企業(yè)存貨內(nèi)部控制分析

彭雅玲

摘 要：為了保證生產(chǎn)或銷售的連續(xù)性和出于量大從優(yōu)的成本考慮，鋼鐵企業(yè)需要制定合理的采購(gòu)計(jì)劃并保持一定的存貨庫(kù)存量。而鋼鐵加工企業(yè)在采購(gòu)的過(guò)程中所涉及到的原料品種繁多、成本高、采購(gòu)量大。因此物料采購(gòu)和物料的存儲(chǔ)是企業(yè)管理的重中之重。本文以H鋼鐵公司為例，從采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)等方面進(jìn)行分析，提出改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：鋼鐵企業(yè) 存貨控制 問(wèn)題 建議

中圖分類號(hào)：F832 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）10（a）-029-02

鋼鐵企業(yè)，原燃料成本占鋼鐵產(chǎn)品成本的70%以上，為了保障企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，鋼鐵企業(yè)需要儲(chǔ)存大量的大宗原燃料、備品備件、輔助材料，同時(shí)，鋼鐵生產(chǎn)的在產(chǎn)品、產(chǎn)成品也很多，因此存貨管理對(duì)于鋼鐵企業(yè)來(lái)說(shuō)顯得尤為重要[1]。科學(xué)、高效的存貨管理，可以提高企業(yè)速動(dòng)比率，加快存貨的周轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)速度，有效降低企業(yè)的平均資金占用率，進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。但目前，我國(guó)鋼鐵企業(yè)中多數(shù)中小企業(yè)未建立完善的存貨內(nèi)部控制體系，影響了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益以及長(zhǎng)期的穩(wěn)定發(fā)展。因此需要加強(qiáng)存貨管理，完善內(nèi)部控制。

1 H公司存貨控制現(xiàn)狀

1.1 公司簡(jiǎn)介

H公司是一家民營(yíng)有限責(zé)任公司，主要業(yè)務(wù)是生產(chǎn)機(jī)械配件加工，經(jīng)營(yíng)范圍包括生產(chǎn)并銷售鋼材、金屬材料、建筑材料、五金交電、機(jī)電等。企業(yè)擁有四大鍛件系列產(chǎn)品：汽車配件鍛件系列、軍工產(chǎn)品鍛件系列、石油、化工產(chǎn)品鍛件系列、其他民用產(chǎn)品鍛件系列。每年生產(chǎn)各類汽車配件約500萬(wàn)件，軍品約55萬(wàn)件。H公司銷售的微型汽車后橋傳動(dòng)齒輪，配套量占微車市場(chǎng)份額60%以上。由于企業(yè)規(guī)模逐年擴(kuò)大，H公司的存貨需求不斷增長(zhǎng)，這對(duì)存貨管理水平提出了更高的要求，有效控制存貨刻不容緩。

1.2 H公司企業(yè)存貨控制現(xiàn)狀

庫(kù)存管理主要體現(xiàn)為倉(cāng)庫(kù)的管理。在現(xiàn)在的存貨管理水平下，存貨的采購(gòu)、存儲(chǔ)、盤查等內(nèi)部控制效果以及存貨在生產(chǎn)過(guò)程中的利用率，對(duì)企業(yè)的資金占用水平以及資產(chǎn)運(yùn)作效率、企業(yè)的平均資金的占用有較強(qiáng)的影響作用。

2 H公司存貨內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題

2.1 供應(yīng)商單一，采購(gòu)計(jì)劃不嚴(yán)謹(jǐn)

H公司采購(gòu)計(jì)劃的編制較簡(jiǎn)單，采購(gòu)的原材料總量的確定主要依據(jù)供應(yīng)商給定的標(biāo)準(zhǔn)以及以前年份與固定的客戶之間往來(lái)的訂單數(shù)額要求，對(duì)市場(chǎng)變化不能及時(shí)預(yù)判，反應(yīng)較滯后，容易加大庫(kù)存。同時(shí)，材料供應(yīng)商單一，采購(gòu)議價(jià)能力不足。對(duì)供應(yīng)商的管理不重視，只是建立了最基本的檔案信息，沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商的供貨能力、履約等情況的考評(píng)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)的原材料質(zhì)量也沒(méi)有統(tǒng)一的判別標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)材料采購(gòu)入庫(kù)帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 驗(yàn)收過(guò)程不規(guī)范，質(zhì)量難以保障

存貨在驗(yàn)收過(guò)程中存在不規(guī)范的行為，可能導(dǎo)致出現(xiàn)資產(chǎn)賬實(shí)不符以及資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)[2]。在運(yùn)輸途中，人為因素導(dǎo)致原材料有被挪用、被偷換的風(fēng)險(xiǎn)，或者可能保管不善造成不合理的損耗，但是在驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)，只檢查了采購(gòu)單據(jù)，沒(méi)有實(shí)地檢查重量和質(zhì)量或者檢查較敷衍，存在采購(gòu)人員與驗(yàn)收人員串通的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，驗(yàn)收人員專業(yè)水平不高，且驗(yàn)收沒(méi)有專門的檢驗(yàn)鋼材質(zhì)量的機(jī)器，會(huì)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷或者最基本的化學(xué)反應(yīng)判定其質(zhì)量，實(shí)際驗(yàn)收質(zhì)量難以保障，且鋼材每次的進(jìn)貨量較大，為驗(yàn)收帶來(lái)的工作量影響驗(yàn)收效率。

