淺談航空企業聲像檔案現狀及利用研究

章怡驊

【摘 要】隨著中航珠海基地的發展壯大及基地內航空單位的合并，并且在公司已經承接并完成了國家重大項目的情況下，管理人員要面對聲像檔案管理的現狀，集思廣益，隨時進行工作調整，提出策略，擴大聲像檔案的管理與使用范圍，讓企業員工們真正了解到聲像檔案對于他們工作的意義。本文就針對現階段工作，找出問題面對檔案信息化的趨勢，如何將聲像檔案做到全面公開進行分析，并提出相應對策。

【關鍵詞】聲像檔案；標準；檔案員；利用

這里聲像檔案主要是指在公司在企業經營中包括照片、錄音、錄像等形式形成的、有保存價值的、輔以文字說明的歷史記錄。因為聲像檔案重要性，再加上同時收集范圍廣、涉及人數多、整理耗時多等原因，需要管理人員耗費精力和足夠細心，強烈的責任心和較強的專業性才能勝任此工作，而且根據2018年國家檔案局的工作要點的要求，我們要把檔案功能從“存”到“用”的方向轉變，各部門配合靈活使用和宣傳聲像檔案的價值。

一、現階段聲像檔案管理存在的問題

（一）缺乏制度標準，具體的聲像檔案管理體系缺失、各部門溝通不暢

現階段聲像檔案管理依然參照的是原華南公司所頒布的規章制度，但如今機構合并之初，還沒一個新的標準制度進行規范，因此檔案人員只能兩步走，根據實際情況暫時參照兩套標準，邊摸索邊進行資料整理，工作過程難免出現瑕疵。比如：企業從成立伊始所涉及到的活動、會議、領導來訪等新聞事件照片、錄像等資料不足或者缺失，或者不具備歸檔價值，新機構材料歸檔范圍不清等等，人員在進行檔案開發時中遇到種種困難，準確性無法保障。

（二）聲像檔案利用率偏低

對于那些已經審核合格并且進行過歸檔的材料，被利用的頻率也是不高，聲像檔案主要記錄的是企業曾經發展脈絡和重要事件，其利用性、重要性并不能馬上凸現出來，企業生產期間查閱量也不高，其中主要原因可能是員工對于檔案信息檢索方法和工具的生疏導致，經常出現有人員不會運用蘭臺系統查閱系統而直接向管理人員幫忙查找資料的事情發生；另外的原因就是檔案編研、利用等功能缺失，并且缺乏團隊去了解企業實際情況對掌握的材料進行針對性的編研開發；加之聲像檔案反映事件之間聯系不強，沒有統一性，造成材料較為零散，甚至出現錯誤。

（三）聲像檔案管理人員責任崗位混亂，執行力不足

聲像檔案是一個長期細致的工作，檔案管理人員在工作中常常出現一個人要完成聲像材料的收集、編寫、立卷、審核、歸檔等工作，任務量大，在沒有工作B角進行輔助的情況下，不能保障材料的準確性。即使有其他檔案人員協助的情況下，材料進行篩選和審核時，有時各個人員觀點不同，加上沒有相關指導和培訓，也沒有明確相關責任和工作范圍，檔案管理工作易出現紕漏。同時檔案人員還停留在“存檔案”的階段，不能針對性地對重要事件的視頻、照片加以整理并進行宣傳，各個事件就呈現出一種各自為政的狀態，長此以往就給工作的開展增添了障礙。

二、解決企業聲像管理缺陷的措施

（一）從實際出發，讓聲像資料歸檔、編研等工作標準化

任何工作都需要一定的標準，檔案管理更是如此。現今各個部門要設立兼職檔案員處理各部門的資料整理歸檔，檔案人員在定期與他們進行對接時，應對材料的時效、時間范圍、事件、主題等有一定標準，對材料的數量、指向性有一個可以依據的參考樣式，讓對方根據標準提供材料，雙方進行交接工作時也有所依據。除此之外，不僅僅向黨群部門溝通，在聲像工作的細節方面，同一事件多渠道、多層次向各個部門進行材料征集，比如各部門負責宣傳人員、兼職管理員收集材料，以點帶面，拓寬材料收集范圍，便于最終的檔案立卷歸檔。

