文書檔案管理工作探討

楊春娟

摘 要：文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理、經(jīng)營決策、問題處理、信息交流、研究開發(fā)等活動的重要載體，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了科學(xué)依據(jù)。所以，在新形勢下，文書檔案管理工作應(yīng)突破傳統(tǒng)，改變陳舊的觀念和行為，創(chuàng)新管理方式，采用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作方式，提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平，以適應(yīng)新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化；檔案管理

一、傳統(tǒng)的組卷方法操作無標(biāo)準(zhǔn)，隨意性大

傳統(tǒng)的案卷管理，組卷既要合理又要兼顧特征間的關(guān)系還要保持文件之間的相互聯(lián)系，將單份文件進(jìn)行整理，最組組成案卷。不同的立卷人會有不同的組卷效果，同一人在不同時間對同類文件也會有不同的組卷結(jié)果。同樣，在擬寫案卷標(biāo)題時，同一案卷不同的人擬寫效果會不同，而同一人在不同時間，即使是同一案卷所擬寫的案卷標(biāo)題也會不同。要做到如實(shí)表述卷內(nèi)文件所包括的問題又不超過規(guī)定的字?jǐn)?shù)，確實(shí)不容易。組卷質(zhì)量好壞取決于立卷人的業(yè)務(wù)水平。正因?yàn)樗鼪]有公認(rèn)、可靠的標(biāo)準(zhǔn)，所以在實(shí)際工作中存在很大的隨意性。

二、傳統(tǒng)的案卷整理重保管輕利用

案卷整理需要經(jīng)過相關(guān)文件的分類、組卷、擬寫案卷標(biāo)題、裝訂直至入庫上架有多道工序，需要花費(fèi)很長時間，尤其是對案卷的外觀要求過高。片面強(qiáng)調(diào)案卷的整齊美觀、厚薄尺度、結(jié)實(shí)程度；且裝訂不壓字跡、不礙翻閱；紙張要求規(guī)格大小一致，對大小不一的要求粘貼裱糊；裝訂采用三孔一線打結(jié)法，費(fèi)時費(fèi)力，手工勞動繁重。使檔案人員長期埋頭組卷，將大量時間耗于整理裝訂上，而不是用于檔案的研發(fā)，由于重保管輕利用，造成工作周期長、效率低，對提高檔案的管理效率和開發(fā)利用并沒有很大的幫助。

三、傳統(tǒng)的“案卷級管理”存在的缺陷

案卷是以“卷”為單位將卷內(nèi)所有的文件裝訂在一起的，其缺陷表現(xiàn)為：

（1）不便利用、不便保密：利用者需要案卷內(nèi)的其中一份文件或是同一問題的幾份文件時，如若復(fù)印：裝訂太厚，容易折壞案卷；如若借走：需將整卷借出，利用者可以看到該案卷中的其他文件。

（2）不便插卷：插卷是歸檔部門不可避免的補(bǔ)救措施，遇到文件漏交而該年度的檔案已歸檔完畢，就需要插卷。遇到需要插卷時，操作起來很繁瑣，不方便。

（3）不便于檔案的鑒定。實(shí)際工作中會遇到這種現(xiàn)象：一個案卷中的幾份文件為遷就其中的一份帶密級的文件而將整個案卷往密級規(guī)定上靠，影響了其他文件保管期限的鑒定。