2.3 倉(cāng)儲(chǔ)管理制度不健全，管理人員專業(yè)水平不夠

H公司沒(méi)有完善的倉(cāng)儲(chǔ)管理制度，存貨保管、存貨收發(fā)、存貨盤點(diǎn)等制度都較簡(jiǎn)單，日常操作流程、工作方法、賬務(wù)處理要求都較粗略。發(fā)料、退料、廢棄物處理等沒(méi)有具體的操作要求。存貨缺乏科學(xué)的分類管理，只按照材料、半成品、產(chǎn)成品進(jìn)行分類。存貨的領(lǐng)用均應(yīng)得到批準(zhǔn)和記錄，但是實(shí)際領(lǐng)用各部門都比較隨意，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和要求。倉(cāng)存管理人員不匹配且職責(zé)不明確，只對(duì)存貨的數(shù)量進(jìn)行了登記，但對(duì)實(shí)際的存儲(chǔ)狀態(tài)并不反映。

2.4 盤存制度流于形式，易造成賬實(shí)不符

庫(kù)存盤點(diǎn)流于形式，盤點(diǎn)工具較落后，盤點(diǎn)結(jié)果核算不及時(shí)，易造成賬實(shí)不符。H公司盤點(diǎn)前無(wú)詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，人員分工不明確，經(jīng)常一人身兼數(shù)職。盤點(diǎn)主持人由于缺乏經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際的盤點(diǎn)指導(dǎo)工作中，容易出現(xiàn)紕漏或者處理不及時(shí)等問(wèn)題。雖然規(guī)定在盤點(diǎn)過(guò)程中暫停靜止出入庫(kù)，但沒(méi)有制定臨時(shí)出入庫(kù)等特殊情況的對(duì)策，影響盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。編制實(shí)存賬存對(duì)比表不及時(shí)。盤點(diǎn)結(jié)束后，對(duì)盤盈或盤虧情況需查找原因，分析盤點(diǎn)工作，但實(shí)際發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)后沒(méi)有出具分析報(bào)告，對(duì)差異性、問(wèn)題原因分析并不充分，沒(méi)有提出防范類似情況發(fā)生的措施。

2.5 存貨周轉(zhuǎn)速度較慢，占用大量流動(dòng)資金

供給側(cè)改革的實(shí)施，促進(jìn)了鋼鐵行業(yè)化解落后產(chǎn)能，提高了產(chǎn)品質(zhì)量，提升了銷售額，H公司也不例外。但是與同行業(yè)的平均水平相比，H公司近三年的存貨周轉(zhuǎn)水平比較低，存貨變現(xiàn)速度較慢，造成存貨占用大量現(xiàn)金流，降低資產(chǎn)效率，機(jī)會(huì)成本較高。存貨周轉(zhuǎn)速度較慢，流動(dòng)性不強(qiáng)，還會(huì)降低企業(yè)流動(dòng)比率，對(duì)企業(yè)的短期償債能力及獲利能力產(chǎn)生不利影響。

3 優(yōu)化H公司存貨內(nèi)部控制的對(duì)策建議

3.1 編制合理的采購(gòu)計(jì)劃

鋼鐵行業(yè)是個(gè)季節(jié)性的行業(yè)，其存貨周轉(zhuǎn)情況的變化有很明顯的季節(jié)性變化，所以在進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃與方案的編制、審定時(shí)，在考慮公司對(duì)生產(chǎn)銷售目標(biāo)的計(jì)劃生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要的基礎(chǔ)上，結(jié)合季節(jié)變化與公司預(yù)算而提出原材料需用的申請(qǐng)。在按權(quán)責(zé)指引審定后報(bào)送給生產(chǎn)部門審核后，采購(gòu)部再在平衡庫(kù)存的基礎(chǔ)上制定采購(gòu)計(jì)劃，向財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后由領(lǐng)導(dǎo)審批。其中，可以運(yùn)用經(jīng)濟(jì)訂貨批量模型等方法，根據(jù)存貨需求的季節(jié)性變化等因素來(lái)確定采購(gòu)批量、采購(gòu)次數(shù)與采購(gòu)周期等。鋼鐵企業(yè)的存貨類型較多，可以根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃擴(kuò)寬供應(yīng)商的選擇范圍， 降低對(duì)供應(yīng)商的依賴性，提高議價(jià)能力。這樣也可以避免一次性采購(gòu)該季度需要的所有商品帶來(lái)的弊端，而以多批次少數(shù)量的方式，促進(jìn)存貨周轉(zhuǎn)。

