遠程高等繼續教育院校管理信息化工作現狀研究

盧文靜

摘 要：管理信息化對高校優化資源共享、簡化辦事流程、改進工作方式、提高管理效率、促進決策合理化、節約人力物力時間成本等方面都有重要意義，遠程高等繼續教育院校由于辦學模式和教學模式的特殊性，利用現代信息技術提升管理信息化水平顯得尤為重要。本文以國家開放大學為例，調研了40所分部（省級廣播電視大學），遠程高等繼續教育院校管理信息化工作現狀和問題進行了分析，提出了新時代下推進管理信息化工作的建議和反思。

關鍵詞：國家開放大學 管理信息化 協同辦公

一、概述

高校管理信息化是一項系統建設工程，需要有相應的基礎和支撐。一般而言，高校管理信息化經歷了1.業務信息化階段，即各個管理部門分別牽頭建設信息系統，并保有各有獨立的身份識別、業務流程及技術架構。2.數據整合階段，即選擇一個公共信息服務平臺，將各個業務系統的數據集中存放、統一管理，形成一個統一的信息化服務窗口，為全體教職工提供唯一的賬號來使用各個管理信息系統。3.云服務階段，即逐步將基礎設施及軟件轉移至云端，使學校從繁重的基礎設施建設及軟件開發中抽身，集中精力開展運維與服務工作。

遠程高等繼續教育院校在辦學規模、辦學層次、辦學業務方面相對多元和復雜，管理信息化工作尤為重要。隨著信息技術的日新月異，遠程高等繼續教育院校內部各部門間辦公業務信息系統聯系更加緊密，業務銜接、協同處理、數據交換和共享需求不斷增多，內部管理信息化問題也同時越來越明顯。如何應用現代信息技術，對學校現有信息資源進行開發和管理，簡化辦事流程，改進工作方式，提高管理工作效率、決策水平和調控能力，節約人力、物力、時間等成本，多終端、人性化、便捷地提供打破部門分隔限制的規范、透明的管理和服務成為迫切需求。

二、遠程高等繼續教育院?？傮w情況分析

遠程高等繼續教育院校先后建立了人事管理系統、財務管理系統、資產管理系統、科研管理系統、圖書借閱系統、電子辦公系統等業務系統，基本保障了各塊業務的順利開展，各業務部門初步實現了本部門業務的信息化管理。總體來看，目前管理信息化存在的問題是：

1.各業務部門信息化系統各自獨立，造成系統之間缺乏協同，不能或者難以實現數據交換和共享，存在“信息孤島”隱患。

2.部分系統易用性、適用性不強，影響了用戶的使用積極性。

3.部分應用系統重管理輕服務，數據呈現效果差，學校人、財、物、科研等信息分散于各業務系統，基本沒有數據的呈現和挖掘。針對普通教職工，沒有數據查詢，針對校領導沒有統計分析。

4.對歷史數據的收集、整理和保存工作做得不夠，無法指導學校領導進行科學的決策。

三、國家開放大學辦學體系現狀和問題

本文以國家開放大學為例進行了研究和分析。國家開放大學是由總部、分部、地方學院、學習中心和行業、企業學院共同組成完整的教學和管理體系，作者對國家開放大學40所分部（省級廣播電視大學）進行了問卷調查，總體而言：國家開放大學全國辦學體系內絕大多數分部（84.44%）都建立了自己的管理信息化門戶；多數分部（66.67%）實現了公文無紙化流轉；部分分部（42.22%）實現了部門間業務依托管理信息化平臺的流轉；少數分部（26.67%）實現了電腦、平板、手機等多終端辦公；多數分部（71.12%）都未實現人、財 、物、科研等信息系統的數據調用和集成。由此可見，開放大學辦學體系普遍處于業務信息化階段，普遍未實現數據的集成和調用，管理信息化水平有不少需要提升的空間。

調查發現，各分部在推進管理信息化過程中遇到的主要問題是：信息孤島；跨部門優化調整業務流程；校內業務流程規范不清；教職工應用意識不強；思想認識有待進一步提升；信息化隊伍建設支撐不夠。從各分部對推進管理信息化遇到的問題來看，盡管平臺操作、數據整合和技術實現非常關鍵，但是業務的規范和流程的標準則是推進管理信息化最需要克服的困難。

各分部在推進管理信息化方面的經驗和體會是：首先要重視業務的規范化，明確業務流程和標準；其次是需要領導垂范，帶頭使用；最后需要大膽嘗試積極推進，提高教職工應用信息技術的能力。

四、結論與建議

通過對遠程高等繼續教育院校管理信息化現狀與問題的分析，形成了以下推進管理信息化工作的建議：

1.更新觀念，提高對管理信息化的認識。遠程高等繼續教育院校強調信息技術與教育的深度融合，更應該走在新時代的前沿，優化資源共享、促進決策合理化、提高管理效能、促進管理人員知識更新，管理信息化需要得到更多的關注和重視。遠程高等繼續教育院校由于辦學規模大、多層級多，多業務部門協同和教育教學改革的迫切要求，對管理信息化工作顯得尤為依賴。

2.做好管理信息化的統籌規劃。為不斷提升管理手段、創新管理模式，促進管理精細化、決策分析科學化，在管理信息化建設過程當中必須統籌全局發展策略，加強各部門的協同合作，做好各業務系統的統籌規劃，做好信息標準和數據交換設計。

3.規范業務流程，提升管理水平。管理信息化絕不僅僅是業務途徑由線下轉為線上，也不是對舊流程的修修補補，而是充分發揮信息技術在溝通、協同等方面的優勢，實現流程再造，破舊立新，跳出原思維模式，對過程進行根本的改造，簡化原來需要歷經多個部門的復雜業務流程，消除由此產生的延遲、人為失誤等問題，從而促進業務的規范、提升管理水平。

4.強化培訓，提高教職工信息素養。教職工是學校管理信息化建設的最大受益者，但與此同時，管理信息化的推進也對教職工提出了新要求。因此要加強教職工的信息技能和信息素養培訓，對系統的應用進行全面培訓，使教師逐步習慣管理信息系統，使其在熟悉基本流程的基礎上強化信息化管理和協同能力。