基層衛生和計劃生育檔案現代化管理的分析

趙琳

摘 要：衛生和計劃生育檔案管理實施現代化的管理手段不僅僅有利于檔案內容存放的安全性以及其實用性，而且能夠有效的提高衛生以及計劃生育工作的效率，具有極其重要的意義。衛生以及計劃生育執法部門實施現代化的制度管理，是其部門依法執政的重要基礎以及執法手段。檔案的管理人員必須增強自身的專業知識以及了解現代化的計算機檔案管理手段，具備一定的創新理念，如此才可以勝任檔案管理的工作，更好的為相關的民眾服務，為基層衛生檔案管理的現代化出一份力。

關鍵詞：衛生于計劃生育 檔案管理 現代化

中圖分類號：R169 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）07-0-01

引言

醫療和計劃生育是國之大計，關系著每一個中國人的生活方面。近年來，隨著科技以經濟的快速發展，現代化的進程對衛生以及計劃生育局的檔案管理工作產生了較大的影響，檔案的管理出現了不少的漏洞以及不足，這大大影響了檔案管理工作人員的效率。本文根據現有的檔案管理部門存在的不足之處，提出了一些且是可行性較高的意見和建議，并就此提出一些可以優化的措施。

一、長期以來衛生和計生部門檔案管理存在的不足

1.檔案管理技術落后

技術先進是提高檔案管理工作效率的一個重要因素，技術的落后往往最直接的體現就是低水平的檔案管理工作。目前我國只有很少的衛生以及計生部門有先進的檔案管理設備以及制度，而大多數部門的技術落后，主要體現在以下的方面：多數檔案管理部門依然是使用紙質檔案作為存儲媒介，而且這一情況在短期內無法得到有效的改善。二是數字化的檔案管理雖然正在普及，去無法完全代替之前的紙質檔案工作。三是現代化的檔案管理雖然方便，但是擁有先進管理水平的高素質人員缺少，給檔案管理帶來了不少的安全隱患。四是我國的現代化管理技術與發達國家相比仍然存在著一定的差距。以上四點限制了我國基層衛生以及計生部門推行現代化管理手段的速度，使得我國的現代化檔案管理技術仍然處在較為落后的地位。

2.管理設備不能滿足檔案管理需求

檔案管理不僅僅與制度有關，先進的設備是檔案管理的硬性基礎，而我國在這一方面的技術創新還存在很大的不足，使得檔案管理的硬件設備沒有更上現代化的進程，還存在一定的差距。隨著時代的不斷發展，各部門對檔案管理的要求也在隨之增加，人們希望檔案的管理能夠朝著更加便捷、方便、準確的方向前進，但事實上檔案管理的發展速度并不能滿足人們的預期期望。由于一些地方上的部門對檔案管理的投入不夠，不遠引進先進的檔案管理設備，以及資金的短缺都使得檔案管理的步伐與現代化的進程存在一定的差距。另外我國現有的檔案管理設備更新速度慢，很多都已經陳舊不能勝任目前繁雜的檔案管理工作，這也是導致我國在檔案管理設備方面落后的主要原因之一。

二、基層衛生和計劃生育實現現代化管理的對策

1.強化對現代化管理的認識以及觀念

基層的衛生工作以及計生部門的檔案管理密切的關系著每一個國人的工作與生活，也關系到我國的基本政策實施的完整性以及真實性，相關部門的工作人員應當重視檔案管理工作，對檔案的管理工作樹立起強烈的責任感與使命感，想要擁有良好的工作使命感，這就要求衛生以及計生部門加強對管理人員的知識和業務能力的培訓，相關部門應當加強部門之間的交流，及時掌握工作人員的狀態，開展經驗以及知識交流會，老員工傳授經驗給新員工，對所有工作人員進行定時的能力檢測，讓年輕的工作人員發揮其現代化思想的優勢，給不會計算機技術的老員工以技術指導。

2.改善檔案管理的基礎設施

基層衛生和計生檔案管理工作繁重且復雜，涉及到的細節以及容易出現失誤的地方較多，勞動量和勞動強度都較高，傳統的管理方式不僅耗費大量的人力財力，更浪費了很多的資源與時間。因此，改善基層檔案管理設施、提供給他們相對先進的管理手段是基層衛生以及計生部門想要實現現代化管理重要步驟。利用現代化技術結合計算機處理復雜的檔案不僅更加便捷，而且保存時間更為持久，相比與紙質檔案，更加輕便，所需要的儲存空間也僅僅為一個芯片，不必幾件檔案室那么大。而且檔案的丟失率與損失率也可以到到有效的改善，使用計算機將檔案的條目分類檢索，按照字母或者時間的先后對其進行排列，在以后的查找以及使用過程中能夠有效提高檔案管理檢索的效率與準確性。

3.建立健全檔案管理系統

建立健全一整套的現代化檔案管理系統是提高效率的必須要完善的一項，規則制度對整個系統的運行有著控制全局的作用，而且其涉及范圍極廣，能夠精確到對每一個步驟的安排以及監督。在工作之前，對檔案管理人員能有有一個很好指導作用，讓每一個檔案管理人員都能夠掌握到先進的管理方法，讓其對自己要完成的工作有一個更加宏觀且全面的了解，在這個過程中，請一些老員工介紹自己的管理經驗也是一個提高工作效率的好方法。二是一個完善的系統能夠對每一個檔案管理工作者有一個細致而明確的分工，員工了解了自己對應的工作，開展工作時能夠更好地投入精力，員工與員工之間的有效及時溝通也需要很好的安排，對于不能勝任分配工作的員工要及時給與幫助指導和安排變動。三是一個完整的管理體系要有公平的獎罰制度，對于工作人員在工作中的一些不當行為，要給與批評以及懲罰，同時對完成工作順利且效率高的員工要獎勵，讓每一位檔案管理者都能時時繃緊工作的弦，認真的去面對工作，在檔案管理工作的過程中實現自我價值。

4.加強現代化信息技術的助力

在當前的信息化時代下，為了更好地促進基層衛生以及計生部門管理成效的提升優化，要著力構建與本地區相符合的檔案管理現代化信息系統。因此對檔案管理部門提出了更高的要求，作為基層衛生以及計生的管理人員要切實加強對現代化信息技術的學習，并且將其運用到檔案管理的工作中來，更好地實現衛生與計生檔案信息化水平的提升，在未來的工作中不斷地改進以及努力。

結語

在當前社會經濟發展的今天，衛生與計生局的檔案管理工作越來越突出，其重要性也越來越高，檔案管理工作的有效開展以及現代化的應用能夠有效地為我國經濟的發展提供助力。

參考文獻

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