醫院醫療設備檔案管理與使用的探討

王曉瑜

【摘要】本文針對醫療設備的檔案管理有關問題進行探討和分析，并提出幾點建議，希望對醫院設備檔案的管理工作有幫助。

【關鍵詞】醫療設備；檔案管理；設備管理

醫療設備檔案的管理是醫院管理中的一個重要組成部分，醫療設備檔案管理是一個收集、歸納、統計、分析和保存的過程，過程中最重要的環節就是對醫療設備檔案資料的收集、保存和管理工作，合理的保存和管理醫療設備的檔案，能夠提高醫療設備的有效使用率，降低醫療設備在使用過程中出現突發狀況，充分發揮其在醫療、教學、科研工作中的作用，主動、及時、準確地為科室服務，為領導決策提供憑證，更好地發揮其社會效益和經濟效益。

一、醫療設備檔案管理中出現的問題

（一）管理意識薄弱，缺乏對醫療設備檔案的綜合管理意識。醫療設備檔案管理需要各個部門之間的協調、管理和配合。在進行醫療設備的檔案收集、管理過程中，特別容易出現這種現象：醫療設備科僅重視機械設備的考察、招標、議價、采購；醫療設備的使用科室，僅單一對機械設備的驗收、安裝與調試關注；設備維修部只注重其維修記錄。他們都忽視了對醫療設備資料的收集與管理，或者每個科室都保存了自己所管轄的那部分資料，這就需要醫院的檔案人員提前介入，對設備從考察到運行的每個環節，都進行監督，及時收集、整理各個環節的資料，以保證其完整性，以免遺漏。

（二）未完善醫療設備的檔案管理機制。目前，醫院大都重視對文書檔案、病歷檔案、會計檔案的收集與管理，而忽視對設備檔案的管理，導致醫療設備檔案管理工作不能正常有序地進行，從而出現混亂的管理局面。相關部門分工不明確，各盡其職的態度造成設備檔案遺漏或丟失等現象時常發生，從而不能有效地為臨床、科室提供高效率的服務；設備檔案歸檔后，便萬事大吉，檔案管理人員不能以主動、積極、周到的服務利用檔案，捕捉有用的信息，使設備檔案放在檔案室里成為“死檔案”，不能充分發揮醫療設備的效能等等。因此，重視醫療設備檔案管理的有效規范，完善設備檔案的管理機制，是醫院醫療設備穩定運轉的重要保障。

二、提高醫療設備檔案管理水平的有效策略

（一）增強醫療設備的檔案管理意識。醫療設備是保證醫療衛生事業發展，開展醫療、護理、教學等工作的重要手段和保證，是確保醫院持續經營與發展的關鍵因素，直接影響到醫院的醫療質量、技術水平。但如何管理好、應用好醫療設備，提高醫療設備的有效使用率，減少醫療設備突發故障和開機率低等狀況，則必須建立較為全面的醫療設備檔案，并輔之科學有效的管理。醫院領導及各部門人員都要充分認識到設備檔案管理的重要性，把醫療設備檔案的管理工作放在醫院管理的核心位置。醫院要通過多種方式和渠道，對相關科室廣泛宣傳有關設備檔案管理制度，特別是設備檔案的重要作用，強化相關科室人員特別是醫院領導的檔案意識，樹立檔案管理人人有責的觀念，通過設備檔案利用的典型事例，使他們加深了解設備檔案工作在醫院工作中的地位和作用，從而提高他們參與設備檔案管理的積極性、主動性和自覺性。

（二）完善設備管理體系與重視設備檔案管理人員的配備。在加強醫療設備檔案管理過程中，要理順關系，健全制度，要建立科學的檔案管理體系。健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵，隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。近年來，我院把醫療設備檔案管理當作醫院綜合檔案管理中一個重要的組成部分，成立了由分管院長直接領導的檔案管理網絡小組，實行醫院、科室、操作人員、設備保養、檢修人員組成的管理網絡，建立了相關醫療設備檔案制度，把醫院設備檔案納入制度化管理，繼而促進檔案的收集、整理、歸檔與借閱等環節有章可循，以確保醫療設備的良好運行，有效增加了醫療設備的運用率，為醫院的醫療服務提供有利的保障。同時，醫院從設備科、設備維修部及設備使用相關科室中各選拔一名業務水平高，責任心強的人員，作為科室設備檔案員，由院檔案室進行專業培訓，并進行統一監管，以便更充分地的協調醫院的設備檔案管理工作。

（三）確定醫療設備檔案的歸檔范圍。我院根據醫療設備檔案的管理要求，結合醫院實際，確定了醫療設備檔案管理的歸檔內容，以便各科設備檔案員在工作過程中及時進行收集，整理，歸納，以防遺漏。隨著設備從考察、招標、申購到安裝使用、維護、檢修，其相應的材料都由各科設備檔案員做好材料的收集整理工作，原件移交醫院檔案室，按年度歸入設備檔案，復印件留存原科室，以備查用。

（四）加大醫療設備檔案管理的設施投入。醫療設備在建設醫院、發展醫院、提高醫院核心競爭力方面起到舉足輕重的作用，要提高醫療的綜合性水平，就要重視醫療設備檔案的管理，同時重視醫療設備軟件設施的投入力度，加大醫療設備檔案建立的經費，使其達到科學化、標準化、信息化的管理水平。我院為檔案室配備了相應的工具材料，如文件柜、二氧化碳滅火器、除濕機、掃描儀、防磁柜和打印機等。2016年，我院借建設醫院信息化管理之風，引進技術先進的檔案管理系統，內有專門的設備檔案管理系統軟件，使設備檔案管理信息化，從而實現醫院對設備檔案信息實時搜索的目的。此外，還增添了設備信息統計工具，以此提高設備檔案管理與數據信息的準確性，為醫院的工作創造便利條件，以創造更大的社會效益和經濟效益。

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