淺談職專教育中的文秘專業教學

胡春婷

【摘 要】新時期的文秘專業教學應從在充分研究社會文秘職業現狀的基礎上，轉變觀念、以求實效地開展。

【關鍵詞】淺談；文秘；教學

一、現今社會文秘職業現狀研究

從行業特點來看，政府需要行政秘書，主要協助政府部門進行相關政策、法規的草擬，輔助領導對職權范圍內事務的管理，督促下級部門保質保量地完成領導布置的各項具體工作；公司需要營銷秘書，主要為公司提供各種營銷信息，并輔助經理們研究相關策略，以協助搞好公司運作；另外還有法律秘書、金融秘書、公關秘書、財務秘書等，都在現代社會中發揮了重要作用。

根據現代社會秘書職業自身的特點，又可分為文字型秘書，主要負責各類應用文的擬寫及管理；參謀型秘書，熟悉國家的各項方針政策，了解市場現狀，主要協助各級領導為組織的發展出謀劃策；事務型秘書，主要負責安排領導日程，以及各種接待、會談、會晤、出席會議等事務處理。

二、轉變觀念、以求實效地開展文秘專業教學

（一）加強職業認識

文秘專業課教師應從學生學習之初，就要讓學生明確：文秘工作是專業知識性很強的工作，要有真本事才能把工作做好。并通過社會現實的例子使學生了解文秘人員的工作性質及相關素質、能力要求，糾正學生對“花瓶式”、“服務式”秘書人員的錯誤認識。

（二）傳授實用性技術

作為文秘專業的學生最實用的技術首先是辦公室日常事務處理。辦公室是文秘人員的基本工作環境，日常事務主要包括領導工作環境的布置、領導工作日程的安排、接待來客、接聽電話、安排會晤等聯系內外，溝通左右，保證領導工作順利進行的各方面工作。教師應加強此方面知識的實用性操作講授，培養學生工作的基本功。

其次，是學生寫作技能的培養，這方面主要是各種應用文的擬寫。在教學中要讓學生明確各類應用文的使用范圍、類型、格式、具體的寫作方法及要求。在精講后加強練習，培養學生的寫作基本功，達到在以后遇到情況和領導提出要求后能很快動筆寫作且寫作質量高，真正成為領導信賴的“筆桿子”。

另外一門實用性技術是交際禮儀，而作為秘書人員，自身形象代表了領導，代表了部門，甚至代表了一個組織，恰當的禮儀可以拉近彼此的距離，有利于工作的開展。教師要把一些特定場合的固定禮節教給學生，使其工作行為規范化，并加以適當地演練、培訓，轉化成自身的能力。

（三）培訓熟練型技能

對于快節奏的現代工作而言，事務繁雜，時間緊迫。秘書人員要把工作做好，就要既有質量還要有效率。這就決定了秘書人員除了需掌握相關的秘書專業知識外，還要會利用現代辦公設備，為自己的工作服務。首先秘書人員要會用電腦，而且現代各行各業辦公都配備了電腦，這也在客觀上提高了對秘書人員的辦公能力要求。對于文件處理是教給學生運用文字處理系統對各種文件進行頁面編輯，主要是對黨內文件、行政公文的版面設計、字體字號、段落安排等，對于此應非常熟練且正確率高。而其它辦公設備如復印機、打印機、傳真機等，不僅要教給學生一般的使用方法，還要會設置系數并學會保養，關鍵是不僅“會用”還要“快用”。第三方面的熟練技能就是速記，作為秘書人員運用速記可以更好地做好會議記錄。

（四）開展實踐性教學

在教學中加強案例教學，不僅可以吸引學生的注意力，更能將枯燥的書本知識生動化，應多舉實際工作中用專業知識解決實際問題的案例，讓學生發現所學知識的重要性。在有條件的情況下，應組織學生到有關單位進行參觀學習，這便于把所學的書本知識與實際知識結合起來，通過現場答疑，加強學生對知識的理解；另外還可采用情景教學，用模擬的方式設置情景，讓學生自己扮演角色去解決實際問題，從而加強其對知識的運用。

（五）提高職業能力

要想做好文秘工作，僅憑專業知識是不夠的。教師應在教學中，通過不斷豐富學生的視野，使其掌握更加廣博的知識。比如，陪同客人游覽參觀應具備基本的地理、歷史知識；進行調查研究工作應知曉當地基本的人文風俗等，通過實際教學和引導自學提高學生素質及能力，以增強自身競爭的砝碼。

另外，前面提到文秘人員有很多種，不一定都是辦公室文秘。因此，文秘專業學生應在本專業基本從業能力的基礎上提高自身全方位的職業能力，為自己就業創造廣闊的領域。在教學中應通過對市場營銷知識的學習，了解什么是市場經濟、什么是市場營銷、包括哪些基本規律及各營銷策略的運用，為做營銷秘書做準備。通過對公關知識的學習，掌握塑造企業形象以及與各方面溝通、合作的技能，為做公關秘書打基礎。另外，加強運用外語的能力，多讀、多練、多聽、多寫，為做涉外文秘創造條件。學習基本的經濟法，了解公司制及合法經營的條件。學習基本的財務知識，會簡單的財務分析，都能增強適應社會工作的能力。

（六）強化“從業資格證書”觀念

作為現代求職就業的敲門磚——資格證書，已越來越受到用人單位的重視。雖然現在從業更講求注重能力，可在還沒有實際開展工作之前，能夠證明能力的只有從業資格證書。作為文秘專業的學生要想從事文秘工作，首先應取得國家勞動部承認的《秘書職業資格證書》。它能證明你系統地學習了秘書專業的基本知識，具備了作為秘書人員的資格。另外，《計算機等級證書》和《普通話證》對于秘書人員從業也很重要，專業教師應積極引導學生取得此方面的證書。

（七）加強實習指導

我認為實習應屬于教學的補充，而且是非常重要的部分。學生參加實習，是把所學課本知識用于實踐檢驗的過程，由于教學與實際的工作不同，學生會在實習中遇到一些新情況，因此專業課教師此時就應轉換角色，做學生的實習指導顧問，對于他們遇到的新問題、新情況及時解答，從而使學生毫無顧慮地投入到實習后的實際工作。

以上幾點僅為教學過程中的粗淺認識，多有不當，請諒涵。作為文秘專業課教師，我相信只要不斷提高教學，一定能為學校培養出優秀的合格畢業生。

參考文獻：

[1]高海生.秘書基礎[M].北京：高等教育出版社，2002.12