基于機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理的問題分析

王婧

摘 要：養(yǎng)老保險作為人民群眾最為關心的一大問題，其現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢都影響著廣大人民群眾對政府工作的整體印象，機關事業(yè)單位相對于其他企業(yè)又具有獨特性，在養(yǎng)老保險最為重要的工作內容，檔案管理方面，存在很多特殊性，針對這一問題，管理者應如何正視養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的問題，并在以后的工作中加以改善。本文將針對以上問題進行詳細分析。

關鍵詞：機關事業(yè)單位 養(yǎng)老保險 檔案管理 分析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）07-00-01

隨著我國老齡人口逐漸增多，對養(yǎng)老保險工作的執(zhí)行和管理問題日益嚴峻，養(yǎng)老保險工作中的檔案管理，是養(yǎng)老保險工作內容的重點和基礎，需要相關工作人員對養(yǎng)老保險檔案進行及時的更新和不斷完善，以保證養(yǎng)老保險業(yè)務辦理的順利開展。更好的為養(yǎng)老保險具體工作內容拿出準確有效的憑證依據(jù)，所以，機關單位相關管理者，要對機關單位養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的問題進行分析，并結合實際情況制定出更好的檔案管理辦法。

一、機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作難點

機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險答案管理工作主要難點包括以下三個方面：

第一點：隨著我國社會形勢的改變，老齡化加劇，機關事業(yè)單位需要提供養(yǎng)老保險服務的人員數(shù)量不斷增加，導致養(yǎng)老保險檔案的數(shù)量越來越多，我國對養(yǎng)老事業(yè)的重視程度也在不斷提升，所以保險制度也會隨著政策改變而發(fā)生變化，這都導致養(yǎng)老保險需要管理的檔案數(shù)量迅速增加，管理難度也越來越大；

第二點：由于機關事業(yè)單位的工作特點，有些職員的工作部門和單位會發(fā)生調動，職員的工作間也會隨之改變，相應的，養(yǎng)老保險檔案內容也需要進行更新，機關事業(yè)單位崗位具有流動性這一特點，也導致養(yǎng)老保險檔案管理的工作內容更為復雜；

第三點：由于我國社會和經(jīng)濟的發(fā)展，有大量機關事業(yè)單位為適應國家和社會需要，進行了改制和并軌，職員退休時，已經(jīng)脫離原工作單位，所以機關事業(yè)單位中增加了大量人事檔案，檔案量的增加直接影響了機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理難度，減緩了工作效率，甚至會影響部分退休工作者不能及時的享受到相關養(yǎng)老待遇。

二、機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

1.管理制度沿用傳統(tǒng)方式存在巨大隱患

由于我國機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理模式?jīng)]有創(chuàng)新，使用傳統(tǒng)方式進行管理存在很多問題，不能適應現(xiàn)代工作內容發(fā)生的變化。其劣勢具體包括以下幾個方面。第一點：機關事業(yè)單位原有的檔案管理方式缺少完善的檔案管理規(guī)定，檔案管理工作不受重視、不夠規(guī)范、穩(wěn)定性差；第二點：各機關事業(yè)單位通常是根據(jù)自身需求，制定養(yǎng)老保險檔案管理辦法，在整體養(yǎng)老保險檔案管理中，缺乏整體性和統(tǒng)一性。并且存在制定的管理標準過低等情況。由于機關事業(yè)單位職員工作具有一定流動性，這種不規(guī)范的管理方式很可能導致檔案的損壞和丟失，造成無法彌補的損失，嚴重影響?zhàn)B老工作的順利執(zhí)行；第三點：有關管理部門對檔案管理工作內容缺乏重視，管理者對檔案管理方面工作的重要性沒有明確認識，直接導致具體工作人員工作敷衍了事，更不會對管理辦法加以優(yōu)化和創(chuàng)新；第四點：機關事業(yè)單位中，沒有固定的專業(yè)人才為檔案管理工作服務，而是通過抽調其他部門職工進行管理，并且該崗位的工作人員流動性大，檔案管理工作內容自然混亂，檔案的完整性和真實性難以得到保障。

2.機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理缺少工作標準

首先，機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案中，參保人信息、相關表格和所需內容該如何填寫缺乏統(tǒng)一標準，導致信息不完整，如果參保人員工作單位發(fā)生調動，接受部門可能無法獲取有效信息，影響后期工作有效執(zhí)行。另外，由于有關部門之間記錄檔案采用方式不同，例如有些部門仍在使用紙張記錄檔案方式，而有些部門已經(jīng)采用了電子檔案的記錄方式，這些差異都導致檔案無法實現(xiàn)統(tǒng)一管理，答案管理這一項工作內容極為混亂。

三、機關事業(yè)單位如何完善養(yǎng)老保險檔案管理工作措施

1.完善檔案管理制度、提高檔案管理水平

檔案管理工作要基于我國已經(jīng)制定的相關管理制度，制定科學有效的管理方案，以機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險實際工作情況為基礎，加強檔案的規(guī)范化管理，制定行之有效的工作程序，將有效信息及時歸檔、存檔，確保檔案完整性。同時，要將檔案進行合理分類，注重檔案保密性，將這些工作內容都能得到相關規(guī)定和制度制約，從而保證機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作更加嚴謹，工作內容有法可依，有章可循，進而提高管理水平。

2.創(chuàng)新檔案管理方式，運用科技手段管理檔案

傳統(tǒng)的檔案管理方式較為落后，工作效率差，檔案管理風險高，容易出現(xiàn)檔案損壞和丟失現(xiàn)象。隨著科學技術水平不斷發(fā)展，信息化檔案管理方式以及逐漸被各行各業(yè)廣泛應用，作為機關事業(yè)單位，更應緊跟時代腳步，推行信息化檔案管理方式。具體實施方式為：建立數(shù)字檔案，利用計算機技術，將檔案轉化為數(shù)字資料，并對檔案進行存儲和管理；使用檔案管理軟件，將檔案管理向自動化方向推進，檔案管理軟件具有強大功能，不但可以幫助使用者快速將檔案進行分類，還能夠通過檢索功能立刻調出需要查詢的檔案內容。通過計算機網(wǎng)絡化融入檔案管理工作，可以有效提高工作效率，提升工作質量。

3.培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

檔案管理無論采取哪種方式，具體工作執(zhí)行和操作最終還是要落實到個人，通過培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才和管理團隊，可以提高檔案管理的整體能力。機關事業(yè)單位可以通過聘用專業(yè)人才解決這一問題，或者可以聯(lián)合檔案管理相關專業(yè)學者、專家，對現(xiàn)有檔案管理工作者進行統(tǒng)一培訓，提高檔案管理者的專業(yè)水平和工作能力，從而滿足機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理繁復、大量工作的需要。

綜上所述，機關事業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作關系到所有參保職員的個人利益，是我國養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展需要，屬于國計民生問題，應當?shù)玫较嚓P部門和管理者的重視。面對檔案管理工作中存在的困難，管理者應及時總結，制定解決方案，更好的為機關事業(yè)單位養(yǎng)老工作服務。

參考文獻

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