3.2 規(guī)范存貨的驗(yàn)收、入庫(kù)管理

鋼材的驗(yàn)收缺乏專門的質(zhì)檢人員和專業(yè)設(shè)備，驗(yàn)收人員會(huì)最簡(jiǎn)單的檢驗(yàn)方法判定鋼材質(zhì)量，影響驗(yàn)收質(zhì)量。首先，采購(gòu)專員需仔細(xì)查驗(yàn)運(yùn)送的貨物與單據(jù)是否相符，交貨期與訂單交貨期是否一致以及貨物的數(shù)量與采購(gòu)訂單是否一致。其次，公司應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的質(zhì)檢技術(shù)，引進(jìn)專業(yè)質(zhì)檢人員，提高對(duì)原材料的質(zhì)量的識(shí)別能力，對(duì)采購(gòu)數(shù)量、品種及質(zhì)量詳細(xì)檢驗(yàn)。同時(shí)，在驗(yàn)收時(shí)，還需要將采購(gòu)合同與采購(gòu)量進(jìn)行對(duì)比，并查看貨物是否相符，再填寫存貨入庫(kù)單，以便與以后發(fā)出時(shí)相互核對(duì)。最后，領(lǐng)料員及時(shí)從采購(gòu)部門按領(lǐng)料單領(lǐng)料入庫(kù)，存貨入庫(kù)時(shí)由倉(cāng)儲(chǔ)保管部門負(fù)責(zé)，保管員接收存貨入庫(kù)需檢查是否有驗(yàn)收單，存貨入庫(kù)后保管員填寫入庫(kù)單，并登記存貨收入的明細(xì)表。同時(shí)，由內(nèi)部審計(jì)人員不定期對(duì)驗(yàn)收人員驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行檢查，以防驗(yàn)收人員與供應(yīng)商串通舞弊，存在不合格產(chǎn)品入庫(kù)的情況，造成企業(yè)損失。

3.3 提高倉(cāng)儲(chǔ)管理水平，加強(qiáng)出庫(kù)控制

原材料及輔料在入庫(kù)時(shí)要對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)批次號(hào)進(jìn)行記錄，安排專門的人員對(duì)存貨進(jìn)行分類并編寫目錄，并在物料標(biāo)簽上注明。設(shè)置發(fā)現(xiàn)存貨異常問(wèn)題時(shí)的處理程序，在存貨發(fā)生破損、變質(zhì)、被盜等情況時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)人員能及時(shí)采取相關(guān)的應(yīng)急措施加以處理。在領(lǐng)用存貨時(shí)，先填寫領(lǐng)料單，然后由部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。領(lǐng)用原材料時(shí)，必須有生產(chǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字的領(lǐng)料單，并且領(lǐng)料單必須注明進(jìn)貨批號(hào)。同時(shí)在發(fā)料臺(tái)帳登記所發(fā)物料的進(jìn)料批號(hào)。保管員根據(jù)領(lǐng)料單辦理原材料出庫(kù)的手續(xù)，并填寫出庫(kù)單，領(lǐng)料人員和保管員須在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)。發(fā)出存貨后，根據(jù)領(lǐng)料單及時(shí)登記存貨收發(fā)存明細(xì)賬簿，填制存貨出庫(kù)單，將一式多聯(lián)的領(lǐng)料單等相關(guān)單據(jù)及時(shí)送交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，保證賬務(wù)處理及時(shí)準(zhǔn)確。

3.4 制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，嚴(yán)格控制盤點(diǎn)流程

存貨盤點(diǎn)計(jì)劃由專門負(fù)責(zé)盤點(diǎn)的人員根據(jù)公司存貨賬面結(jié)存編制，詳細(xì)的存貨盤點(diǎn)計(jì)劃包括盤點(diǎn)的目的及盤點(diǎn)范圍，盤點(diǎn)方式和盤點(diǎn)人員。對(duì)于料場(chǎng)的成品，可以分品種及規(guī)格每季度詳盤一次，并在個(gè)別庫(kù)存量高的月份組織抽盤；備件等存貨由于量大，可實(shí)行ABC管理法，對(duì)A類備件實(shí)施詳盤；B類備件抽盤；C類備件監(jiān)盤，但盤點(diǎn)次數(shù)應(yīng)增加，并可機(jī)動(dòng)靈活地隨時(shí)予以抽盤或詳盤。倉(cāng)庫(kù)保管員每季度定期盤點(diǎn)庫(kù)存存貨，編制存貨盤點(diǎn)表，并提出處理意見(jiàn)。財(cái)會(huì)人員予以抽查存貨盤點(diǎn)表，對(duì)于生產(chǎn)中已無(wú)轉(zhuǎn)讓價(jià)值的存貨及其他足以證明已無(wú)實(shí)用價(jià)值和轉(zhuǎn)讓價(jià)值的存貨，根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門批準(zhǔn)的處理意見(jiàn)，同倉(cāng)庫(kù)保管員共同調(diào)整存貨賬務(wù)，以確保賬實(shí)相符。

參考文獻(xiàn)

[1] 石本軍.鋼鐵企業(yè)存貨管理研究[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2012（2）.

[2] 梁媛.F供熱公司存貨內(nèi)部控制問(wèn)題研究[D].西安石油大學(xué)， 2017.