新時期如何做好流動人員人事檔案管理

魚志軍

【摘要】一直以來，流動人員人事檔案管理工作困難重重，流動人員檔案意識不強、檔案管理部門不重視等問題阻礙著檔案管理工作的進行。本文對新時期我國流動人員人事檔案管理面臨的問題和迎來的機遇進行了分析，并給出相應對策，以供參考。

【關鍵詞】流動人員；人事檔案

在我國人事檔案管理工作中，流動人員檔案管理是其重要組成部分之一，但一直以來，流動人員的檔案管理工作開展較為困難，流動人員檔案的歸檔界定難、管理難等問題始終困擾著我國流動人員人事檔案管理工作的進行。隨著城市的不斷發展，交通的更佳便捷，流動人員勢必會逐漸增多，因此，必須對流動人員人事檔案管理提出行之有效的對策，否則將不利于我國城市的建設和發展，也無法充分保障流動人員的切身利益。同時，我們還應認識到，新時期隨著檔案管理工作的信息化進程不斷加深，大數據、云計算技術應用的不斷普及，流動人員人事檔案管理也迎來了新的機遇。

一、新時期我國流動人員人事檔案管理面臨的問題

（一）流動人員檔案意識不強。在流動人員中，很大一部分的群體是非公有制企業員工、待業大中專學生、在外打工的農民工等等，而這部分群體通常檔案意識不強，由于短時間內無法用到人事檔案，對檔案也沒有需求，所以沒有意愿進行人事檔案委托工作。同時，人力資源中心的檔案托管業務通常需要收取費用，而在流動人員中，有很龐大的群體在經濟能力方面通常不強，因此，部分流動人員為了不額外花費金錢，就不選擇在檔案管理中心進行人事檔案的托管，這部分人員的檔案就會出現空檔。此外，由于流動人員就職企業有部分為小型企業，在人事檔案管理方面沒有完善的流程制度，公司領導對員工的檔案管理也沒有足夠重視，導致了這部分人員的人事檔案沒有得到妥善安放。

（二）人事檔案材料缺失。由于管理者及流動人員本身的不重視，在人事檔案工作中經常遇到檔案材料缺失的情況，這也導致流動人員的檔案管理存在缺陷，無法開展。通常來說，流動人員人事檔案包含眾多信息，如個人信息、受教育情況、工作經歷等等，這方便檔案托管中心和用人單位更加全面了解人員的情況，而由于思想上的不重視和流程的不規范，導致流動人員的人事檔案在收集時無法全面收集人員信息，而在材料不完全的情況下，檔案管理工作無法有效發揮價值，一是無法為用戶單位提供有效信息，二是無法切合實際幫助流動人員求職。

（三）管理存在缺陷。流動人員人事檔案管理缺陷主要體現在兩個方面：一是沒有檔案管理的統一標準。目前我國地方的流動人員檔案管理還處在較低的標準。有的地方信息化建設慢，還在采用紙質辦公的方式，這就不利于檔案的統一標準化管理，流程制度的弱標準化也使得檔案管理責任劃分不明確，不利于人事檔案管理的長期發展。二是管理機構缺乏專業的知識，檔案管理機構混亂，缺乏專業的檔案人才，培訓體系不完善，一些檔案管理人員職業素養不高，工作責任性不夠，為了利益違背檔案管理原則，為他人開具不合法的人事檔案證明。

二、新時期流動人員檔案管理工作迎來的機遇

（一）信息技術發展助推信息化建設。如今，信息技術發展十分迅速，互聯網和移動終端已十分普及，大數據和計算機應用也逐漸增多，這給流動人員檔案管理帶來了新的思路。首先，流動人員本身就具有不穩定性，而通過互聯網和移動終端則可以為其實時提供查詢、編輯等檔案服務，這就豐富了流動人員的使用場景和使用頻率，從而有助于人事檔案的管理工作。其次，信息化建設的不斷加深使檔案管理的成本逐漸降低，這就給托管費用的削減留下了一定的空間，隨著檔案托管費用的逐漸降低，部分流動人員會有意愿進行人事檔案的管理工作。此外，大數據和云計算的發展為人事檔案的共享提供了基礎，當流動人員到其他城市工作時，其檔案能夠直接在線上進行轉移，省去了許多流程，既方面了流動人員，也讓管理機構的工作變得更加高效。

