(yè)管理更加完善。

除此之外，采購管理人員還應(yīng)當(dāng)定期對市場上的物資信息進行研究分析，充分掌握物資的市場動態(tài)走向，為企業(yè)的采購做好科學(xué)的預(yù)測分析，爭取在最佳的采購時間和采購數(shù)量上進行采購，降低采購成本，使采購工作更加合理精準(zhǔn)，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。

4.2 信息化物資采購的一體式管理

傳統(tǒng)的企業(yè)物資采購過程是安排各生產(chǎn)部門的人員去后勤部門領(lǐng)取物資，由于生產(chǎn)線的分散和需求上的差距，部門之間信息溝通少，對物資情況不了解，容易發(fā)生重復(fù)領(lǐng)用，導(dǎo)致其他部門加劇采購導(dǎo)致資源浪費的情況。

因此，石油企業(yè)必須加強采購一體化的信息管理，在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立物資供應(yīng)站，與生產(chǎn)部門保持高度聯(lián)系，對各部門所有材料的需求進行詳細(xì)記錄和統(tǒng)一，通過制定分析圖表實現(xiàn)信息對比，保證物資管理圖表的可靠性和實時性。供應(yīng)站根據(jù)圖表分析的實際需求進行采購和管理工作，在與各部門溝通交流后進行合理的物資分配，滿足各個部門的生產(chǎn)需求。在保障資源利用最大的基礎(chǔ)上，降低了生產(chǎn)采購的消耗成本，提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益，為企業(yè)的成本節(jié)約發(fā)揮了重要作用。

4.3 信息化物資采購管理的發(fā)展方向

現(xiàn)階段石油企業(yè)大多數(shù)都構(gòu)建了貼合自身發(fā)展的企業(yè)信息化平臺，通過這一平臺將采購收集、訂單下達、庫存透明化的采購管理流程進一步完善，實現(xiàn)了企業(yè)物資采購管理的信息化，未來石油企業(yè)應(yīng)該更深入發(fā)展信息化采購管理流程，將信息技術(shù)覆蓋到需求搜尋、報價對比、洽談合作、簽訂合同等各方面中。在管理人員方面，要建立嚴(yán)格的績效評估、人事錄用、專業(yè)培訓(xùn)等機制，大力提高采購人員在采購運營中的專業(yè)水平和技術(shù)能力，能夠根據(jù)各類物資的市場特點進行科學(xué)的差異化分類和采購，并在采購管理中通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，為企業(yè)的發(fā)展提供更多新思想新服務(wù)。

5 結(jié)語

綜上所述，石油企業(yè)想要提高物資采購管理水平，就要跟隨現(xiàn)代信息化的角度，建立科學(xué)合理的信息化采購管理平臺，從管理體系到人員應(yīng)用上多方面加強重視，不斷的跟隨科技和市場經(jīng)濟的發(fā)展進行優(yōu)化和完善。在信息化采購管理平臺中解決物資管理的不明確問題，將信息技術(shù)與企業(yè)與物資采購有關(guān)的管理相融合，充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢為企業(yè)提供實時、可靠的動態(tài)信息，在采購過程中合理解決供求交流的問題，合理的預(yù)測市場變化，為石油企業(yè)物資采購管理提供更好的服務(wù)，加快我國石油企業(yè)的經(jīng)濟效益發(fā)展，增強國家經(jīng)濟和綜合國力的實力。

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