辦公室公文寫作應把握的幾個問題

徐云飛

【摘要】公文在政府機關、企事業(yè)單位日常工作中起著重要的作用，辦公室承擔大量的公文起草工作。要做好辦公室公文寫作，應當把握好“了解領導意圖、緊扣受眾需求、對公文進行構思概括”等方面的問題。

【關鍵詞】公文寫作；把握；問題

中國自古重視文字工作。鄧小平說，與“召開會議”和“個別談話”相比，“實現(xiàn)領導最廣泛的方法是用筆桿子”。在辦公室工作實踐中，文字工作是與其他工作分不開的。領導講話需要文字，制發(fā)文件需要文字，信息督查需要文字，請示報告需要文字，總結部署工作也需要文字。可以說，政務工作離開了文字工作不能運轉，文字工作跟不上會拖累政務工作，文字工作出問題會影響政務工作。

辦公室承擔大量的文字工作。起草一篇公文，總體要求是符合黨和國家的路線方針政策，符合上級機關的指示精神和安排部署，完整準確地體現(xiàn)發(fā)文機關和領導同志的意圖，全面客觀地反映實際情況，提出或制定的措施切實可行。在具體寫作過程中，也應當注意要主題突出，觀點鮮明，結構合理，條理清晰，表述準確，文字精煉。要做到以上幾個方面，在公文起草工作中要注意把握好以下幾點。

一、知意圖

領導機關或領導同志的意圖就是公文的主題，決定了公文要表達的立場、觀點和意見等。領會好了意圖，就把握了主題和方向，起草的文字材料就不會偏離主題，才能夠達到公文的預期效果；如果意圖領會錯了，就會“下筆千言，離題萬里”，領導機關或領導同志的意圖也無法得到充分的貫徹，所以必須準確領會和把握領導意圖。領導意圖包括顯意識、潛意識、未意識。顯意識就是領導對有關問題或有關問題的某些方面考慮得很成熟，比較清晰的意圖。潛意識是領導對有關問題或有關問題的某些方面有一定的考慮，但還需進一步深化的原則性意圖。未意識是領導暫時還沒有考慮到的有關問題或有關問題的某些方面，需要補充的意圖。

要理解、領會好這些領導意圖，必須圍繞公文中心思想，對領導意圖進行系統(tǒng)化處理：明確顯意識、挖掘潛意識、補充未意識。也就是說，對顯意識，要全面準確地體現(xiàn)在公文中；對潛意識，要順藤摸瓜，進一步挖掘、延伸、深化，把問題弄清楚，形成完整的觀點或闡述；對未意識，要主動思考，補充到公文中，進一步完善公文的結構、層次、邏輯等方面的要素。

二、扣需求

需求既和公文的主題有關，又和公文的主要內(nèi)容有關。我們在回復上級時要扣上級的需求；申請上級批示，向下級發(fā)布文件、通知時要扣實際工作的需求；寫領導講話要扣會議、聽眾的需求。一篇文章、一個講話能否產(chǎn)生好的反響，關鍵在于講的問題是否是大家最關心、最感興趣、最想知道的問題，所講的問題能否撥動讀者或者聽眾的心弦，使他們產(chǎn)生觸動和共鳴。

要了解需求，必須對所起草的材料有宏觀的認識，對這篇公文所涉及工作的背景、形勢、經(jīng)驗教訓、使用者、受眾等有充分的認識。比如我們在向上級報送材料時，必須認真閱讀、領會上級有關通知要求，針對上級的要求報送有關情況；領導面向基層講話時，必須緊扣基層的需求，圍繞工作主題，緊跟當前形勢，闡明相關的熱點、難點問題，解決基層關心的問題；總結部署本部門本單位工作時，必須深入調(diào)查研究，掌握第一手資料，總結經(jīng)驗，查擺問題，為總結部署工作打下良好的基礎。

三、會構思

“有物有序”是古人寫文章遵循的兩條基本要求，“有物”就是要有內(nèi)容，“有序”就是要有條理。構思就是對公文結構、內(nèi)容、表述方式等的整體構思。拿到一份文稿材料的任務，不能沒有構思就下手。一篇文章的主要時間應該在構思上，古人說“袖手于前，方能疾書于后”。例如“初唐四杰”之一的王勃，寫作前總愛先蒙頭大睡，睡醒后方展紙搦毫而寫，一揮而就。其實，王勃的“大睡”是假，“大思”是真，因為有了“睡”中的反復思考，爛熟于心，才能有“醒”來后的文如泉涌。假如他真的是“大睡”，恐怕醒來后等待他的不但不是“一揮而就”，而可能是“一籌莫展”了。

下筆起草前，要先對公文整體進行構思，包括對主要內(nèi)容、結構安排、層次劃分等進行通盤思考，圍繞公文的主題和內(nèi)容，積極調(diào)動思維和知識儲備，就公文的立意、布局、素材等列好寫作提綱，做到成竹在胸，就像工程施工一樣先畫好“藍圖”，再“按圖施工”，這樣才不至于搞成“三邊工程”（邊立項，邊設計，邊施工）。構思公文時要注重內(nèi)容的邏輯性和條理性，合理劃分結構、段落、層次，避免在一個段落里講好幾個意思，或者在幾個段落里都講同樣的意思，使文章條理清晰，邏輯合理，這樣才能讓人對公文或講話印象深刻。

