探討新形勢下企業檔案管理的幾個問題

祁志萍

【摘 要】現如今，隨著我國社會經濟的快速發展，人們生活水平的不斷提高，對能源的需求也越來越大，給行業的可持續發展帶來了更大挑戰。在新經濟體制下，企業在快速發展的同時，其檔案管理工作已無法滿足企業發展需求，因此，企業需強化檔案管理工作的重要性，推動企業檔案管理工作的現代化發展?；诖?，文章主要分析了當前我國企業檔案管理工作存在的問題，并提出了相應的解決措施，以供相關人士參考。

【關鍵詞】企業；檔案管理；問題；措施

一、引言

企業檔案管理是企業內部管理的重要內容，在新經濟形勢下，企業的檔案管理工作已無法滿足現代化企業的發展需求，如：檔案管理意識淡薄、管理不到位等等，不僅影響了企業的內部管理工作，同時也阻礙了企業的進一步發展。因此，企業在深化內部改革的同時，需不斷加強企業檔案管理工作，在企業檔案管理工作中，引入信息化技術，推動企業管理的信息化建設，以此來提高企業的檔案管理水平，為企業的可持續發展奠定基礎保障。

二、企業檔案管理工作面臨的問題

現如今，隨著我國經濟全球化的發展，市場競爭的日益激烈，企業檔案管理還存在一些問題，降低了企業市場競爭實力，不利于企業的進一步發展。下面我們就來詳細介紹一下目前企業檔案管理存在的問題：

（一）企業檔案管理意識薄弱

目前，企業在發展過程中，其管理重心是企業的經濟效益管理，對于企業內部管理工作的重視力度還不夠，如：領導對企業檔案管理工作不重視，投入的資金、人力等不足，只是一味的降低檔案管理成本，無法充分發揮檔案管理的工作效果。此外，檔案管理人員對自身是檔案管理人員的管理意識薄弱，輕視了自身的管理工作，使得檔案管理水平有所降低，如：檔案管理人員只是對檔案資料信息進行簡單的存儲，并沒有對整體的檔案內容進行分類統計，更新不及時，缺乏有效的管理方式，因此，檔案管理意識的薄弱是造成目前我國企業檔案管理困境的根本原因。

（二）企業管理設施落后

由于領導及檔案管理人員的檔案管理意識淡薄，對檔案工作的重視度不夠，資金投入力度小，導致檔案管理的基本設施無法滿足企業的發展需求，這也是降低企業檔案管理工作的重要因素。如：由于檔案管理設備落后，當媒體企業儲存一些高規格的檔案時，設備無法滿足檔案需求，可能會出現檔案信息錯誤或雜亂的現象，降低了檔案管理工作的可靠性和安全性；其次，企業檔案管理工作不僅是企業經營活動的重要基礎，由于檔案管理設備落后，導致檔案資料信息的分析過程不科學，分析結果不可靠，大大降低了檔案保管和使用的效率。此外，在檔案管理工作中，企業對檔案管理系統更新不及時，使得軟件系統滯后于檔案管理建設水平，也為檔案的管理設置了極大的障礙。

（三）企業檔案管理人才隊伍不完善

企業檔案管理是一項專業化程度很高的工作，需要具有較高綜合素質的人員才能勝任這項工作。但是目前很多企業的檔案管理隊伍建設不完善，一是員工數量不足，二是員工綜合素質偏低，甚至出現雇用臨時人員或者企業其他部門員工兼職檔案管理的現象。

三、加強企業檔案管理的改進措施

（一）樹立檔案的營銷理念，提高檔案意識

在當前經濟時代，對各項業務的評價都是以經濟效益為指標。因此，企業的檔案管理也要轉變觀念，從市場經濟的特點出發，把檔案信息當成產品，把提供信息當成營銷，樹立起檔案的營銷理念。形成一個需求→利用→滿意→歸檔的良性循環。檔案工作是各部門人員共同參與的工作，只有所有涉及到檔案管理的人員都具備了清晰的檔案意識，才能真正的提高檔案管理工作的質量，提高檔案管理工作在企業中的定位，質量管理工作才能真正的順利進行。而對檔案管理的營銷要掌握一定的原理和技巧。對于職位不同的員工制定不同營銷策略，比如對于高層管理者主要宣傳檔案管理的重要意義以及利用的方法；對于中層管理者宣傳的主要是檔案管理的重要意義、館藏以及利用的事例。為了取得最佳的宣傳效果，還要注意營銷的時機，一般選擇在改革后、會議前后、驗收時、評職稱前、考核前等進行宣傳。

（二）加大資金投入，積極采購硬件設備和軟件系統

多媒體電腦與互聯網的不斷發展，推動了社會的進步。改變了人類的生活方式，更改變了人們的生產和工作方式。企業的檔案管理工作也要適應這種變化。所以，我國企業要加大資金投入，扶持檔案管理自動化工作，積極采購電腦、U盤、錄音筆等先進的電子設備。在硬件更新的同時，還要大力建設檔案管理系統等軟件，開發和建設企業的檔案管理數據庫系統，使先進的硬件得以高效的發揮，也更好地提高檔案管理員的工作效率和工作質量。

（三）重視人才隊伍的建設

在整個檔案管理系統中人才是最具有積極性和能動性的因素，完善的檔案管理人才隊伍能夠為企業的發展提供大量的有效信息和決策依據，并且對于企業核心競爭力的提升也具有重要的意義。完善人才隊伍建設要從三方面入手，第一是大力引進高素質人才，特別是具有檔案理論基礎和專業技能的人才；第二是根據檔案管理制度設置合理的崗位；第三是不斷加強檔案人員的業務培訓以及創新能力的培養。在對檔案管理人員進行培訓時要緊密聯系企業發展狀況以及市場環境，有針對性的進行學習培訓。

四、結束語

目前，由于企業對檔案管理工作的不重視，檔案管理硬件設施不先進，檔案管理人員的綜合素質不高等因素的影響，使得企業檔案管理工作滯后于企業經濟發展。因此，企業管理人員就需要加大檔案管理工作的資金投入力度，提高檔案管理人員的專業知識和素養，進而保證檔案管理工作的有效進行，為企業的經營活動提供基礎保障。

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