論煙臺開發(fā)區(qū)檔案管理工作

李紅霞

【摘要】伴隨著開發(fā)區(qū)的快速發(fā)展和全面提升，檔案管理工作顯的尤為重要，要實現(xiàn)開發(fā)區(qū)檔案工作的持續(xù)發(fā)展，就必須不斷加強檔案管理工作，以便使開發(fā)區(qū)的檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于經(jīng)濟社會發(fā)展的步伐。

【關(guān)鍵詞】開發(fā)區(qū)；檔案管理；工作改進

煙臺經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)（簡稱煙臺開發(fā)區(qū)）于1984年10月經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)設(shè)立，1985年3月動工建設(shè)，是全國首批14個國家級開發(fā)區(qū)之一。管轄面積360平方公里，總?cè)丝?0萬。經(jīng)過34年的建設(shè)，開發(fā)區(qū)在政治、文化、教育、科技、衛(wèi)生、宗教、對外貿(mào)易、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面有了飛速發(fā)展，同時也直接形成了對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。并根據(jù)實際工作需要，劃分為：文書檔案、城市建設(shè)檔案、專門檔案（人事檔案、會計檔案、民事檔案、黨群學(xué)習(xí)檔案等），它們是機關(guān)、企事業(yè)工作活動的真實記錄，是生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)。但隨著經(jīng)濟發(fā)展與改革的不斷深化，檔案管理工作也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，加強檔案管理，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，提高計算機信息化建設(shè)，加強檔案工作規(guī)范，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新檔案服務(wù)機制等是擺在我們面前亟待解決的問題。因此，需要創(chuàng)建一種新的檔案管理模式，來適應(yīng)煙臺開發(fā)區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的需要。

一、煙臺開發(fā)區(qū)機關(guān)檔案管理中存在的問題

（一）電子公文管理較弱。隨著電子政務(wù)全面推進和辦公自動化水平的提高，公文傳輸系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，開發(fā)區(qū)機關(guān)、企事業(yè)及駐區(qū)各部門每年形成的電子公文越來越多，這些電子公文的歸檔與接收，錄入與檢索不僅是一個單位檔案硬件設(shè)施的體現(xiàn)，更體現(xiàn)了檔案工作人員的綜合素質(zhì)。如何做好檔案自動全文存儲與檢索，檔案自動標(biāo)引，計算機輔助立卷，檔案自動編目等工作，是傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化信息化檔案管理模式轉(zhuǎn)變的一個過程，需要的不僅僅是硬件設(shè)備的投入，更是一個單位領(lǐng)導(dǎo)是否重視，單位檔案工作人員工作能力的問題。

（二）體系設(shè)計不科學(xué)。雖然各部門都配備了檔案人員，但其同時兼任收發(fā)、打字、內(nèi)勤、信訪等工作，從事檔案業(yè)務(wù)工作的時間和精力得不到保證，檔案業(yè)務(wù)水平得不到提高，加之檔案工作清苦、繁瑣且不能在短時期內(nèi)體現(xiàn)工作成效，檔案從業(yè)人員往往不能安心工作。由于政府或單位有限的檔案管理資源（包括人力資源、財力資源和物力資源等）的分散使用，使檔案工作不能得到長期有效的發(fā)展。

（三）檔案信息化程度低。目前，只有機關(guān)、事業(yè)及銀行等各條件較好的單位配置了檔案管理軟件，還有一部分企業(yè)因為不重視或不愿意投入檔案軟件的購入，而處于停滯不前狀態(tài)，即便使用了管理軟件，也僅限于文件錄入、目錄打印等，因單機版的管理軟件在功能上有一定的局限性，各部門形成的電子文檔無法掛接，檔案的檢索功能不能有效實現(xiàn)。

（四）檔案信息共享程度較低。開發(fā)區(qū)是小政府，大社會，不僅有機關(guān)事業(yè)單位，更有包括韓國、日本、德國等外企，在檔案的管理、檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及檔案信息錄入上有所不同，這就造成檔案管理在時間、標(biāo)準(zhǔn)、信息錄入等方面有所不同，導(dǎo)致各開發(fā)區(qū)檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)之間存在壁壘，相互間的共享程度很低，成為了一個個的“信息孤島”。與此同時，也影響了政府信息和檔案的公開和利用。

（五）檔案管理規(guī)范有待健全完善。現(xiàn)在檔案管理處于傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化檔案管理模式轉(zhuǎn)變時期，如何加快檔案信息化管理，統(tǒng)一各單位電子文件歸檔，完善各單位檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)與步驟、電子檔案的安全與保密等都是有待解決的問題，

二、煙臺開發(fā)區(qū)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低。煙臺開發(fā)區(qū)檔案管理工作進行的過程中，存在一個問題是硬件管理水平得到了很大的提升，但是與硬件水平相適應(yīng)的軟件水平在構(gòu)建中卻存在很大的出入。當(dāng)前，在檔案管理工作進行的過程中，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的創(chuàng)新改進是非常重視的，且能夠制定整體管理改進的規(guī)劃方案和相關(guān)指導(dǎo)工作，但是從中層規(guī)劃到基層執(zhí)行等層面上卻發(fā)生了嚴(yán)重的偏離，如檔案管理工作人員的工作態(tài)度不端正、工作效率低，在實際的工作中，主觀能動性不能有效發(fā)揮出來，那么將會嚴(yán)重影響到整體檔案管理工作的創(chuàng)新進行。

