無紙化醫院管理

付韜，全宇

(中國醫科大學附屬盛京醫院，沈陽市 110004)

綜合性數字化醫院的信息化建設不僅僅是服務醫療、服務患者，更需要高效的醫院管理，而且醫院管理是其中重要的一個環節。醫院的信息化管理是指醫院使用信息化手段支配、調整、監控、管理醫院整體運行的方法[1]，它能體現出一所醫院的運營能力。當今，醫療信息化是現代醫院管理所采用的主要管理模式，它集中體現了醫院的管理理念、行為模式和醫院文化[2]。

無紙化是說在不使用紙張的前提下，利用網絡資源、信息系統來實現醫院日常管理。信息化是醫院管理無紙化的前提和基礎，有了信息化的支持，無紙化辦公在醫院的實際運行中成為可能。無紙化要求有更準確的申請和審批流程，有更全面的成本控制和管理監控[3]。無紙化低碳環保，可以為醫院節約辦公成本、提高工作效率，因此實現無紙化管理勢在必行[4]。無紙化絕不僅是指信息數據的電子存儲，它實際上是醫院管理過程的全面信息化[5]。

1 管理目標

無紙化醫院管理辦公適用的業務范圍有文件的日常管理、各類業務報表的整理、會議記錄、排班考勤、財務管理、物品申請、請假管理、科研教學管理、醫務護理管理等各個方面。無紙化醫院管理要達到以下幾點管理目標：

(1)真實性，數據存儲和傳輸過程中的數據的有效性、一致性、實時性是很重要的。

(2)隱私性，各個平行的職能部門之間所處理的業務內容需要不同程度的共享和保密。依據權限不同，處理的業務范圍也不同。

(3) 安全性，采用安全的信息災備技術手段和健全的管理手段確保醫院管理系統中信息的安全。

(4)全面性，醫院信息化管理主要是以人、財、物為主的管理，管理過程中所涉及的各系統之間的協同關聯都需要很好地集成在一起。

2 無紙化管理的實現策略

盛京醫院使用辦公自動化系統作為醫院管理平臺，著力打造出一套以醫院實際情況為基礎，應用性強、可持續發展、安全穩定的無紙化醫院信息管理系統，以期能夠真正達到運用信息化技術管理和優化辦公流程。目前盛京醫院已經實現了以員工為核心，以人力資源為軸線的無紙化醫院管理模式，并在此基礎上為各職能科室提供數據共享，優化業務流程，促進團隊協作，加強溝通，從而提高工作效率，并為醫院管理層的決策提供強有力的信息支持[6-7]。

醫院管理上的無紙化是醫療安全和醫療質量提升的基礎，盛京醫院通過以下策略并結合無紙化信息平臺打造了適合自身，又獨具創新的管理模式。

2.1 基于工作流的審批管理

工作流是辦公無紙化中一項非常重要的功能，工作流可以分為固定流程和自由流程，固定流程就是事先規定好此流程的各個步驟及各步驟的經辦權限，需要填寫的內容和可以跳轉的步驟。工作流開始流轉時各個職能科室都參與進來，按照順序依次審批并填寫意見。自由流程則比較隨意，當前經辦人可以選擇此流程的下一步經辦人是誰，也可以隨時終止。固定流程的工作流在實際應用中使用最為廣泛，如科研管理，根據經費使用由申請人的科室主任、科研管理部門、院長、財務報銷各個科室協同審批后最終反饋給流程發起人。

2.2 以員工為核心，以人力資源管理為軸線的管理平臺

人力資源管理功能與其他部門管理功能的互聯性和數據共享是無紙化管理平臺最大化利用數據的具體表現。職能科室在使用應用系統的功能時，都會與人力資源的數據信息發生關聯，要么是組織機構，要么是組織機構中的人，要么是人的具體數據信息。人力資源管理的組織機構按照樹狀結構劃分，臨床科室都按照大類劃分之后按專業再次劃分，最后按照具體科室做最底層劃分，人員都分別安排在具體的科室中，成為樹狀結構中的葉子節點。

2.3 基于人力資源信息的權限管理

醫院最主要的業務還是圍繞臨床治療展開的，臨床工作的員工信息，例如科室、級別、職稱等全在人力資源系統中。醫院管理者在人力資源管理系統中可以隨時調整職工的工作崗位，由于實現了人力資源管理與臨床系統的數據銜接，通過數據同步也可以隨時調整人員所在的科室和其相應的權限。