（二）全民檔案意識的提升。流動人員檔案意識的提升對人事檔案管理工作有著不可替代的作用，只有從根本上對人事檔案引起重視，后面的一系列管理工作才有意義，而目前，國民檔案意識才逐漸提高。首先，在高校中，學生在臨近畢業時，學校會專門對人事檔案的轉移、托管等工作向學生列出具體注意事項，輔導員也會督促學員進行檔案的處理工作，這就大大加大了學生對于人事檔案的認知度，防止檔案的缺失。其次，由于新媒體的發展，人事檔案相關的微信服務平臺以及微博賬號也逐漸開始增多，這有利于流動人員檔案意識的提升，檔案知識的查閱、最新政策普及等辦理需要的相關具體材料都可以快速獲得，打破了往常人們對檔案辦理呆板、麻煩的印象，有利于人們更頻繁地使用檔案。

（三）人事檔案服務多元化。傳統的人事檔案服務較為單一，而隨著檔案信息化建設的不斷完善以及流動人員檔案意識的提升，人事檔案的服務也逐漸多元化。首先是技術上的更新使得管理部門能夠獲取到流動人員在人事檔案方面的各種數據反饋，從而可以通過這些反饋有針對性地調整服務的對象、重點和具體信息等，同時，人事檔案的服務平臺也逐漸拓寬，服務網店、微信端、手機APP、在線網站的平臺都能夠提供服務，管理部門可根據不同的服務平臺特征開展特色不同的服務內容，滿足日益豐富的檔案需求。

三、新時期流動人員人事檔案管理的對策

（一）加快檔案管理信息化建設。人事檔案管理信息化是未來檔案管理工作發展的必然趨勢，而由于流動人員的本身特性，信息化管理更有助于檔案管理工作的進行。首先，信息化建設要從軟件和硬件兩個方面進行，硬件方面要積極購買新設備來進行設備升級，以滿足日后的服務需求，軟件方面要及時更新系統軟件，定期維護系統確保系統的穩定性和安全性，保障信息安全。其次，要依托信息化建設逐漸降低檔案托管的費用，降低流動人員進行人事檔案管理的成本，從根本上提高流動人員的檔案管理意愿。

（二）進一步提升流動人員檔案意識。提升流動人員檔案意識是人事檔案管理工作的重要內容，只有從根本上重視人事檔案，才能夠真正提升人事檔案管理的效率。首先，應加大檔案相關知識的宣傳普及力度，在高校、社區、工地等流動人員較多的區域開展人事檔案知識的宣傳和教育，讓流動人員了解到人事檔案管理的重要性和必要性，讓檔案管理深入到人們的日常生活當中。其次，重視農民工建檔工作，對農村剩余勞動力實行“雙重建檔”，即在勞務輸出地和勞務輸入地同時建立勞動力人事檔案，進一步加強農民工人事檔案的管理。除此之外，要注重宣傳流動人員人事檔案相關的政策法規，讓流動人員了解到最新最全面的人事檔案管理政策，從而對標自身具體情況進行檔案管理。

（三）優化服務機構，增強管理能力。首先，要從領導層面對流動人員人事檔案管理引起足夠的重視，這是管理工作進行的基礎，由領導牽頭，組建專項的流動人員檔案統計小組，分管領導擔任組長，對小組工作直接負責。其次，要優化人力資源體系，引進專業人才，明確流動人員人事管理的難點和重點，有針對性地設置相關崗位，劃分責任，建立專項的考核制度以督促管理人員全身心投入到工作中去。此外要針對不同服務平臺挖掘人事檔案新服務，根據流動人員的需求不斷調整業務，以適應其實際情況。

【參考文獻】

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