四、善概括

概括包括對理論的概括、對材料的概括和對語言的概括。

任何一個觀點，都需要理論的支撐，做到有理論依據(jù)，這是決定一篇文稿是否有深度的重要因素。在公文起草中，不需要復雜高深的理論，但是我們論述工作中的思路、做法等時，也必須要有例如哲學、社會學、管理學等方面的理論依據(jù)。如果缺乏理論依據(jù)，我們的工作就成了蠻干、亂干。因此，我們需要了解一些辯證唯物主義、歷史唯物主義等理論的基本觀點，對于我們理解有關問題，寫好文稿具有重要的理論指導意義。同時，也要善于從實際工作中總結提升，把具體問題抽象化，把實踐中的經(jīng)驗做法升華為理論，體現(xiàn)出公文的思想性。

對材料進行加工，需要去蕪存菁，刪繁就簡。寫作公文時，要善于在紛繁復雜的事物中抓住事物的本質，舉一反三，把零散的認識匯總成系統(tǒng)認識，把感性認識上升為理性認識。例如我們在撰寫本部門本單位工作總結時，通常需要下級單位提供一些基礎數(shù)據(jù)、工作情況等材料?；A材料有了，不能簡單地匯總到一起，還需要對材料進行概括、提煉、加工，把我們需要的材料留下，把不需要的剔除。對留下的材料再進行歸納、分類、合并等處理，應用到公文中去。

公文的語言是規(guī)范的語言，寫作公文時需要對語言進行概括。領導講話、公文等文字材料的寫作不同于其他文學藝術作品，不需要跌宕起伏的故事情節(jié)、細致入微的感情描寫，也不需要華麗的辭藻、晦澀難懂的道理。因此，語言要規(guī)范、簡練、樸實、莊重。語言的概括就是對語言化繁為簡，要求文風要樸素，語言要成熟，用詞講分寸。

五、多推敲

文字工作責任重大，白紙黑字，不容有失。文件更是“紅頭紅章”，具有很強的權威性、嚴肅性。因此，文字工作不僅是語言技巧問題，更是政治責任心問題。往小處說是“不留后遺癥”，往大處說是要“能經(jīng)得起歷史的檢驗”。因此，辦公室文字工作人員應當對每一篇公文都樹立“精品”意識，精益求精，努力打造精品?！拔恼虏粎挵倩馗摹保淖植牧夏贸龀醺搴?，要逐字逐句地反復推敲，反復修改。有時也可與其他同志一起探討，請其他同志幫助一起推敲、修改，避免出現(xiàn)失誤。

六、勤學習

俗話說“熟能生巧”，學的多了，想的多了，寫的多了，量變就會引起質變，文字水平就會上一個臺階。向書本學習，向實踐學習，向領導同志和有豐富經(jīng)驗的同志學習。不僅要有的一定文字表達能力，還要有廣博的知識面。辦公室的文字材料大多是關系本地區(qū)、本部門、本單位全局性的工作，這就注定了辦公室的文字材料不是局限于某一方面的，而是全方位、全領域的，涉及到本單位工作的方方面面，要求我們學習各方面的知識。如果只知其一，不知其二，就有可能犯片面性的錯誤；如果知之不深，就有可能說外行話。因此，我們必須不斷學習，掌握工作所需的知識。要努力“學思踐悟”，堅持理論聯(lián)系實際，勤于學習、樂于思考、善于感悟、勇于實踐，在“學習—思考—感悟—實踐”的循環(huán)往復中不斷提高理論水平、思想水平和處理實際問題的水平，真正做好公文起草工作。

七、有創(chuàng)新

文字工作創(chuàng)新很難，文字工作創(chuàng)新不僅僅是詞匯語法的創(chuàng)新，更是理論創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、機制創(chuàng)新等方面的創(chuàng)新。文字材料寫多了，容易形成固定的套路，而創(chuàng)新能避免重復、老套，避免老生常談，讓人耳目一新。即使長期從事文字工作的同志，也應當注意要經(jīng)常寫得有新意，要么在立意和架構上出新，要么在表述和觀點上出新，總歸要拋出點新東西，也就是有的領導和同志說的“總得寫出點道道來吧”。既不重復別人，也不重復自己，這樣自己有興趣寫，別人聽了看了也感到新鮮、解渴。曾經(jīng)有從事文字工作的同志說：“如果寫稿子的人都覺得寫的話沒什么意思，那么別指望用稿子的領導會很有興致地去念；如果寫稿子、念稿子的都覺得稿子不怎么樣，那么聽稿子的一定不會被打動，甚至根本就聽不進去。”

關于如何做好文字起草工作，以上只是幾個方面，實際工作中遠不止這些，對文字工作者的要求也非常全面。再加上不同的文字材料有不同的要求，比如起草領導講話和起草公文有不同的要求；領導在不同場合的講話、不同領導的講話有不同的要求；起草的公文因為文種不同要求也不一樣，等等，這些都需要在實際工作中根據(jù)不同的情況具體分析和掌握。

【參考文獻】

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[2]東方亮.總得寫出些"道道"來[J].秘書工作，2015（9）：35.