關于事業單位檔案管理創新的討論

康秀玲

【摘 要】檔案管理工作是事業單位日常管理重要組成，是事業單位協調和高效運行的重要保證，對單位管理與發展有著不可替代的作用。在現代化技術不斷發展下，對于事業單位檔案管理工作更是提出較高要求，只有根據當前工作現存問題，對其采取相應解決措施，才能更好實現事業單位檔案管理的創新目的。針對這個問題，文章首先對事業單位檔案管理進行闡述，其次指出了當前檔案管理工作所面臨的幾個突出問題，提出了改進的新思路，以實現檔案管理的創新，供事業單位參考。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新思路

在科技時代，事業單位改革逐漸深入，檔案管理的重要性逐漸凸顯出來。按照時代要求，單位內部各項管理工作，尤其是檔案管理工作也隨之進行了創新與調整，檔案管理價值得到了深度挖掘，但就總體而言，還是在管理觀念、管理制度以及管理設備等方面，仍存在著一些不足之處。對此，事業單位在進行檔案管理時，可以通過改革制度的優化、工作理念更新等，完善當前檔案管理制度。

一、事業單位檔案管理現狀

1.檔案管理制度不完善

在事業單位的檔案管理工作中，由于部分事業單位存在著管理制度缺陷問題，不僅對單位檔案管理水平提升形成了影響，同時也對檔案資源利用與挖掘造成了阻礙，對單位經營決策優化形成一定限制，管理制度不完善，主要是因為事業單位對檔案管理工作不重視。根據調查，在我國的事業單位中，只有少部分的單位會專門針對檔案管理工作建立相應的制度，而在這少部分制定了制度的單位也并沒有將這些制度落實到位，導致這些制度只是流于形式。比如，許多事業單位在形成檔案以后，只會將其簡單的放置在檔案室，沒有對其進行規范的分類、整理等，檔案管理意識薄弱。在這樣的情況下，檔案很容易丟失，或者造成檔案信息不準確，還會影響到信息的收集，從而對事業單位未來工作的進行造成阻礙。同時，由于事業單位沒有制定嚴格的檔案借閱制度，檔案借閱程序不完善，導致有些借閱出去的檔案沒有及時歸還，或者歸還回來的檔案不完整，從而增加檔案管理工作的難度，不利于事業單位未來的發展。在對檔案管理工作進行改革過程中，相應管理制度也需要進一步進行完善。

2.管理觀念落后

由于受到傳統思想觀念影響，現階段，事業單位在檔案管理工作中，由于單位領導并未對此項工作予以重視，對其呈現可有可無態度，再加上管理人員對于工作的懈怠，最終造成檔案管理工作無法順利進行，長期以來，事業單位在日常運行過程中將主要重心放在業務服務方面，對于檔案管理工作有所忽略，單位領導和工作人員在檔案管理方面存在錯誤理解，即檔案管理工作僅需保管和抄寫，只需要確保檔案不會出現泄漏與丟失即可，并不明確該項工作重要意義以及重點工作方向，因此，領導會直接忽略檔案管理，從而無法對其進行改革和創新，并且呈現工作停滯不前的狀態。

3.檔案管理人員素質普遍不高

素質問題也是檔案管理的大問題。基于信息化的逐漸深入，事業單位在檔案管理工作人員方面提出較高要求，即在擁有較強專業知識能力的同時，還應該與時俱進，實現服務理念的及時創新。然而我國很多事業單位的領導對檔案管理工作的重要性和復雜性認識不足，認為檔案管理只是簡單保存、歸類、管理各類文檔，錯誤的認為相關人員的相關知識水平和工作能力不重要，委派給專業水平低，工作能力低下的員工。事業單位的檔案管理與專業標準存在很大的差異，管理人員知識水平方面不足，加之檔案資料收集缺少完整性，且格式無法統一等，對檔案管理的創新造成直接影響。還有就是管理人員的責任心不夠，從主觀上不重視自己的工作，工作過程沒有激情、十分機械。

