淺析政府投資項目資金使用及其檔案管理的難點與對策

余渝

摘 要：本文以重慶市巴南區(qū)保障性住房管理中心為例，以政府小型投資項目的資金使用情況為切入點，分析項目檔案管理現(xiàn)狀及其存在問題，以小見大，對政府投資項目資金使用及其檔案管理提出幾點建議。

1.主要做法及現(xiàn)狀

1.1事前：制度保障、獨立建檔

巴南區(qū)保障性住房管理中心（以下簡稱住保中心）的項目以需要迅速實施的小型項目為主，制定并完善了《維修外包工程管理辦法（試行）》：一是招標比選嚴格參照巴南區(qū)公共資源交易平臺方式進行；二是企業(yè)報名截止時間寬限到項目開標前半小時；三是2萬元以上的工程項目須嚴格按照相關程序聘請設計單位預算和監(jiān)理單位確定方案，2萬元以下的零星工程項目由科室同意后報經(jīng)分管領導審批同意后實施；四是日常零星維修項目勞務費須附領取人簽字憑據(jù)，并作為發(fā)票附件交財務存檔。

住保中心在每次招投標前（例如魚洞片區(qū)直管公房、廉租房化糞池、生化池沉砂井及地下管網(wǎng)安全性清掏工程等項目），會召集財務科、辦公室、工程科等相關部門工作人員成立臨時招投標小組，建立獨立檔案，包括小組機構成立方案，招投標方案，會議資料，影像資料，原始票面等，確保做到聯(lián)合把關和共同監(jiān)督，快速消除安全隱患。

1.2事中：嚴格把控環(huán)節(jié)，完善臺賬檔案

在工程建設領域，招投標與合同管理是相輔相成，缺一不可的。招投標能夠體現(xiàn)建筑市場交易中的公平、公正、公開。合同則是招標投標競爭內(nèi)容的明確化。通過招投標和訂立合同，保障工程建設能夠更好地完成。住保中心在工作實踐中，高度重視這兩個環(huán)節(jié)：招標文件和合同均要經(jīng)過該中心外聘法律顧問審核后才進入會簽流程，并且招標文件和合同盡量結合項目實際使用標準范本。

對于招投標環(huán)節(jié)，除了項目都會在巴南區(qū)政府的門戶網(wǎng)站上公告公示等按區(qū)政府相關招投標管理規(guī)定實施項目管理之外，該中心將招標控制價在100萬以下的項目進入了區(qū)公共資源交易中心進行了見證交易，招投標臺帳也在逐步建立完善。例如白節(jié)百正街105、109、111號直管公房解危工程；跳石正街42號恢復重建工程；木洞前進路18號直管公房加固解危項目，均聘請設計單位預算和監(jiān)理單位進行現(xiàn)場勘測，劃分項目臺賬，該中心工程管理科例行工程檢查中也建立了監(jiān)管臺賬，確保項目施工的每一個細節(jié)，并做到有據(jù)可查。

1.3事后：檔案管理提升

一是資金臺賬管理的信息化提升。2014年以來，由于該中心涉及的建設項目多、時間緊、任務重且流程復雜，為便于管理，該中心在資金臺賬管理方面提檔升級。對于每個建設項目，均建立了資金電子臺賬，對于項目整體的支出情況進行把握。在此基礎上，建立了按項目類別的電子總臺賬，每個項目的收支將實時反映到總臺賬上。這樣以來，小賬（單個項目賬，涉及咨詢、設計、施工等各環(huán)節(jié)）和大帳（上級資金撥付、預撥付資金對于項目分攤、資金申報情況等）就動態(tài)統(tǒng)籌對應起來了。

二是資料臺賬建立的全面化。項目管理涉及到立項批復、規(guī)劃許可、招標文件等各個環(huán)節(jié)的重要資料，定期會對各個項目的臺賬進行清理和補充。每個環(huán)節(jié)均有前后佐證的說明材料，所有項目資料檔案均成體系。

三是對于結題項目的檔案，都會成體系按檔案管理規(guī)范及時規(guī)整后，移交給住保中心檔案管理部門管理，檔案管理部門都會將項目檔案裝訂成冊，按檔案文件要求做好目錄，并放入獨立的檔案室長期存檔保存。