（二）檔案信息化建設(shè)程度較低。當(dāng)前，煙臺開發(fā)區(qū)檔案管理工作在創(chuàng)新改進的過程中，在面對大量的檔案管理數(shù)據(jù)增加和質(zhì)量不斷提升的前提下，必須能夠有效地進行檔案的信息化建設(shè)。而且，開發(fā)區(qū)的生產(chǎn)生活對于信息化的建設(shè)應(yīng)用相比其他地區(qū)而言，整體的信息化建設(shè)水平是相對較高的。但是，由于信息化建設(shè)需要硬件設(shè)施、軟件設(shè)施，尤其是專業(yè)信息化人員隊伍的建立。雖然上級給予了一定的資金、政策支撐，但是縱觀實際的信息化建設(shè)而言，檔案管理所涉及的層面和難度點較多，信息化建設(shè)未能夠統(tǒng)籌規(guī)劃和改進，直接導(dǎo)致了信息化建設(shè)出現(xiàn)混亂的局面，未能夠最大限度發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

（三）檔案管理獎懲機制需要進一步加強建設(shè)。信息化技術(shù)和現(xiàn)代化檔案管理工作在煙臺開發(fā)區(qū)檔案管理工作中的應(yīng)用，要求在檔案管理工作細(xì)化的過程中，必須不間斷強化檔案管理獎懲機制的建立，以此能夠為各方面細(xì)化機制工作的進行發(fā)揮有效的激勵作用。

三、檔案管理工作問題改進措施分析

（一）強化系統(tǒng)化教育培訓(xùn)，提升工作人員的綜合素質(zhì)。煙臺開發(fā)區(qū)檔案管理工作改進的過程中，必須配備專業(yè)化的檔案管理人員隊伍。就這一方面而言，在實際進行的過程中，檔案管理人員能夠通過系統(tǒng)化的教育培訓(xùn)工作的進行，不斷提升專業(yè)工作人員的工作素質(zhì)和工作水平，以此為檔案管理工作的進行發(fā)揮重要的激勵促進作用。首先，能夠組建專業(yè)化的檔案管理人員隊伍，堅決避免像過去一樣從各單位抽調(diào)檔案文秘，臨時或兼職去整理歸納檔案的工作做法，保證檔案工作人員隊伍建設(shè)的穩(wěn)定性。其次，積極引進高校專業(yè)化的檔案管理畢業(yè)人才，保證人才隊伍建設(shè)，避免當(dāng)前檔案管理工作過于被動的問題存在。最后，強化檔案管理績效管理工作的改進，提高檔案管理人員的積極性和主動性。

（二）強化資金支撐，提高檔案的信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)工作進行的過程中，在強有力的資金支撐下進行相關(guān)的工作是非常重要的。首先，要求檔案工作人員的專業(yè)業(yè)務(wù)水平和工作能力能夠得到提高，改變過去傳統(tǒng)的檔案管理工作思想，提高工作人員的專業(yè)業(yè)務(wù)適應(yīng)能力，提供平臺和機會支撐，促使工作人員能夠主動接受專業(yè)化繼續(xù)教育。其次，針對工作人員提高工作時所需的相關(guān)科學(xué)知識的補充與更新，檔案館加強了計算機、檔案軟件、信息技術(shù)等相關(guān)學(xué)科的培訓(xùn)，檔案管理人員經(jīng)過培訓(xùn)可以靈活運用到實際工作中，提高了工作人員的專業(yè)化實踐能力。

（三）嚴(yán)格獎懲機制建立，建立有效的激勵機制。首先，強化獎懲機制的細(xì)化工作，針對不同的問題設(shè)置不同的獎懲條例和獎懲規(guī)范，尤其是對于一些細(xì)小問題的獎懲范圍的嚴(yán)格規(guī)劃。其次，獎懲機制的建立必須建立相配套的第三方監(jiān)督機制，只有在監(jiān)督作用有效發(fā)揮的基礎(chǔ)上，保證獎懲機制能夠有效落實到實際工作中，為工作人員相關(guān)工作的進行提供有效的激勵支撐作用。

（四）科學(xué)化的建立檔案管理的現(xiàn)代化制度。煙臺區(qū)檔案管理工作創(chuàng)新進行的過程中，必須在現(xiàn)代化的檔案管理制度的構(gòu)建基礎(chǔ)上進行一系列的檔案管理工作。而在規(guī)范檔案管理工作進行的過程中，首先，應(yīng)該不斷強化檔案材料收集的規(guī)范化整理，利用信息化技術(shù)對檔案資料進行有效的整理分析，保證檔案資料存儲的完整性。其次，應(yīng)該保證檔案管理的各項基礎(chǔ)設(shè)施能夠完善化建設(shè)。在基礎(chǔ)設(shè)施科學(xué)運用的基礎(chǔ)上，保證檔案管理工作材料整理收集系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等工作，使之更加規(guī)范化，程序化。最后，在檔案管理系統(tǒng)化制度建設(shè)的過程中，必須不斷強化監(jiān)督管理作用的嚴(yán)格發(fā)揮，能夠不斷強化檔案管理各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督追蹤管理，做好登記審批制度，以此保證檔案管理工作向著科學(xué)化的方向進行。

四、小結(jié)

綜上所述，煙臺開發(fā)區(qū)檔案管理工作改進的過程中，針對當(dāng)前檔案管理存在的問題，能夠從強化信息化建設(shè)水平、強化獎懲機制的建立以及提高人員的專業(yè)化素質(zhì)水平、系統(tǒng)化地建設(shè)檔案管理制度等方面整體上提升整個煙臺區(qū)開發(fā)檔案管理的工作水平。

【參考文獻】

[1]武曉玲.開發(fā)區(qū)人事檔案管理機制與管理理念創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2015（s4）.