淺談企業人事檔案信息化管理

李紅霞

【摘 要】人事檔案管理的實質是記錄和組織事業單位工作人員的基本情況，包括工作人員的任職資格、工作經歷、履歷等原始數據的管理。隨著我國信息化水平的提高，傳統的紙質檔案管理方法已不能滿足當前企業檔案管理的要求。基于此，文章從企業實現檔案管理信息化的必要性出發，提出了企業人事檔案信息管理模式，通過闡述企業人事檔案信息管理的內容和方法，探討了企業人事檔案信息化管理中存在的問題，提出了合理的解決方案。

【關鍵詞】企業發展；人事檔案；信息化管理

一、引言

企業人事檔案是人力資源管理的重要憑證，如人才的選拔、企業和事業單位的晉升等。面對信息化、大數據化的背景以及人事制度改革的深化，人事檔案的管理也由傳統的手工管理轉向了現代的信息管理，這種高效的管理模式已成為企業人事檔案改革的一個重要趨勢。

二、企業實現檔案管理信息化的必要性

人事檔案信息管理主要是將現代信息技術引入檔案管理工作，管理檔案信息的相關內容，為管理者提供更好的服務。人事檔案信息管理將靜態檔案管理轉化為動態檔案管理，促進了檔案管理的發展。

（一）檔案管理現代化要求人事檔案管理的信息化

目前，隨著信息技術的發展，信息的內容更加豐富多樣，信息抽取和傳播的速度不斷加快，人類正逐漸進入信息時代。為了適應時代發展的需要，檔案管理也要改變原有的管理模式，朝著信息化的方向發展。因此，人事檔案信息管理是適應時代發展的產物。

（二）檔案管理信息化客觀上要求室藏人事檔案數字化

人類正逐漸進入信息時代，各行各業的發展都受到影響。檔案管理正朝著信息化、數字化的方向發展。人事檔案信息化管理有效地提高了管理效率，通過信息技術收集、收集和篩選一些紙質文件信息，以存儲不同形式的數字存儲，占用空間少，方便、快捷、易于管理。

（三）檔案管理的發展要求電子文檔管理信息化

目前，有關人事檔案管理的一些服務實現了信息化和現代化的轉變，計算機在檔案管理工作中的綜合應用，使人事檔案的相關信息得以保存。電子文檔，滿足信息時代的需要。同時，計算機電子文件的管理形式具有紙質文件管理的無可比擬的優勢，存儲容量大，信息抽取效率高，大大提高了人事檔案管理的效率。

（四）檔案管理信息化有利于開發利用檔案信息資源

人事檔案管理在很大程度上可以為人事變動和人力資源管理提供更好的服務，信息技術的發展給人們帶來了極大的便利，改變了檔案管理傳統紙質載體的形式，進一步拓展了檔案的內容和范圍。為適應當前社會檔案工作的新要求，人事檔案管理模式應從傳統的單一管理模式逐步轉變為全方位、多層次、多層次的數字化管理模式，為發展提供更便利的條件。

三、企業人事檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化管理缺乏統一的管理標準

信息管理最重要的特點就是要有統一規范的管理條件，只有建立一套規范、完善的管理體制，才能實現單位和個人人事檔案的共享與交換，從根本上體現信息信息的基本價值。雖然許多企業都實現了檔案信息化和電子化，但還沒有制定出一套完整、統一的管理標準。一些企業仍沿用傳統的檔案管理方式。

（二）人事檔案管理利用價值有限

檔案管理的目的是通過管理向人事部門提供基本信息，使企業更好地利用人才，加強企業的整體建設，合理管理檔案，有效調動員工的積極性。企業員工的工作，通過企業的合作來實現企業檔案信息的價值。傳統人事檔案管理只注重企業人事檔案的管理，常年存放在文件柜中。

（三）管理模式落后

首先，傳統企業的檔案管理模式仍處于手工或半手工安排的階段，這種管理模式在信息時代存在一些缺陷。其次，這種管理模式也是對人員的考驗，因為它是手工完成的，所以會增加工作強度和浪費時間。可見，傳統的檔案管理模式已不能滿足當前信息化建設的需要。此外，還有一些單位，雖然已經將信息進行了電腦歸檔，但是記錄的方式僅是對基本信息的分類，沒有將實質性的變化錄入電腦。

（四）人事檔案管理人員業務水平不高

在人事檔案的管理中，很多單位的檔案管理人員都不是專業出身，文件的整理來自于自己的理解和工作經驗，沒有深入的分析和探索文件內容，缺乏計算機操作技能。在信息管理工程中，管理人員需要具備足夠的專業素質和扎實的專業知識，以加強企業的信息化管理。

四、企業檔案信息化管理的意見

（一）現階段更新管理的設備及加強技術學習

企業要想提高檔案管理信息化水平，不僅要提高檔案管理的重要性，還要保證工作所需的物質因素。因此，企業檔案管理必須創新觀念，引進新思路，進行檔案管理，推進信息化進程。在實際操作過程中，企業首先要更新相關設備，增加足夠的資金引進先進的設備和優良的技術。企業引進優秀技術時，應根據實際情況，對原設備進行升級改造。在信息管理工作中，應引進更多的高新技術，充分利用高新技術，提高檔案信息管理的績效。

（二）要注重檔案管理的安全機制

員工檔案信息管理的建設需要建立相應的安全機制，企業應建立相應的規章制度，完善現有的檔案信息安全體系。文件信息必須復制備用，提高文件存儲的安全性。同時，檔案管理人員也需要具備一定的職業道德。管理者應樹立安全管理意識，抓好學習安全技能工作。在展開檔案的信息管理中，必須有效地利用現有的互聯網工作，消除潛在威脅，保證網絡安全的在線使用，以避免人員檔案信息從另一部分的攻擊中泄露或篡改。另外，企業文檔管理人員還需要做好計算機安全保護工作，文件存儲要使用專用計算機，并將紙張存儲和計算機存儲分開保管，以保證文件信息的安全完整。

（三）組織專業的企業文檔管理人員

目前，企業檔案管理是一個高度專業化的文獻信息建設系統工程。文檔管理員需要具備相應的專業知識。由于計算機的普及和成熟，數據的標準化和各種軟件系統的應用，檔案人員需要更高的專業標準。過去，紙質檔案只停留在文本中，不能滿足當前檔案信息管理的實際需要。

（四）提高領導的業務水平

由于社會經濟的快速發展，管理人員的管理水平有待提高。企業文檔管理方式導致企業發展模式未能適應當前的發展階段。因此，企業的領導要結合社會制度的發展現狀和要求，制定發展戰略，保證檔案管理措施的及時更新。相關管理人員需要及時了解檔案管理的最新技術和理念，保證人事檔案管理工作的順利進行。同時，要做好人事經理和財務經理的管理工作，了解相關的法律法規，通過先進的政策和知識，對企業的核心控制進行培訓，從而提高企業人事管理的效率和質量。此外，企業還需要把人事管理的根本性設施做好，以保證人事管理的根基設施建設的力度，建設檔案專有管理室，并使用特有的保護方法，最終能有效地提升企業檔案保存的工作質量。

五、結束語

綜上所述，人事檔案在企業的管理和未來發展中起著重要的作用。人事檔案管理工作的改革與創新，應從實際出發，兼顧人事檔案管理的影響因素，結合信息技術和手段，逐步提高人事檔案管理工作的水平，科學合理的人事檔案管理能夠促進企業經營的全面建設和發展。

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