2.存在的問題和困難

2.1檔案規(guī)范化水平參差不齊

由于事業(yè)單位體制的普遍性缺點，不能保障招投標和檔案管理工作人員的專業(yè)性，加上長期以來招投標人員和檔案管理人員職能分離，導致檔案的建立和保存水平也因人而異。

2.2缺乏小型施工企業(yè)數(shù)據(jù)庫

因為住保中心大多涉及的是相對工程量和工程金額較小，且較為直接涉及民生的民心工程。如果完全按流程實施，必定影響實施效率。但因為相關政策規(guī)定，涉及的工程項目必須按程序實施，且小型施工企業(yè)并沒有資格進入全區(qū)招投標平臺資源數(shù)據(jù)庫，導致部分小型施工項目不能更高效率的完成。

2.3缺乏有效的后評價

項目完成后，對于投資項目的評價效果不夠專業(yè)，檔案的效能也更多的是發(fā)揮查詢和接受檢查，其中部分數(shù)據(jù)只是根據(jù)項目施工方提供的各項工程數(shù)據(jù)，要求第三方后評價機構來完成后評價報告的撰寫，這就使得后評價工作也失去了監(jiān)督意義。

3.意見和建議

3.1加強人員的專業(yè)化培訓

一方面，住保中心要進一步深化內(nèi)訓工作。普及相關法律知識，培訓招投標管理及檔案管理等基層人才，配備齊全相應的專職管理人員，在職責職能上密切配合，做到分工不分家。另外一方面，利用好外部的指導。多與涉及項目建設流程的區(qū)級部門和檔案管理部門加強溝通工作，建議上級部門進一步加強對基層單位的業(yè)務指導工作，多組織相關區(qū)級層面以上的交流培訓。

3.2建立小型企業(yè)資料檔案

政府投資的工程項目要堅決將監(jiān)督貫徹于造價管理的每一個環(huán)節(jié)，要變被動管理為主動管理，實現(xiàn)工程項目的全過程控制。但針對小型施工項目而言，缺乏有效的數(shù)據(jù)資源，導致長期不能高效完成維修排危等工程，建議上級部門平臺針對小工程的企業(yè)數(shù)據(jù)庫，對區(qū)內(nèi)優(yōu)秀工程公司實施動態(tài)管理，住保中心可以在要用的時候直接從企業(yè)庫面抽選。這樣既便于政府監(jiān)督管理，又對設計估算、施工圖預算以及竣工決算等各個環(huán)節(jié)進行了合理把控，最重要的是高效率解決民眾當務之急，最大效益實現(xiàn)了民心工程。

3.3加強合同檔案管理

加強工程勘察、施工圖設計單位和施工單位的合同檔案管理，尤其是嚴格把控好工程變更和索賠關。對于施工合同的簽訂要符合國家法律法規(guī)規(guī)定，要結合工程實際，明確雙方的責任和義務、工程進度質(zhì)量以及價款、付款、違約、爭議解決方法等問題，盡量避免工程結算時出現(xiàn)糾紛。對于工程造價的變更，業(yè)主、監(jiān)理和施工方要嚴格按照統(tǒng)一程序進行審核，把好工程變更和索賠關，發(fā)揮合同檔案最大效能。

3.4探索項目檔案數(shù)字化管理

隨著科學技術的發(fā)展，電子化越來越廣泛的應用在人們的工作生活中，帶來了便利的同時節(jié)約了時間成本，提升了工作效率。然而，關于政府投資項目資金使用的檔案管理方面，仍然止步于紙質(zhì)檔案，每當查閱起來也很不方便，甚至在安全性上也有火災、水災、蟲蛀等潛在的危險。建議可聘請社會服務機構，按檔案保存相關要求對項目檔案進行數(shù)字化建檔，提高檔案數(shù)字化率，在管理上實行紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案并用，在安全性、功能性上實現(xiàn)最大效率的發(fā)揮。

參考文獻

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（作者單位：重慶市巴南區(qū)保障性住房管理中心）