淺談三個體系對檔案收集工作的指導(dǎo)

蔡婷婷

【摘要】關(guān)于檔案收集工作的三個體系理論，是我國檔案事業(yè)發(fā)展過程中不斷總結(jié)和概括出來的，指明了我國檔案工作的重要思想。本文在一定程度上，通過對于三個體系中所闡述的重要思想進(jìn)行一定的研究，提出關(guān)于檔案收集的看法和意見。

【關(guān)鍵詞】三個體系；檔案收集；指導(dǎo)

一、資源體系對于收集工作的指導(dǎo)

檔案的收集主要是將分散的檔案文件，放置到同一個文件夾里進(jìn)行保管。在檔案集中管理和檔案資源不斷開發(fā)的過程中，關(guān)于檔案收集的質(zhì)量影響到檔案收集活動的開展。如果檔案收集不完整，或者是檔案收集過程中無用的資料過多，就會導(dǎo)致整個檔案館藏的資料體系受到相應(yīng)的影響。在收集盡可能多的檔案過程中，要加強(qiáng)民生檔案，提高檔案資源的覆蓋率，保證人民的檔案有檔可查。

（一）建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源管理體系。黨的重要理念是為人民服務(wù)，人民群眾是國家發(fā)展的主人，也是國家發(fā)展的動力。中國共產(chǎn)黨發(fā)展和建設(shè)的最主要的宏觀理想就是建設(shè)每一個人自由、全面發(fā)展的共產(chǎn)主義社會。而覆蓋人民群眾的檔案體系，記錄了每一個人的生活，同時也和人民切實利益相關(guān)。涉及到每一個人的醫(yī)療、教育、就業(yè)、房產(chǎn)等一系列關(guān)于民生的價值文字。檔案體系的建設(shè)，覆蓋于社會的各個層面和各個階層，檔案體系如果不健全，就背離了我國檔案館的三個建設(shè)的初衷，也背離了國家建設(shè)過程中為人民服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)和以人為本的原則。

（二）加強(qiáng)對于檔案的收集。檔案主要來源于社會的各個階層的社會活動，記錄了活動的主要內(nèi)容，并且通過文字、圖片、音頻、視頻等方式保留和存在。在現(xiàn)行的檔案單位中會保存一段時間然后移交到下一個儲存檔案的地方。檔案館儲存的地方不僅僅在于單位，還有所有有價值保存檔案的地方。有的時候，有些個人的歷史檔案會散落在人民群眾手中，不具有很好的保管條件。

二、發(fā)展三個體系理論，加強(qiáng)檔案收集工作

檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)，收集的情況在一定程度上影響了檔案利用的效率。如果對于檔案收集的價值小、質(zhì)量差或者數(shù)量少，那么就很難從檔案中獲取他們所需要的信息，檔案收集工作并不是一個人可以控制的，為了方便社會各個方面對于檔案館的利用，應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案的收集。

（一）控制進(jìn)館數(shù)量。通常來說，檔案館中所儲存的檔案數(shù)量非常多，可以查詢到所需要查詢?nèi)说乃行畔ⅰ５菍嶋H上檔案館數(shù)量多，不能很好地保證檔案資源控制在一定范圍之內(nèi)。從檔案館的工作角度上來看，檔案資源越來越多，就需要提供更多的庫房，或者是加派人手，加強(qiáng)對于檔案工作的管理。因為檔案館所藏的檔案資料非常多，在海量的結(jié)果中逐一查詢，找到自己所需的檔案可能性較小，所以檔案館接收的過程中，只接收自己范圍之內(nèi)的檔案，不要隨意收集不屬于自己范圍之內(nèi)的檔案或者是漏掉接收范圍之內(nèi)的檔案。

（二）加強(qiáng)整理檔案收集的門類。檔案館如果要收集黨政相關(guān)的文書、關(guān)于科技、訴訟檔案以及專門檔案的時候，需要收集相關(guān)的文字、照片、音頻、研究報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等文件。所以檔案館在收集的過程中要提高收集的效率，加強(qiáng)對于收集門類的歸納整理。在檔案館收集的各類檔案中，要對于本地區(qū)的變化、歷史沿襲、文化等重大事件的檔案進(jìn)行分門別類的歸納和整理。無論是對于人民群眾、醫(yī)療衛(wèi)生、教育都要進(jìn)行分類整理。檔案在收集過程中，要以記錄保障服務(wù)民生為主要的存儲方向，加強(qiáng)對于檔案工作的收集和開展。

三、加強(qiáng)檔案工作收集的安全體系建設(shè)

檔案的安全關(guān)系到檔案收集的方方面面，維護(hù)檔案的安全就需要建設(shè)相應(yīng)的管理手段和技術(shù)方法手段。防止檔案存在損壞或者人為破壞的現(xiàn)象，盡量延長檔案儲存的壽命，確保檔案可以在合理的利用范圍之內(nèi)。保證機(jī)密的檔案，不會存在泄漏的情形，在一定范圍之內(nèi)加強(qiáng)對于檔案的利用和儲存。檔案管理工作人員，可以借助相應(yīng)的管理方法，防止檔案材料會受到損害的現(xiàn)象，延長檔案儲存的壽命。在檔案管理過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對于以下幾個方面的管理。

（一）加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的培訓(xùn)。檔案工作管理者應(yīng)該明確自己在檔案管理過程中所具備的責(zé)任。要嚴(yán)格按照檔案管理的相應(yīng)規(guī)范，加強(qiáng)對于自己行為的監(jiān)管，提高自身的管理素質(zhì)。同時在檔案管理過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案工作人員的培訓(xùn)，相關(guān)管理人員不能亂涂、亂畫，要保持檔案的原貌。不能出現(xiàn)以權(quán)謀私、亂用檔案、泄露檔案機(jī)密等現(xiàn)象。檔案資源內(nèi)容紛繁多樣，所以檔案工作管理人員應(yīng)該科學(xué)地對于檔案的潛在價值進(jìn)行判斷。工作人員除了需要增強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)之外，還需要積極加強(qiáng)對于知識的儲備，了解歷史、地理、行政管理等知識。管理人員要科學(xué)公正的，加強(qiáng)對于每一份檔案的儲存和統(tǒng)計。

（二）加強(qiáng)檔案的異地備份和數(shù)字化備份。隨著檔案的不斷完善，很多時候檔案管理的安全性，受到了人為和自然因素的影響。人為的因素還可以進(jìn)行監(jiān)管，但自然的因素在一定程度上就無法控制，安全問題導(dǎo)致檔案付出的代價是不可估量的。例如2008年汶川發(fā)生的地震，導(dǎo)致四川省的檔案館事業(yè)受到了重創(chuàng)。為了加強(qiáng)對于檔案的管理，就需要在檔案被收進(jìn)館時，對于珍貴的資料和利用率較高的資料，加強(qiáng)數(shù)字化的管理和數(shù)字化的保存。

四、結(jié)束語

現(xiàn)代化社會不斷發(fā)展的過程中，檔案儲存作用非常重要。這也要求我國檔案館應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作三個體系的理解。我國檔案工作者應(yīng)該具備三個體系的思想，并且將相關(guān)體系融入到檔案工作的環(huán)節(jié)，推動檔案工作和檔案工作事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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