基于課題管理的科研項目檔案規(guī)范化分析

沈銘慧

【摘要】科研計劃項目在立項、研發(fā)和應(yīng)用環(huán)節(jié)會產(chǎn)生大量的科研項目檔案，這些檔案是對科技發(fā)展進(jìn)程的一種記錄，能夠為后續(xù)科研計劃的制定和落實提供參考，應(yīng)該得到有效管理。本文從課題管理角度，對科研項目檔案的規(guī)范化管理進(jìn)行了分析和研究。

【關(guān)鍵詞】課題管理；科研項目檔案；規(guī)范化管理

當(dāng)前，我國在項目檔案管理方面存在一些問題，影響了檔案管理的規(guī)范性和有效性，也影響了檔案資料的合理利用。課題制管理模式的出現(xiàn)，為科研項目檔案管理工作提供了參考依據(jù)，能夠推動檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，提升檔案管理水平和效果，在保障國家科技資源等方面發(fā)揮著積極作用。

一、課題制管理模式概述

（一）內(nèi)涵。課題制管理主要是依照擇優(yōu)支持、公平競爭的基本原則，確定相應(yīng)的科研課題，將課題作為研究重心，設(shè)置專業(yè)課題小組，開展課題組織、課題管理和課題研究等相關(guān)活動的科研管理制度，常被應(yīng)用于國家財政撥款支持的各類科研計劃項目中。與傳統(tǒng)管理模式相比，課題制管理模式促進(jìn)了科技管理體制、科技項目內(nèi)容和科技項目驗收標(biāo)準(zhǔn)等的轉(zhuǎn)變，打破了人員、單位與專業(yè)的限制，不僅管理水平更高，資源配置更優(yōu)，也更加符合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的一般規(guī)律，而且在長期的運營過程中，逐步形成了完善的課題招標(biāo)、網(wǎng)上審核、中介評估、節(jié)點撥款和監(jiān)督管理機(jī)制。

（二）影響。課題制管理模式對于科研項目檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三個方面：一是責(zé)任主體改變。在以往科研項目檔案管理中，政府主管部門一般都是針對具體項目的管理，由科研單位發(fā)出申請，主管部門審核通過后，單位承接科研任務(wù)，在這種情況下，主管部門與承接單位既是檔案形成主體，也是檔案歸檔責(zé)任主體。課題制管理模式下，相關(guān)課題責(zé)任人在計劃任務(wù)及預(yù)算范圍內(nèi)有著自主權(quán)，而對應(yīng)主管部門的工作重心不再是具體項目管理，而是負(fù)責(zé)相關(guān)機(jī)制與規(guī)則的制定，以及對于項目執(zhí)行過程的監(jiān)督管理，可以委托具備相關(guān)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)開展招標(biāo)、監(jiān)理等活動。科研計劃項目中，研究性檔案的形成主體是課題組，管理性檔案的形成主體則是主管部門、中介機(jī)構(gòu)和課題組等。二是檔案內(nèi)容改變。傳統(tǒng)科研項目檔案管理內(nèi)容包括準(zhǔn)備、科研、鑒定、成果申報以及應(yīng)用轉(zhuǎn)化五個環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，課題制管理則主要集中在前面三個環(huán)節(jié)，成果申報和應(yīng)用轉(zhuǎn)化由其他部門負(fù)責(zé)，檔案內(nèi)容包括了構(gòu)建立項審批機(jī)制及預(yù)算管理機(jī)制，還應(yīng)該對監(jiān)督管理機(jī)制進(jìn)行完善，根據(jù)科研項目的內(nèi)容來對管理內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。在管理環(huán)節(jié)，應(yīng)該適當(dāng)拓展文件資料收集的范圍，包括名稱、評審意見、審計情況、監(jiān)督情況等。三是檔案載體改變。傳統(tǒng)科研項目檔案的載體多是紙張，在長期的管理過程中形成了完善的管理規(guī)范，而課題制管理模式下，項目管理采用的多是網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理方式，能夠顯著提升工作效果，實現(xiàn)規(guī)范化管理，而在管理過程中，會產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，與紙質(zhì)文件存在密切管理，載體的變化要求相關(guān)部門必須對管理策略進(jìn)行創(chuàng)新。

