淺談如何做好文書檔案管理工作

田甜　張桂玲　張浩

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）07-00-01

前言

文書檔案管理工作就是對(duì)過去所發(fā)生過的事件進(jìn)行文字記錄，并把記錄的內(nèi)容進(jìn)行時(shí)間上的標(biāo)記，將所有的歷史記錄按照一定的順序進(jìn)行分類管理。隨著我國各領(lǐng)域事業(yè)的迅猛發(fā)展以及社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷完善，各單位的文書檔案管理工作也漸漸顯示出了其重要的利用價(jià)值。事實(shí)上，現(xiàn)在許多人都沒有意識(shí)到文書檔案管理在一個(gè)單位正常運(yùn)行中占有舉足輕重的地位，但優(yōu)秀的文書檔案管理對(duì)于現(xiàn)代化單位制度的完善具有較強(qiáng)的推動(dòng)作用。國家衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，就是檔案管理工作是否科學(xué)有效，尤其是基于我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制逐漸完善，對(duì)文書檔案管理也提出了更高的要求。新時(shí)期檔案的管理工作對(duì)科學(xué)性的要求更高，而且要跟住時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。所以信息化和數(shù)字化成為文書檔案管理未來的發(fā)展方向。

一、文書檔案工作的現(xiàn)狀

1.在日常的文書檔案歸檔管理中，會(huì)出現(xiàn)不同程度的影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。如歸檔時(shí)出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；文件偶用鉛筆撰寫或標(biāo)注，不經(jīng)過復(fù)印就直接用原件歸檔，短期內(nèi)字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值；文件歸檔不及時(shí)，時(shí)有漏歸，棄檔問題也相對(duì)嚴(yán)重。

2.文書檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)不明確，文書檔案工作在單位中還沒有占據(jù)特別重要的地位，甚至把這看做“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的工作。機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，甚至裁掉、削弱許多文書檔案管理機(jī)構(gòu)的地位，嚴(yán)重弱化了檔案的功能。

3.文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高 ，盡管目前我們有一支穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)不足以滿足新時(shí)期對(duì)于檔案工作開展的需求，尤其是進(jìn)入新時(shí)代以來，極度缺少對(duì)檔案內(nèi)容熟知，計(jì)算機(jī)能力不強(qiáng)，并且可以深層研究與拓展檔案信息的復(fù)合型專業(yè)人才。

4.檔案檢索效率不高，檔案檢索包括手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。目前手工檢索為主要的檢索方式。各檔案部門為手工檢索做出許多準(zhǔn)備工作，制造了形式各樣的檢索工具。制作檢索工具時(shí)，經(jīng)常重量不重質(zhì)，因此制造的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高的思想成為一大誤區(qū)。

5.在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機(jī)關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。

二、文書檔案工作的改革措施

1.領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提

文書檔案主要用于展示一個(gè)單位發(fā)展歷程以及其建設(shè)成果。當(dāng)前大部分的單位領(lǐng)導(dǎo)忽視文書檔案管理的工作，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實(shí)現(xiàn)文檔一體化必須要上下達(dá)成共識(shí)才能實(shí)現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個(gè)便捷的信息化平臺(tái)。因此，文檔人員要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；要及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，努力做好檔案服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性，單位領(lǐng)導(dǎo)必須顧足單位全局發(fā)展，將文書檔案管理工作規(guī)劃為單位事業(yè)長期發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)中，讓職工意識(shí)到檔案工作的作用和其重要性，提高每個(gè)人對(duì)檔案的重視度。

2.實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化

在新時(shí)代的引領(lǐng)下，對(duì)所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對(duì)文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對(duì)事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對(duì)新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對(duì)文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私猓@種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

3.增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識(shí)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，不斷開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

4.不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握管理技能.

目前，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

5.利用現(xiàn)有資源，整理檔案

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

三、結(jié)語

文書檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，因此工作人員的業(yè)務(wù)能力是文書檔案管理工作質(zhì)量的直接影響因素，它對(duì)管理人員有嚴(yán)格的要求，既要工作責(zé)任感強(qiáng)、職業(yè)道德高、工作態(tài)度認(rèn)真、腳踏實(shí)地、無私奉獻(xiàn)的工作精神，還要有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)、掌握科技知識(shí)，特別是擁有利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的管理方法來管理文檔的基本技能。所以只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)較高的文檔管理工作人員，敢于創(chuàng)新，責(zé)任感強(qiáng)，才能真正實(shí)現(xiàn)新時(shí)期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員對(duì)工作情況更加適應(yīng)，要全面提高文書檔案管理人員知識(shí)水平和管理能力，既可借助各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》和國家有關(guān)的工作規(guī)定，讓文書檔案管理人員充分意識(shí)到做好文檔管理工作是責(zé)無旁貸。與此同時(shí)，對(duì)當(dāng)前在編人員組織一些檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，在提高管理水平的同時(shí)，還能促進(jìn)文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)共同進(jìn)步。