計量標準文件集的動態(tài)管理實踐探討

凌珊

【摘要】通過介紹計量標準文件集的分類和特點，探討對文件集的動態(tài)管理方式，使計量標準保持良好的技術(shù)狀態(tài)，為法定計量檢定機構(gòu)等建標單位提供質(zhì)量保障。

【關(guān)鍵詞】文件集；管理；動態(tài)

計量標準文件集是計量標準考核中必不可少的一部分，同時也是法定計量檢定機構(gòu)等建標單位質(zhì)量管理體系中一個重要的組成部分，如何科學、有效地對其進行管理，為確保量值傳遞提供重要的保障措施，使計量標準保持良好的技術(shù)狀態(tài)，是值得各法定計量檢定機構(gòu)、計量標準管理部門重視的問題。

一、文件集概述

文件集是關(guān)于計量標準的選擇、批準、使用和維護等方面的文件集合，是JJF1033《計量標準考核規(guī)范》在2008版中引入的管理理念，也是原計量標準檔案的延伸，這里面共包含18個方面的內(nèi)容，在JJF1033《計量標準考核規(guī)范》的2016版中，僅對部分內(nèi)容作了調(diào)整和擴充，如明確了《計量比對報告》等技術(shù)資料可以作為計量標準具有相應能力的證明文件等等，使其更具有操作性。文件集具有以下特點：1.文件種類繁多；2.保存地點可以自行安排；3.保存的方式允許多樣化；4.確保所有文件完整、真實、正確和有效。本文結(jié)合本單位計量標準文件集管理工作的實踐經(jīng)驗，從文件集的分類和各自的特點，談談對計量標準文件集的動態(tài)管理。

二、 文件的分類

JJF1033-2016規(guī)定，每一項計量標準文件集中應當包括18個方面的文件，分別為：1.計量標準考核證書（如果適用）；

2.社會公用計量標準證書（如果適用）；3.計量標準考核（復查）申請書；4.計量標準技術(shù)報告；5.檢定或校準結(jié)果的重復性試驗記錄；6.計量標準的穩(wěn)定性考核記錄；7.計量標準更換申報表（如果適用）；8.計量標準封存（或撤銷）申報表（如果適用）；9.計量標準履歷書；10.國家計量檢定系統(tǒng)表（如果適用）；11.計量檢定規(guī)程或計量技術(shù)規(guī)范；12.計量標準操作程序；13.計量標準器及主要配套設(shè)備使用說明書（如果適用）；

14.計量標準器及主要配套設(shè)備的檢定或校準證書；15.檢定或校準人員能力證明；16.實驗室的相關(guān)管理制度；17.開展檢定或校準工作的原始記錄及相應的檢定或校準證書；18.可以證明計量標準具有相應測量能力的其他技術(shù)資料（如果適用）。當有些文件對于該項計量標準不適用時，可以不包含這些文件。如新建計量標準，文件集中可不包含計量標準考核證書和社會公用計量標準證書；一些操作簡單的計量標準器或主要配套設(shè)備，如電子秒表、容量瓶等，可不配備使用說明書。18個文件大致可分為三類：第一類：證書/證件類。如計量標準考核證書、社會公用計量標準證書、標準器及主要配套設(shè)備的檢定或校準證書、人員資格證明等，具體為序號1、2、14、15。這類文件是行政部門頒發(fā)的證書和計量技術(shù)機構(gòu)出具的溯源證書，具有一定的周期性和有效期，只有一份原件，卻調(diào)用頻率高，使用人員多，涉及范圍廣。第二類：表格類。如計量標準考核（復查）申請書、計量標準技術(shù)報告、檢定或校準結(jié)果的重復性試驗記錄等，具體為序號3-9。這類文件是JJF1033-2016規(guī)定或提供參考的表格，由計量標準負責人填寫和更新。而計量標準負責人通常為專業(yè)室的一線技術(shù)人員，因此原件應保存在專業(yè)室，方便計量標準負責人管理和取用。第三類：其他體系文件類。如國家計量檢定系統(tǒng)表、計量檢定規(guī)程或計量技術(shù)規(guī)范、計量標準操作程序等，具體為序號10-13、16-18。此類文件是規(guī)范性文件，是一個計量技術(shù)機構(gòu)質(zhì)量體系有效運行的重要支撐，一經(jīng)發(fā)布必須嚴格遵守、執(zhí)行。因此這類文件應具有公開、易于獲取的特點，并保證版本的有效性。

三、文件的動態(tài)管理

以往，有些建標單位把所有的材料都以紙質(zhì)的方式放在計量標準檔案盒中，而一些考評員為了查看方便，也向建標單位提出此類要求。如今，隨著信息管理系統(tǒng)（LIMS）的廣泛應用，一些評審準則和考核規(guī)范也在逐步地進行調(diào)整，允許文件以不同形式的載體存儲，這給文件管理部門帶來了極大的方便。

因此，文件的保存可以同時以紙質(zhì)的和電子版的同時進行，且不同類型的文件存在于不同的檔案盒中，更易于分清管理職責。如證書/證件類的文件，由計量標準管理部門負責維護；而體系文件的發(fā)布、領(lǐng)用、作廢均應受控，并保證使用人員易于獲取，因此也應由管理部門負責控制。鑒于一臺設(shè)備可供多人使用、一個項目有多位人員具備資質(zhì)，因此表格類文件應由指定的負責人記錄和更新。

文件集中的文件不管以何種形式保存，都應能在統(tǒng)一的渠道獲取其中的文件。信息管理系統(tǒng)（LIMS）就幫助我們實現(xiàn)了這一功能。管理部門可以將證書/證件類文件掃描上傳至系統(tǒng)，表格類文件可由專業(yè)室技術(shù)人員通過掃描、拍照等方式上傳至系統(tǒng)，體系文件可由管理部門在系統(tǒng)中發(fā)布有效版本，并記錄領(lǐng)用人員的有關(guān)信息……對于具有周期性特點的證書/證件類文件，還可以在系統(tǒng)中設(shè)置提醒功能，實現(xiàn)計量標準器和配套設(shè)備的按期送檢提醒、計量標準到期復查提醒、受控文件回收通知等。不同的人員負責維護和更新系統(tǒng)中的不同模塊，如設(shè)備模塊、體系文件模塊、人員模塊……計量標準模塊與各相關(guān)模塊鏈接，一個模塊內(nèi)容更新，計量標準模塊相應的內(nèi)容也同步更新，實現(xiàn)計量標準的動態(tài)管理，不僅減少了錯漏，還極大地減輕了以往一個計量標準管理員對所負責的計量標準文件集中18個文件持續(xù)更新的繁瑣工作。

四、結(jié)束語

文件集是計量標準考核和法定計量檢定機構(gòu)考核的重要內(nèi)容之一；實現(xiàn)對文件集的動態(tài)管理，對計量技術(shù)機構(gòu)，尤其是法定計量檢定機構(gòu)的質(zhì)量管理有著舉足輕重的意義，不僅有助于提高一線技術(shù)人員對記錄和文件控制重要性的認識，還積極推動質(zhì)量管理體系有效運行，提高機構(gòu)的管理水平。