二、基于課題管理的科研項目檔案規(guī)范化管理策略

在課題制管理模式背景下，科研項目檔案想要實現(xiàn)規(guī)范化管理，需要采取切實可行的措施和方法。

（一）明確檔案管理職責(zé)。首先，應(yīng)該對歸檔職責(zé)進(jìn)行明確。在科研項目檔案管理中，項目管理部門應(yīng)該在項目落實過程中產(chǎn)生的各類文件資料進(jìn)行收集和歸檔，確保項目完成并且驗收合格后，能夠依照相關(guān)要求，將文件資料移交到相應(yīng)的檔案管理平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，檔案的移交必須保證完整性和及時性。課題負(fù)責(zé)人需要安排專人做好科研成果整理和歸檔移交工作，確保其能夠?qū)ψ约赫沓龅臋n案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。項目依托單位需要嚴(yán)格履行自身的監(jiān)管和指導(dǎo)責(zé)任，完成項目驗收后，及時做好課題組移交檔案的接收和管理，為后續(xù)的利用提供便利。其次，檔案實施合約中應(yīng)該適當(dāng)增加關(guān)于歸檔的條款，在相關(guān)合同中對項目檔案的收集、整理和歸檔提出合理要求，確保檔案歸檔工作能夠做到有規(guī)可依，有章可循，對科研項目研究性檔案的歸檔工作進(jìn)行有效管理。最后，應(yīng)該對檔案部門的監(jiān)管職責(zé)進(jìn)行明確，確保本單位各級檔案管理部門都能夠充分發(fā)揮自身作用，充分體現(xiàn)分級管理，明確各自的工作中心。例如，科研項目檔案的宏觀管理由檔案行政管理部門負(fù)責(zé)，切實做好科研項目檔案的監(jiān)管和定期檢查工作；一些重大科研項目的驗收與鑒定工作應(yīng)該交給市級或者區(qū)級檔案行政管理部門，嚴(yán)格依照有關(guān)規(guī)范，完成項目檔案驗收，驗收通過后需要出具相應(yīng)的認(rèn)可文件，并將文件回饋給項目相關(guān)單位。

（二）完善檔案管理制度。科研項目檔案管理需要在課題制管理模式的基礎(chǔ)上，依照檔案管理的具體要求，對檔案管理制度進(jìn)行健全和完善。如果需要對檔案管理辦法進(jìn)行修訂，科研部門應(yīng)該加強(qiáng)與檔案管理部門的合作，做好溝通交流，在管理制度中對檔案管理的要求進(jìn)行明確，落實相關(guān)主體歸檔責(zé)任，將檔案管理作為科研工作的一個重要內(nèi)容。而在對檔案管理規(guī)范進(jìn)行制定的過程中，應(yīng)該參考項目管理相關(guān)政策，提出具體管理要求，對檔案鑒定、檔案驗收、檔案保管、歸檔范圍等進(jìn)行細(xì)化，確保其能夠與課題制管理辦法保持一致性，推動檔案管理工作的順利落實。

（三）優(yōu)化檔案歸檔范圍。之前也提到，課題制管理模式使得檔案管理的內(nèi)容和流程都出現(xiàn)了很大變化，要求項目檔案管理部門必須對文件歸檔范圍進(jìn)行適當(dāng)優(yōu)化和調(diào)整，確保檔案管理的有效性。具體來講，一是應(yīng)該適當(dāng)增加能夠?qū)φn題制管理全貌進(jìn)行反映的綜合性文件，包括績效評估文件、立項指南等。二是應(yīng)該增加項目管理過程中產(chǎn)生的關(guān)鍵性文件，包括項目進(jìn)展評估、信用考評、經(jīng)費審計、專家評審等文件。三是應(yīng)該重視研究性檔案歸檔工作，在原本工作報告和技術(shù)報告的基礎(chǔ)上，增加成果專利、檢測報告等文件。

（四）重視項目節(jié)點監(jiān)管。在項目管理中，節(jié)點撥款制度是一種非常重要的制約措施，能夠?qū)崿F(xiàn)對科研項目實施進(jìn)展的有效監(jiān)督，對執(zhí)行困難的課題做出相應(yīng)調(diào)整，這樣一方面可以保證項目的按時完成，另一方面也能夠減少資金浪費問題。因此，項目檔案管理工作應(yīng)該重視節(jié)點監(jiān)管，利用項目中一些比較重要的節(jié)點，如合同項目轉(zhuǎn)正節(jié)點、項目年度檢查節(jié)點、項目驗收審核節(jié)點等，針對項目檔案的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)管，以此來保證歸檔效果。節(jié)點監(jiān)管過程中，需要強(qiáng)調(diào)項目驗收節(jié)點的歸檔控制，確保在開展項目驗收工作前，必須首先做好歸檔文件驗收，對于沒有經(jīng)過檔案驗收，或者檔案驗收不合格的科研計劃項目，應(yīng)該避免進(jìn)行驗收或者鑒定工作。可以將歸檔文件驗收作為項目驗收、科研成果申報的前提條件，從科研管理和檔案管理兩方面做好嚴(yán)格把關(guān)，確保科研項目檔案的完整性和規(guī)范性。

三、結(jié)語

總而言之，無論是對于工程建設(shè)項目還是科研計劃項目，檔案管理都是一個非常重要的內(nèi)容，關(guān)系著項目驗收和后續(xù)科研工作的順利進(jìn)行，必須得到足夠的重視。針對傳統(tǒng)科研檔案管理中存在的缺陷和問題，可以在檔案管理中引入課題制管理模式，采取切實可行的措施和方法，保證科研項目檔案管理的規(guī)范性和有效性，以此推動我國科研工作的穩(wěn)定健康發(fā)展。

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