探析加強(qiáng)城市園林綠化工程檔案管理工作的策略

宮冬艷

【摘要】園林綠化工程的建設(shè)為城市廣大居民提供給了良好的娛樂(lè)、休閑場(chǎng)所，讓人們?cè)诎倜χ锌梢苑潘缮硇摹檫M(jìn)一步強(qiáng)化城市的園林綠化建設(shè)，園林綠化工程檔案管理工作的重要性日益突出，工作方式也應(yīng)不斷創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】城市園林綠化；檔案管理

園林綠化檔案是在建設(shè)園林綠化時(shí)形成的具有保存價(jià)值的照片、圖紙、文字等不同載體的文件材料，是園林綠化工程進(jìn)行竣工核定和竣工驗(yàn)收的前提，為工程進(jìn)行使用、管理、維護(hù)、擴(kuò)建、改建等提供了重要依據(jù)。將園林綠化檔案管理好可以有效保障工程質(zhì)量，與城市的可持續(xù)發(fā)展有著十分緊密的聯(lián)系，但是在快速發(fā)展的園林綠化建設(shè)中，盡管園林綠化工程檔案管理工作取得了一定進(jìn)步，但是仍存在了諸多問(wèn)題，需要運(yùn)用有效措施進(jìn)行解決。

一、加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)

提高檔案工作者的素養(yǎng)是檔案管理的基本工作。檔案工作人員要對(duì)自己所承擔(dān)的責(zé)任予以明確，有針對(duì)性地加大檔案工作的專業(yè)學(xué)習(xí)力度，既要對(duì)檔案管理制度和整理辦法進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能，同時(shí)還要學(xué)習(xí)工程施工管理的政策規(guī)范和園林綠化專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)等，真正成為全能型人才。現(xiàn)階段急需對(duì)園林綠化工程施工單位的管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，讓其掌握到園林綠化工程檔案資料歸檔知識(shí)，以做到規(guī)范歸檔園林綠化工程檔案資料。同時(shí)，還應(yīng)培訓(xùn)檔案管理工作人員，引導(dǎo)其在簽訂合同的過(guò)程中針對(duì)參建單位設(shè)置專門(mén)的條款，對(duì)各方應(yīng)負(fù)的責(zé)任、提交檔案資料的時(shí)間、質(zhì)量和套數(shù)等予以明確規(guī)定，最終同時(shí)進(jìn)行園林綠化工程竣工資料交接和園林工程竣工驗(yàn)收。園林工程檔案資料與相關(guān)要求不相符的，尚未通過(guò)竣工資料交接驗(yàn)收的就不能進(jìn)行園林綠化工程竣工驗(yàn)收，借助上述辦法增強(qiáng)園林綠化工程檔案資料的實(shí)用性、完整性和規(guī)范性。立足于此，加大對(duì)檔案資料工作人員的信息化培訓(xùn)力度，內(nèi)容主要有：網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)；軟件操作和維護(hù)技能培訓(xùn)；電子文件的發(fā)展、檔案管理信息系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)病毒等知識(shí)的培訓(xùn)等。可以以一套成熟的軟件管理程序呈現(xiàn)出園林綠化工程檔案資料管理，借助學(xué)習(xí)培訓(xùn)和推廣運(yùn)用相關(guān)程序，使管理更為規(guī)范。

