僑務檔案管理工作存在的問題及對策

楊柳

【摘 要】僑務檔案管理工作是僑務工作的基礎環節和重要依據。隨著僑務工作的快速發展，對檔案服務的質量要求也不斷提高，而現今僑務檔案管理工作的發展卻相對滯后，無法完全適應新時代僑務工作的發展形勢。本文在分析當前僑務檔案管理工作現狀的基礎上，針對所存在的問題提出相應的解決對策。

【關鍵詞】僑務檔案；問題；對策

僑務檔案主要是指各級僑務部門在僑務工作活動中直接形成的，具有保存查考價值的，并經過整理立卷歸檔的不同形式的文件材料，是僑務工作活動的真實歷史記錄與工作成果見證。當前，本單位僑務檔案的內容主要包括：1、僑情信息檔案，主要指華僑、歸僑僑眷名冊及身份認證材料、僑資僑屬企業信息；2、上級黨政機關有關僑務工作的方針、政策、規定、決定、決議、通知等指導性文件及僑務工作會議文件材料；3、接待僑團活動的相關資料；4、有關僑務機構的設置沿革變更、人事工作方面的文件材料；5、本單位有關僑匯、華僑捐贈投資等統計材料；6、與相關單位、團體簽訂的條約、協議、合同等；7、知名僑領、專家、有突出貢獻的華僑先進人物的生平事跡、傳記手稿、照片等；8、與僑務工作有關的其他材料等。

一、僑務檔案管理工作的重要性

作為僑務工作最基礎的組成部分，僑務檔案記載著僑務工作的發展軌跡，展現著廣大僑胞的愛國之心，是我們傳承歷史、承接未來的寶貴財富。做好僑務檔案管理工作有助于深入準確把握僑情的發展規律，為僑務工作未來進行科學規劃和部署提供有力的依據和參考。充分利用僑務檔案資源對助力引僑資引僑智工作，發揮僑務資源優勢服務社會經濟發展具有重要意義。

二、當前僑務檔案管理工作現狀及存在的問題

1.重視程度不高

在非僑鄉地區，僑務部門往往是非獨立部門，多數是與外事等部門合并，聯合辦公。作為一個業務部門的檔案尚未完全納入到單位整體檔案管理工作體系之中。對僑務檔案管理工作的重視度還不，人力、物力欠缺，沒有達到由專人負責，還往往是誰經手誰負責的處理狀態，容易因經辦工作人員的流動而造成檔案的斷檔缺失。同時，各業務部門之間的檔案收集也相對分散，缺乏完整性，系統性。

2.檔案管理制度不完善

目前，僑務檔案工作管理制度尚不健全，檔案工作基礎薄弱，管理人員分工較為混亂，檔案保存設施簡陋，沒有形成完善配套的管理制度。在平時檔案收集、歸檔、保管過程中比較隨意，工作人員缺乏檔案專業知識，歸檔意識有待加強，造成材料分散、缺失、無法及時歸檔，并且除了紙質檔案材料，實物及影像檔案的管理和保存也不規范，沒有做到定期的維護和整理。另外，市、區、縣各級僑務部門檔案管理沒有建立統一體系，缺乏監管力度，沒有形成規范化的工作流程。

3.管理手段低端化，電子化程度不高

目前，僑務檔案的收集、整理、歸檔等工作多數還處于手工操作階段，網絡化、電子化、信息化程度不高，對電子檔案與紙質檔案同步、共存的檔案管理模式缺乏經驗，尚未實現信息資源共享。同時，檔案利用率較低，對檔案的管理利用還只是在資料的收集、整理、保管階段，處于一種“你查我調”的被動狀態，只能提供總結性或過程性的描述，缺乏對檔案信息的歸納分析及編輯研究，未能充分發揮檔案信息支持的作用，體現應有的參考價值。

如何解決僑務檔案管理中存在的問題，提高僑務檔案管理效能，加強檔案數據信息化建設，建立一套符合僑務工作實際的檔案管理工作體系，是當前僑務工作者面臨的重要課題。

三、新形勢下僑務檔案管理工作的對策研究

首先，增強僑務檔案的管理意識，提高對檔案的重視程度。單位應進一步加強對檔案的利用與宣傳，加深對檔案價值作用的理解，并對檔案管理形成較為深刻的認識。另外，還應進一步加強對檔案管理知識的學習和普及，定期開展檔案管理人員業務培訓，使其對檔案鑒定、歸檔范圍、價值作用有充分的認知，進而更好地完成檔案歸檔工作。例如，可以通過相關檔案進行案例講解與宣傳，從而使人們意識到檔案的重要性；或者通過對歷史檔案進行展覽等活動來增進對單位歷史與貢獻的了解，提高檔案管理意識。

第二，完善檔案管理流程，健全檔案管理制度體系。根據《中華人民共和國檔案法》等法律規章，制定出符合本單位僑務工作實際的僑務檔案管理工作細則和標準，形成明確規范的檔案管理流程，建立科學合理的檔案管理制度體系；包括檔案的收集歸檔制度、鑒定制度、保存制度、保密制度、復制、銷毀制度、移交制度等等，并且應把僑務檔案管理制度要納入到本單位工作計劃和管理制度當中。

第三，運用現代化技術手段，加快僑務檔案管理信息化程度。信息網絡技術的發展，為我們的檔案管理工作提供了一次新的發展契機，大大便利了檔案的保存與查閱。電子化、網絡化也是現代檔案管理工作發展的必然趨勢。通過引入數字、網絡、數據庫等現代化電子信息技術處理手段，建立起能夠實現采集、分析、查閱功能為一體的完整的僑務檔案電子化管理程序，完成電子檔案與紙質檔案同步，打造特色僑務信息數據庫，提高僑務檔案信息的管理利用效率，提供最便捷高效的服務，拓展僑務檔案工作的新領域新資源新空間。

第四，開發檔案信息資源，提高檔案利用率。按照科學的原則和方法，對檔案材料進行分析研究、整合編輯是實現檔案價值的重要途徑和手段。除了按照年度、事項等為組卷單位，還可以按照一定的專題進行科學合理的文檔匯編，對檔案資源進行重組和提煉，以滿足各方不同的利用需要。這也對檔案管理工作人員提出了更高層次的要求。

綜上所述，提升僑務檔案管理水平，提高檔案利用率，打造僑務檔案信息服務網絡，加快僑務檔案資源貢獻度，適應新時代僑務工作的發展步伐，建立省市、縣區、街道、社區各級覆蓋的僑務檔案信息管理系統，運用網絡化平臺提供精準為僑服務、團結凝聚僑心，創新體制機制，進一步發展壯大海外僑胞愛國友好力量，發揮華僑華人、歸僑僑眷的獨特優勢和作用，共同為中華民族偉大復興貢獻力量。

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