淺談如何加強人口和計劃生育檔案管理

謝華

摘 要：隨著當前科學技術的快速發展，人們逐漸進入了信息化的時代。近些年來，互聯網的成熟促進了檔案管理方式的創新，為檔案管理的工作帶來了新的機遇。對傳統檔案管理來說，其管理方式已經與時代發展需求不相適應。因此，需要對信息化條件下的檔案管理和服務創新進行研究，提升檔案管理的水平。本文將對如何加強人口和計劃生育檔案管理進行分析研究[1]。

關鍵詞：人口和計劃生育；檔案管理；創新

筆者分別從：人口和計劃生育檔案管理現狀、基于新形勢下加強人口和計劃生育檔案管理的有效對策，兩個方面進行闡述。

1檔案管理工作中的問題

1.1缺乏時效性

在新形勢下，構建人口和計劃生育檔案管理工作時并未將其與實際工作狀況有效融合。對計劃生育單位來說，管理者未對工作規范的意義形成清楚的認識，造成信息收集不完善，進而影響了檔案信息管理；另外，管理職責不明確，某些工作者未及時歸檔，進而導致檔案信息管理處于不健全的狀態。時效性的缺乏降低了各單位整體工作效率，還使其信息資源的更新受到制約[2]。

1.2不完善的系統

人口和計劃生育檔案信息管理系統結構比較復雜，單純依賴人為因素無法做好管理檔案信息的工作，為順應新形勢的發展要求，對檔案進行管理時應建立在電子文檔管理的前提下，但是構建此種管理模式時，規范化內容有較多的差異性，存在某些限制性因素，例如不齊全的硬件設施，無法滿足管理機制，同時人口和計劃生育檔案管理系統程序不具有科學性，造成信息查詢時無法及時獲得完整詳細的檔案內容。

2基于新形勢下加強人口和計劃生育檔案管理的有效對策

2.1建立并完善檔案管理機制

當前階段，原有的人口和計劃生育檔案管理和服務模式已經與時代的快速發展需求相背離，因此，在信息化的背景下，要想進一步提升人口和計劃生育檔案檔案管理和服務的質量以及效果，達到電子管理的實際目的，就需要建立檔案管理機制，解決實際存在的問題并且加以完善，從而提升檔案管理和服務的水平。在建立檔案管理機制時，管理人員首先要明確是否與國家法律相違背，提升對于檔案數字化管理的重視程度。當前階段，一些檔案管理在不斷的發展過程中，雖然能夠積極的應用先進的設備和技術，與時代發展相契合，但是受到傳統觀念和思想的束縛，使得檔案管理當中存在大量的人工操作，這造成了人力、物力的資源的浪費，降低了檔案管理工作的效率，不利于檔案管理和服務的創新。因此，在日后的發展中，管理人員要應用現代化的管理模式，在實際中盡可能節約資源，提升檔案管理和創新服務的水平[3]。

2.2加強檔案管理的現代化建設

在信息化背景下，要想能夠進一步提升人口和計劃生育檔案檔案管理的水平，需要對檔案管理的現代化建設不斷難度加強，堅持檔案管理理念的創新。檔案是信息資源，只有對其合理的進行利用才能夠發揮其實際作用，保證檔案管理水平的提升。進行信息化的檔案管理，是檔案對工作、改革服務的客觀需求，因此在實際的工作過程中，相關人員在傳輸信息時要及時并保持精準度，讓信息管理具有較強的實效性。與此同時，在檔案管理的過程中，相關人員要對計算機技術進行合理應用并且進行輔助管理，將檔案的資料進行整理并且輸入到電腦當中，通過現代技術將推按和圖像等轉換成數據，實現人事檔案和紙質檔案并存的目標。另外，相關人員通過計算機技術創新檔案管理，對于不在保密范圍內的檔案信息進行共享，向社會提供優質的檔案信息管理服務。在檔案管理的過程中，通過對工作模式的改進和創新，能夠讓人口和計劃生育檔案檔案管理的工作更加合理，提升檔案管理的工作效果。

2.3建立電子文件的自動上傳收集機制

大多數從事檔案收集工作人員都會覺得收集電子文件工作比較困難。電子文件收集的困難與檔案管理和信息數字化之間存在的矛盾比較大，從某種情況來看，影響檔案持續、穩定、健康發展的因素為電子文件收集困難的問題，成為影響檔案工業的重要因素。而在當前單機上生成的電子文件收集工作成為了檔案管理部門必須要面對的問題。與傳統紙質檔案收集有較大的區別和差異，電子文件的形成比較容易完成，因此，各個企業事業單位都需要建立規章制度，對電子文件的處理、收集、整理和保管都要納入到某部門的該崗位職責，整個過程都要進行監督、控制，保證數據齊全，確保電子文件真實有效。另外，人口和計劃生育部門要對傳統的工作模式進行轉變，在網頁上建立電子文件自動進行上傳的工作窗口，收集工作完成以后在檔案室的服務器進行歸檔。

2.4提升電子檔案網絡的安全性

在人口和計劃生育檔案檔案管理的過程中，首先要保證檔案存儲設備自身的安全，定期對設備的軟件和硬件進行更新和維護，保證檔案管理工作與實際需求相適應。同時，相關人員要實時檢查設備，保證檔案存儲設備狀態比較好。其次，相關人對于存檔文件要進行備份，防止檔案文件丟失。技術人員可以通過網絡防火墻或者身份驗證的方式，加強檔案管理自身的安全性，保證電子文件在傳輸的過程中有較強的隱秘性和保密性，避免電子文件發生被惡意篡改、非法刪除或者訪問的情況。最后，相關人員應該學習和引進先進的管理方式和理念，加強對服務創新的重視程度，保證為社會群眾提供優質和高效的服務，確保信息化背景下人口和計劃生育檔案檔案管理和服務的水平能夠顯著提升。

結束語

檔案是歷史信息的存儲方式，能夠記錄生活的方方面面，因此，其在實際生活中起到的作用至關重要。近些年來，檔案管理信息化逐漸成熟，這使得網絡服務的水平也在逐漸的提升，檔案數字化信息管理已經成為了信息安全工作的重要內容，這在很大程度上促進了人口和計劃生育檔案檔案管理工作質量的提升。因此，在檔案信息儲存和使用的過程當中，相關人員需要根據檔案之間不同的特點制定出對應的安全管理方式。對服務的種類加以改進和進行創新，實現信息化檔案管理自身的合理利用，從而促進人口和計劃生育檔案檔案管理的發展。

參考文獻：

[1]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].中國高新技術企業（中旬刊），2015，23（2）：173-174.

[2]楊巍巍.試論如何促進新形勢下檔案管理工作的規范化[J].中國校外教育（下旬刊），2015，20（7）：33.

[3]譚國英.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].科技創新與應用，2017，22（13）：260.