淺析基層單位檔案管理工作中存在的問題及對策

戴曉星

摘 要：在基層單位的管理以及運行過程中，各層級的權責以及職能劃分決定了各個部門各司其職，協調合作的穩定聯系。但檔案管理作為每個基層單位都必不可少的一項工作，在基層單位的整個運行以及發展過程中都起到了十分重要的作用，但由于基層單位以及社會大眾甚至檔案管理部門的相關人員等多方主體的原因，導致現今基層單位的檔案管理工作陷入了困境，因此，本文站在檔案管理學科的角度，對于現今基層單位檔案管理工作中所存在的問題進行了客觀的分析，不僅如此，在查閱資料以及走訪調查的過程中，找到了解決檔案管理工作問題的相應解決對策。

關鍵詞：基層單位 檔案管理工作 問題 對策

引 言

隨著社會經濟的高速發展，我國與世界其他各國的聯系日益緊密，我國的綜合國力不論是國防、軍事方面的硬件實力，還是政治文化方面的軟實力都得到了顯著地提升，伴隨著國家發展趨勢的穩定上升，我國的互聯網信息技術發展也越發成熟。在此背景環境之下，社會上的信息流通以及信息資源就變得空前的活躍，由于信息資源的豐富化以及信息傳播與保存過程中的復雜化，檔案學漸漸地走進了人們的視野，其分類留存，科學檢索以及其他強大的功能使得眾多紛雜繁冗的信息以及文書檔案得到了規范化的保存與分類，但由于我國檔案管理學起步較晚，因此現行的檔案管理工作必然存在著不成熟的一面，需要相關部門進行改善并積極進行有效的轉變。

一、基層單位檔案管理工作中存在的問題

（一）基層單位管理者對于檔案管理工作不夠重視

在基層單位現今文書檔案管理的過程中，相關的工作人員往往不能對文書檔案管理工作持有一個嚴謹認真的工作態度，究其根源在于基層單位的上級領導對于文書檔案的管理工作并不予以相應的重視。基層單位的可持續性發展，除了管理運行機制方面實現科學規范化以外，對于相應的文獻材料以及其他后勤工作，也應當一視同仁，做到事無巨細都認真落實[1]。在這一點上，文書檔案的管理工作就顯得尤為重要，如果上級領導對于基層單位的檔案管理不予以相應的重視，那么在文書檔案的管理方面，其勢必要陷入十分窘迫的境遇之中。

（二）檔案管理工作與文書工作劃分界限模糊不清

在基層單位的文書檔案管理過程中，另一個十分嚴重的問題就是文書工作與檔案管理工作的界限劃分模糊不清[2]。對于文書檔案管理工作來說，檔案能否進行妥善、科學的留存于分類，取決于辦公室工作人員在進行文書工作的過程中是否足夠的規范與完善，這是截然不同的兩個環節，但許多基層單位為了節省成本，往往將兩項工作內容合并到一起，這無論是對文書工作還是檔案管理工作都是十分不利的，經常會造成懂文書的工作人員不懂得檔案管理，擅長管理文書檔案的人員不擅長文書的鑒別工作，使得基層單位檔案管理發展進程陷入瓶頸期。

（三）基層單位檔案管理工作的相關人員素質不高

在基層單位的文書檔案管理過程中，作為檔案管理工作的主體，相關工作人員的專業素養以及能力水平也是關系到基層單位檔案管理工作質量的重要組成部分，但現今存在的問題就是，基層單位負責檔案管理工作的相關負責人員往往不具備專業化的素質以及技能，甚至對于計算機的檔案檢索方式一竅不通，這使得檔案管理工作的進程受到了嚴重的阻礙[3]。由于直接經手人員的操作問題，會致使基層單位的檔案管理陷入困境，這對于基層單位來說十分不利。

（四）基層單位文書檔案的檢索效率亟待提升

在基層單位的文書檔案管理工作過程中，另一個十分重要的問題就是基層單位文書檔案的檢索效率十分低下，亟需相關部門進行提升[4]。在檔案管理學的研究過程中發現，隨著社會經濟的快速發展以及互聯網信息技術的不斷成熟，現今來說，文書檔案的檢索方式一個分為兩種，即計算機檢索以及人工檢索。對于相關的單位以及部門來說，需要結合具體的實際情況來決定哪一種檢索方式更為合適。但是，基層單位作為文書檔案十分繁雜的工作單位，僅憑人工檢索是遠遠不能滿足單位對于檢索效率的需求的，但現今的基層單位檔案檢索仍舊普遍使用人工檢索的方式，這對于文書檔案檢索的現代化而言是十分不利的。

（五）文書檔案的實際管理過程不夠程序化

在基層單位進行檔案管理的過程中，由于工作人員的操作過程不夠規范化、程序化，經常導致日后的檔案查詢工作不能得以很好地進行與落實[5]。在檔案管理的過程中，歸檔步驟的目錄編寫中，應當具備齊全的要素，并對于檔案的文種有著明確的劃分，但目前的檔案管理的工作人員對于這些關鍵性步驟都并不予以應有的重視。長此以往下去，基層單位的文書與檔案管理工作勢必無法得以順利的進行。

二、基層單位檔案管理工作解決對策

（一）基層單位管理層級正確認識檔案管理工作

針對基層單位上級領導對于檔案管理工作不夠重視的問題，相關部門的負責人應當積極轉變自身對于檔案管理的固有觀念，積極認真的學習與檔案管理的相關知識內容，切實意識到文書檔案管理工作對于基層單位的積極作用，不僅如此，要給檔案管理的部門負責人員積極傳達重視的態度，使得檔案管理部門對于自身的重要作用有著清晰的認知。

例如，基層單位的管理人員積極學習與檔案管理相關的知識，并定期對于基層單位的檔案管理進行視察并對工作人員進行有效的鼓勵，使檔案管理部門正確意識到自身的價值。

（二）努力提升培育基層單位檔案管理工作人員的專業素養

針對基層單位檔案管理工作人員專業素養不高的現狀，相關部門負責人應當積極實施人才培育計劃，高薪聘用檔案管理方面的專業人才，實現檔案管理部門人盡其才、物盡其用。不僅如此，管理者應當制定一套科學化、系統化、理論化的檔案管理教程的相關案例以及學習資料，定期組織工作人員進行有序的學習，以達到切實提升基層單位檔案管理工作人員專業素養以及能力的目的。

例如，相關部門制定有效的獎懲措施，實行獎罰分明的管理方法以達到激勵員工的目的，提高員工的工作積極性。