二、加大對(duì)文件材料收集歸檔工作的力度

園林綠化工程技術(shù)人員、建設(shè)單位工程管理人員和工程項(xiàng)目建設(shè)單位要主動(dòng)承擔(dān)起自己的責(zé)任，從園林工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就把園林綠化工程項(xiàng)目檔案資料管理機(jī)構(gòu)以及管理人員設(shè)置好，對(duì)園林綠化工程項(xiàng)目每個(gè)階段文件材料的收集工程負(fù)責(zé)，同時(shí)進(jìn)行園林綠化工程建設(shè)和文件材料收集，嚴(yán)禁先把施工任務(wù)完成，后將材料補(bǔ)齊的現(xiàn)象發(fā)生。園林綠化工程檔案人員要多問(wèn)、多溝通、多深入一線，從各個(gè)方面收集相關(guān)檔案，盡量及時(shí)確保園林綠化工程檔案的準(zhǔn)確性和完整性。工程項(xiàng)目正式啟動(dòng)后，應(yīng)將工程負(fù)責(zé)人設(shè)立好，對(duì)工程檔案管理工作予以負(fù)責(zé)，并做好專兼職檔案人員和相關(guān)部門(mén)工作關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，第一時(shí)間對(duì)前期文件進(jìn)行收集，把收集工作中存在的新問(wèn)題、新情況解決好，使園林綠化工程檔案的完整齊全性得到保證。

三、完善檔案管理制度

對(duì)檔案管理制度予以健全，實(shí)施統(tǒng)一管理，不斷提高檔案管理水平和管理手段，要求必須科學(xué)地將與之相適應(yīng)的檔案管理體系建立起來(lái)。要積極創(chuàng)新檔案管理，其中包括檔案功能、管理流程、管理過(guò)程和控制、管理手段和方式、管理技術(shù)、管理制度、管理思維、管理模式的創(chuàng)新；要實(shí)施檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，用“最優(yōu)化”的理念，對(duì)各家的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行分析，形成最佳方案，在單位標(biāo)準(zhǔn)工作程序中納入檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，將檔案管理整體水平提高。最后還要把八個(gè)納入做好：在工程建設(shè)工作計(jì)劃各項(xiàng)管理程序中納入項(xiàng)目文件材料的形成、整理、積累和歸檔工作；在技術(shù)管理和工程建設(shè)生產(chǎn)各個(gè)環(huán)境納入檔案工作；在工程領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和職責(zé)范圍中納入檔案工作；在合同管理制度中納入檔案工作，依法對(duì)檔案實(shí)施管理；在工程技術(shù)管理中納入檔案工作；在工程監(jiān)理制中納入檔案工作；在驗(yàn)收程序中納入檔案工作；在合同結(jié)算和質(zhì)量保證金中納入檔案工作。

四、引入信息技術(shù)開(kāi)展現(xiàn)代化檔案管理工作

現(xiàn)階段，人們的生活水平得到了顯著提高，而園林綠化工程的規(guī)模也變得越來(lái)越大，所以相應(yīng)的增加了各種檔案資料，同時(shí)我國(guó)現(xiàn)階段的檔案主要使用的是紙質(zhì)檔案，但紙質(zhì)檔案的整理工作具有十分大的勞動(dòng)強(qiáng)度。而借助計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行整理，可以省時(shí)又省力。在傳統(tǒng)的人工立卷工作中，立卷人立足于自己的理解分類文件，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但是由于每個(gè)人的理解都有所不同，對(duì)同一個(gè)文件的分類也不一樣，那么分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象也就在所難免，從而使案卷的質(zhì)量受到影響，不便于今后利用工作的順利開(kāi)展。所以應(yīng)根據(jù)新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不用對(duì)案卷標(biāo)題進(jìn)行擬定，將單位制定為件，不僅把人為因素對(duì)文件歸檔工作的影響降低了，同時(shí)還能使計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，將工作效率有效提高，實(shí)現(xiàn)了深化檢索、簡(jiǎn)化整理的目的。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)代園林綠化工程建設(shè)的企事業(yè)單位，應(yīng)著重將檔案管理意識(shí)提高，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性予以充分認(rèn)識(shí)，與工程進(jìn)度保持同步，對(duì)工程資料予以實(shí)時(shí)收集，并在第一時(shí)間做好歸檔，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，和相關(guān)部門(mén)積極溝通合作，使檔案管理工作水平得到大力提升，進(jìn)而充分發(fā)揮園林綠化工程檔案的作用。

【參考文獻(xiàn)】

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