針對臨床醫療質控管理，當需要質控的時候，通過系統的短信平臺，向其推送質控短信，讓醫務人員可以第一時間解決出現的問題。

通過人力資源管理與臨床系統的數據鏈接，不但能夠根據醫院的實際運營情況隨時調整人員的分配，還能夠通過臨床系統的數據反向考核員工在實際工作中的績效，雙向互動有效互補，不但能夠充分調動員工的積極性，還能夠使醫院人力資源管理上升到更實際的新高度。

2.4 數據信息的準確性與安全性

系統對信息進行實時動態監控，所有的審批流與操作，后臺均留有痕跡，做到數據真實準確，數據可追溯，以此來保障系統的可靠性[8]。

系統對人員訪問通過權限來加以控制，可以特定授權和根據條件來集體分配相結合的方式授權，通過設置處理業務人員所在部門、所處崗位等方面的信息來加以篩選和控制。

系統的服務器采用必要的安全措施，如雙機熱備、異地備份，防火墻等。因為如果全部實現了無紙化管理卻沒有完備的災備措施，一旦出現故障，影響重大[9]。

3 無紙化管理的特色模塊

盛京醫院辦公自動化系統自2005年上線使用以來，一直致力于醫院管理信息化的具體實施。現在，醫院已經在辦公自動化系統的基礎平臺上開發出了科研、教務、醫務、護理、黨務、院務的辦公流程化等一系列管理功能模塊，并且隨著醫院實際需求的增加而繼續擴展功能領域。

3.1 “短信+APP”預警

通過無紙化辦公平臺，醫院把醫院的水、電、氣及相關醫療設備的信息采集起來，做到實時監控、預警，出現問題及時通過短信平臺或者醫院APP推送信息給主管領導及責任人。

3.2 全預算生命周期閉環管理

醫院從預算的制定，到資產招標、合同、驗收、入庫、使用、維修、轉移、報廢等全生命周期動態跟蹤管理，從而使醫院管理者可以時刻掌握醫院的資產信息，合理地調配資源，進而提升醫院的整體管理水平。

資產管理的目標是實現資產預算、前期、運維和報廢等全生命周期的物流、財流和信息流的閉環式管理體系架構。這樣的架構促使各職能科室之間共享資產信息，各司其職補充完善數據，使得資產從申請到入庫，從使用到報廢各個環節的情況清晰明了，同時與財務的記賬管理對接，做到物賬統一。

3.3 移動辦公

移動互聯網時代的到來，也為醫院移動辦公的發展帶來了契機。我院自主研發了適合醫院內部管理使用的APP，即“盛京OA”。由于醫院的辦公平臺在醫院的內網管理，當員工不在醫院時，對于突發工作，無法及時有效地處理。移動辦公APP的出現，使各類申請、審批及信息的實時查詢更加便捷，使得醫院無紙化管理更為徹底，使醫院的管理水平邁上了一個新的臺階。

3.4 360度考核

360度評估考核是對被評價人進行匿名評價的綜合評價系統。相對于評價人和受評價人都有不同的特點。并且可以客觀、全面地收集受評價人的信息并進行分析。系統通過對考評參數的設置，完成對被考評人各維度的評價數據采集、自動匯總、輔助評價等功能，有利于醫院對中層干部的管理。

4 無紙化管理的優勢

無紙化實際上只是一種結果的體現，它的內在意義是健全業務流程管理和過程監控[10]。與傳統的辦公方式相比較，無紙化辦公審批速度快，可以通過電腦、手機在有網絡的地方隨時處理公務，由于采用了信息化流程的申請審批，節約了大量紙張成本(見表1)。以公告通知和請假申請為例，近三年我院發布公告通知1 900余次，各類請假申請12 000余次，由此可見，采用了無紙化辦公能夠節約大量辦公成本。同時相關辦公信息都電子化存儲在服務器中，節省了空間成本，又有利于智能化信息查詢，大大提高了辦公的效率。

表1 無紙化辦公后的對比分析

5 結語

醫院無紙化管理依托于醫院信息化的發展，基于醫院互聯互通信息平臺的實現，以人力資源為軸線，把醫院的管理環節串成一條線，實現了業務流與數據流的融合。不僅僅降低了管理成本，還大大地提高了管理效率，實現了移動、實時的醫院內部管理，實現了運行于帷幄之中，決策于千里之外的管理目標，提升了醫院在信息化時代的管理水平。