二、事業單位檔案管理創新措施

1.檔案管理制度的創新

為了確保每項工作均可以有序進行，還應先構建相應規章制度，而事業單位的檔案管理同樣如此。針對檔案管理制度所存在的問題，在進行管理制度改革過程中，一方面要做好紀律檢查工作，引導管理人員正確掌握檔案法，通過此項措施對管理人員的工作行為予以約束，同時對檔案管理給予高度重視，使工作人員能夠真正認識到本職工作的重要意義，不斷對其工作歸屬感以及認同感進行增強，確保其能夠形成良好的自我約束意識。除此之外，事業單位的管理人員還應該做好檔案管理的監督工作，通過對獎懲制度的完善，針對優秀員工予以激勵，使其可以積極參與創新工作，并從另一方面對表現較差員工予以警示，使其成為規范工作人員自身行為的主要保障。；另一方面要以單位檔案管理實際需求為切入點，構建起動態化檔案管理制度，確保能夠結合時代發展變化，及時對檔案管理制度進行優化與完善，以達到切實提升檔案管理工作和檔案管理實際工作需求相契合的目標，以對檔案管理制度有效性進行保證。同時要實施配套化制度落實保障機制，要對制度執行人員各項行為進行監管與規范，以對制度落實質量進行保證。

2.檔案管理理念的創新

在事業單位檔案管理高速發展下，其工作量持續增加，檔案的使用率也大大提升，這對檔案管理的工作帶來巨大的挑戰。為了更好的提高檔案管理工作的工作效率，需要對其進行創新與改革，這就需要摒棄原有檔案管理理念。由于管理觀念會對管理工作開展以及改革形成直接影響，因此在進行檔案管理創新與改革之前，單位領導層需要幫助檔案管理人員更新自身管理理念以及管理意識。在具體更新過程中，領導者要起到帶頭作用，改變以往形式主義工作模式，認真落實各項改革工作，保證各項實際問題能夠得到有效解決。同時還要加大對檔案管理工作重要性的宣傳力度，使檔案管理人員充分認識到檔案管理的重要性，確保他們能夠與領導達成共識，可以更加積極、主動地投入到本職工作之中。

3.提高檔案管理人員的素質

在事業單位的檔案管理工作中，管理人員的素質決定著管理工作效率。為提高檔案管理工作的工作質量，事業單位應加強對檔案管理人才隊伍的建設，提高檔案管理人員的素質。首先要為檔案管理人員在工作中提供必要的人力和政策支持，加強各部門及人員對檔案管理工作的配合程度，使其工作順利、高效的開展。其次，事業單位還應著手組建專業的檔案管理團隊，應選擇具有扎實專業知識、具有較強組織領導能力的人管理檔案，同時隨著計算機技術的飛速發展及在檔案管理領域的應用，員工也應具備較強的計算機水平，能夠在較短時間內接受和學習新事物。此外，對于事業單位新進的檔案管理人員，應對其進行系統性的內部培訓，使其了解本單位的檔案管理情況，熟悉各類檔案的存檔方式及位置，以及各種檔案的價值等，這樣才能使新進人員更快的獨立上崗工作，能夠靈活的運用各種現代化的管理手段對檔案進行管理。需要注意的是，培訓不能僅僅局限于理論，還應與實踐相結合，使培訓內容可以切實有效地應用于實際工作。為了提高管理人員的工作積極性和工作質量，事業單位有必要采取提高待遇等激勵措施。

三、結語

對于事業單位來講，檔案管理工作具有較高的綜合性，其管理水平更是關系到事業單位發展情況。事業單位要明確認識到檔案管理工作的重要性，在對檔案管理工作開展情況進行全面分析的基礎上，結合單位實際需求做好各項檔案管理創新與改革工作，使其形成滿足現代化需求的檔案管理體系。除此之外，在進行檔案管理創新時，還需要通過不斷研究，解決以往管理工作中所存在的問題，提升檔案管理質量，從而實現對檔案資源的科學利用，以帶動事業單位不斷進行發展。

【參考文獻】

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