四、信息化環(huán)境下加強(qiáng)文書檔案管理的對策

計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具，是檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的必備工具之一。而一些人單純地認(rèn)為只要有錢購到微型電子計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、復(fù)印機(jī)等的現(xiàn)代化設(shè)備，就能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。殊不知，電子計(jì)算機(jī)作為真實(shí)歷史的記錄工具，要求輸入的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)必須是準(zhǔn)確而科學(xué)的，若輸入的是“垃圾”，則由此而輸出的是殆其“更高級”的“垃圾”。因?yàn)橛?jì)算機(jī)是靠人操作的，而人是有思想的，人的知識水平有差異的。近幾年我在從事文書檔案工作中，深刻體會到擁有現(xiàn)代化設(shè)備的管理者，必須以“誠”為己任，科學(xué)地處理好信息與數(shù)據(jù)的收集、整理的關(guān)系，并使其符合計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。這就是說檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，始終依賴于檔案工作人員的思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等基本功。這是檔案管理現(xiàn)代化的前提條件。因此，只重視硬件投入，不重視軟件建設(shè)的想法和做法都是不對的。必須盡快地為這支隊(duì)伍培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，這是信息時代對文書檔案工作提出的新挑戰(zhàn)。檔案是社會文明進(jìn)步的階梯。傳統(tǒng)的文件處理工作與檔案管理工作是分開的，兩者分別負(fù)責(zé)文書處理工作和檔案管理工作，以立卷歸檔為界面，文件在歸檔前屬文書部門管理，歸檔后屬檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個相對封閉的系統(tǒng)中分開運(yùn)行，文書處理和檔案管理各自為政，致使檔案質(zhì)量得不到可靠的保證，檔案資源也不能充分發(fā)揮作用，出現(xiàn)了文書部門文件收集不全、檔案部門收集檔案不全、業(yè)務(wù)部門利用檔案不全的惡性循環(huán)。隨著計(jì)算機(jī)在公文處理、檔案管理中的運(yùn)用，產(chǎn)生了“文檔一體化”的管理形式。近幾年我在從事文書檔案工作中，通過對各部門檔案的整理，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案知識、數(shù)據(jù)庫管理知識等，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，在操作計(jì)算機(jī)的過程中，體驗(yàn)到“文檔一體化”的優(yōu)越性，這是提高檔案管理質(zhì)量和工作效率的有效途徑，體現(xiàn)了社會的文明和進(jìn)步。

（1）縮短了文件歸檔的運(yùn)作周期，簡化了工作流程。采用了以“件”這單位的管理方式，無須組卷、擬寫標(biāo)題、粘貼裱糊、剪裁裝訂等一系列的工作，只要在每份文件上加蓋“歸檔章”，然后再填寫“歸檔章”上的各項(xiàng)內(nèi)容，明顯縮短了歸檔時間，提高了歸檔效率，節(jié)省了大量的人力物力，大大減少了檔案人員的手工勞動，即使需要再加工，也不存在拆卷問題，直接按件剔除事補(bǔ)充即可。

（2）取消卷皮、卷內(nèi)文件兩級目錄，簡化了編目要求。節(jié)約了成本，節(jié)省了時間。

（3）便于確定保管期限。

（4）便于利用：由于檔案是以“件”為單位，在提供利用時，無論是復(fù)印、掃描等都不須拆卷；如若利用者需要用原始檔案作依據(jù)和憑證需要借用某份文件，可以直借用。

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的起點(diǎn)。現(xiàn)代信息的形成，亦起始于陳舊的、傳統(tǒng)的文書處理部門的立卷工作。單位的種種文件，有上級頒發(fā)需執(zhí)行的，或由單位發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等法規(guī)性文件；有單位總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目生產(chǎn)質(zhì)量計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等計(jì)劃性文件；有年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報告等總結(jié)性文件；有各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、各類命令、工作指示等批示性文件。還有憑證性文書材料、會議材料、會議記錄、單位的重大決議及證件性文書資料、勞資人力資源資料及分散、散失的各類資料，無不是先經(jīng)文書、檔案人員之手，按檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化（檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等）的有關(guān)規(guī)定，收集整理、分別歸檔立卷處理后方可輸入、掃描至微機(jī)。即是將單純的文字載體變成數(shù)字信息，存儲在計(jì)算機(jī)中。所以，檔案信息存儲的數(shù)字信息化，雖意味著對傳統(tǒng)檔案存儲方式的根本變革，但文書工作仍是實(shí)現(xiàn)資料管理信息化的前提和基礎(chǔ)性工作。這也是文書立檔工作的歸結(jié)。由此來看，要實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理，就必須打破狹隘的文書、檔案“互不干涉內(nèi)政”、各自獨(dú)立發(fā)展的觀念，樹立整體與局部相結(jié)合的一體化思想，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到文件信息的整個運(yùn)作中，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理，確保文件、檔案信息的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確與充分利用。因此，檔案工作者要和文書工作者相互配合，協(xié)同工作，在文件的形成、管理和檔案的管理、利用中發(fā)揮自己的聰明才智。這也是信息時代的對文書、檔案工作者的基本要求。

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（作者單位：渠縣水土保持局 ）