對于檔案要提供利用功能，首先要扭轉人們心目當中檔案編撰的觀念，聲像管理人員要以身作則，針對目前航空企業的要求，制定出一套可行性的編研標準。現如今最重要的是大事件的編纂，那所要做的是要確定團隊，了解企業現階段情況，編寫提綱，確定責任人，明確團隊人員工作職責、范圍，材料數目、確定主題，篩選材料標準，編寫內容等等的標準，做好標準制定指導作用。

（二）提高檔案人員素質、提高執行力和創新性

如果要營造一個良好的聲像檔案運行系統氛圍，檔案人員必須嚴格要求自己，明確聲像檔案工作的初衷，以身作則，從心里認知到聲像檔案的重要作用。及時向其他單位負責人傳達提交聲像檔案的標準和重要性，督促他們遵守管理制度，提交照片、錄音錄像等材料時要合乎流程標準，及時找到最合適的材料。在聲像材料的全工程就按照流程進行，制定模板，審核，簡化流程，及時與其他部門溝通，在流程的每一個環節認真仔細，只有檔案人員認真仔細的自律，才可以逐步影響到其他人的意識。

檔案人員也要有創新意識，在檔案編研時，選好主題，挖掘企業聲像檔案內在的價值和文化，以飛機型號研制、宣傳航空文化為核心，利用所擁有的照片、視頻、音頻，多方協作，建立檔案品牌，面向企業內、甚至面向社會傳播檔案的編研成果，表明檔案特別是聲像工作的重要性和意義

（三）定期整理檢查聲像檔案，查缺補漏

整理是檔案查找利用的前提，在網絡蘭臺系統運用于聲像檔案管理之后，分類編撰工作仍然是檔案檢索重要的環節之一。因此，要進行聲像檔案的分類，首先要注重聲像材料整體性，關注它們形成的部門、階段、事件、載體等因素。分類時，現制定方案規定類目，針對聲像檔案，可以指定年份分類法或者對象分類法，特別是后者，根據企業實際情況，其中以重大型號、航空文化分類為主，時間分類為輔。

那些已經歸檔的資料要定期進行檢查和統計，對于因為年份早而造成材料缺失，應盡可能向企業員工收集，如果是年代較近的，應保證歸檔的材料準確性、數量，在收集到更好地反映主題的材料時，要及時補充和更換；同時要審核標注圖片、錄音錄像中的時間、地點、主題、人物等信息，必要時對這些材料進行簡述進行說明。

（四）建立檔案檢索系統，加強聲像檔案傳播運用

現在在檔案信息化、數字化趨勢下的聲像資料包括照片、錄像等都以電子化形式存儲在蘭臺系統數據庫中，便于下載或者網頁查閱。檔案管理人員應經常要和蘭臺系統管理人員溝通，完善檔案檢索語言，對已經整理好的聲像資料進行分類儲存，增強他們的可查閱性，比如，可以將數據庫中的資料整理成集，提煉主題詞、做成目錄等，用于指導企業組織結構、文化建設、員工活動等；或者業務性搜索，像設立企業型號生產、開發、銷售、展出等一系列事件專題庫。

除了被動地由企業員工或其他相關人員查找材料，檔案員還應該每年年中，按照國家標準，遵照保密制度，在企業內部向員工開發上一年公司新聞事件及重大事件，做成短片或者圖片相冊等形式，在規定時間內利用多媒體、比如微博微信、vr等手段進行發布；或者向企業員工多多宣傳檔案檢索的好處、查閱方法、實用性；在開放的過程中，及時收集反饋信息。

聲像檔案的管理和利用是一個系統性的工作。聲像檔案的管理從開始制定規則、材料收集、篩選、編纂、立卷、開發利用得得環節都需要一整套良好的運行過程，所以在此過程中，建立起較好的組織管理體系，培養優秀的檔案管理人才、培養企業聲像材料保管意識，規范檔案交接流程等等都是我們需要努力的方向。

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