地方文獻(xiàn)的數(shù)學(xué)化建設(shè)策略

李蔚

摘 要：本文從地方文獻(xiàn)的數(shù)字化建設(shè)方面著手進(jìn)行闡述，以地方文獻(xiàn)工作為切入點(diǎn)，重點(diǎn)討論文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，并提出建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化建設(shè) 地方文獻(xiàn) 策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）07-00-01

一、基本概念

地方文獻(xiàn)：記載特定行政區(qū)域內(nèi)人文發(fā)展變化的重要文獻(xiàn)資料。地域性是地方文獻(xiàn)最顯著的特征。其中包括：地方志、它包括一個(gè)地方的歷史、地理、政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、風(fēng)俗、特產(chǎn)、人物、名勝古跡等，它是了解與研究地方狀況的重要文獻(xiàn)依據(jù)。

二、存在問(wèn)題

1.專(zhuān)業(yè)人才緊缺

隨著檔案、史志事業(yè)快速發(fā)展，檔案、史志的數(shù)量劇增，如何將這些檔案、史志數(shù)字化對(duì)相關(guān)人員提出了更高要求。即，從業(yè)人員應(yīng)該是具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和懂得信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。目前，各地檔案管理工作都不同程度存在工作人員平均年齡偏高、對(duì)新技術(shù)懂之甚少，無(wú)法高效操作數(shù)字化工作的現(xiàn)象。這極大地制約了檔案、史志數(shù)字化的進(jìn)程。

2.專(zhuān)業(yè)設(shè)備不足。

檔案、史志數(shù)字化需要相關(guān)的專(zhuān)業(yè)軟硬件設(shè)備。但由于數(shù)字化設(shè)備更新速度呈指數(shù)性增長(zhǎng)，各地均不同程度存在無(wú)專(zhuān)業(yè)軟硬件設(shè)備或設(shè)備老化落后問(wèn)題。如，部分地區(qū)現(xiàn)有的檔案管理軟件（DAMRS2000）是2000年前購(gòu)買(mǎi)的軟件，雖然是網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，但只能在操作系統(tǒng)windows2000下才能運(yùn)行，檢索目錄比較麻煩，檢索條件少稍有誤差就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檢索，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置的模塊不完善，存在很多缺陷，很多工作無(wú)法開(kāi)展。

3.數(shù)字化機(jī)構(gòu)不完善

檔案、史志數(shù)字化工作是項(xiàng)長(zhǎng)期、工作量巨大的工作，需要調(diào)整、設(shè)立相關(guān)負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)科室，保證相關(guān)工作的具體實(shí)施。各地區(qū)檔案、史志數(shù)字化還未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化共享。

三、數(shù)字化建設(shè)的策略

1.建議建設(shè)復(fù)合型人才檔案、史志隊(duì)伍

要進(jìn)一步加強(qiáng)從業(yè)人員外地進(jìn)修、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)，不斷更新知識(shí)、拓寬視野、強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)能力，提高人才隊(duì)伍整體水平。及時(shí)引進(jìn)或考錄一批既熟悉檔案、史志業(yè)務(wù)，又熟悉數(shù)字化管理的專(zhuān)業(yè)人才，解決檔案、史志數(shù)字化管理人才短缺的問(wèn)題。

2.加快檔案、史志數(shù)字化進(jìn)程，建立共享平臺(tái)

服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和廣大干部群眾。在大數(shù)據(jù)背景下，由于地方文獻(xiàn)不僅僅存在于一個(gè)職能部門(mén)，而是分布于各個(gè)職能部門(mén)和特定的文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)，這種分散結(jié)構(gòu)的文獻(xiàn)布局給工作帶來(lái)一定的工作難度。例如：公共圖書(shū)館收藏地方文獻(xiàn)的工作開(kāi)展時(shí)間較長(zhǎng)，積累的地方文獻(xiàn)較多。除此之外，地方志辦公室、博物館、檔案館等機(jī)構(gòu)也在開(kāi)展地方文獻(xiàn)的整理、收集和積累工作。由于地方文獻(xiàn)在不同的機(jī)構(gòu)分散管理、分散保存，其管理和使用的方式、方法也不盡相同，給地方文獻(xiàn)收集、整理和進(jìn)一步的電子化、信息化、數(shù)字化帶來(lái)了很大的不便之處。要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)資源的共享，就需要加強(qiáng)各個(gè)文獻(xiàn)管理和保存機(jī)構(gòu)的合作，進(jìn)行整體規(guī)劃，通過(guò)協(xié)調(diào)配合，不斷強(qiáng)化資料的整合和化整為零。

3.進(jìn)一步整合各部門(mén)工作，提高分工協(xié)作效率

地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的主要目的，要以增強(qiáng)資源建設(shè)的便利性、使用效率的最大化、分類(lèi)整理的標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作的便捷性作為工作的主要方向。避免出現(xiàn)進(jìn)行資源數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候盲目投入，一哄而上，造成各個(gè)部門(mén)、機(jī)構(gòu)之間的重復(fù)建設(shè)，一定程度上造成資源和人力的浪費(fèi)。地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該著重遵從以下幾個(gè)有利于：有利于提高文獻(xiàn)的保護(hù)，特別是對(duì)于珍貴的資料和文獻(xiàn)，不僅僅要從數(shù)字化方面著手建設(shè)，也應(yīng)該注重紙質(zhì)資料的存放和保護(hù)，做到文獻(xiàn)的實(shí)物和電子資料的雙重合并保護(hù)；有利于提高地方文獻(xiàn)的檢索和查閱，特別是對(duì)于部門(mén)發(fā)揮經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的地方文獻(xiàn)，不僅僅要從數(shù)字化建設(shè)方面給予保存，也應(yīng)該注重文獻(xiàn)對(duì)于發(fā)揮其功能性的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，及時(shí)發(fā)揮文獻(xiàn)對(duì)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的作用；有利于發(fā)揮工作效率的最大化，特別是針對(duì)有限的人力、物力和資源，在工作中不能出現(xiàn)貪大求全的思想，要對(duì)地方文獻(xiàn)數(shù)字化的工作進(jìn)行合理統(tǒng)籌安排，做好前期的分類(lèi)篩選工作，進(jìn)行合理規(guī)劃安排。所以，地方文獻(xiàn)數(shù)字化工作是長(zhǎng)期性、針對(duì)性和規(guī)劃性極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性任務(wù)，僅僅單獨(dú)依靠單個(gè)部門(mén)或者機(jī)構(gòu)開(kāi)展此項(xiàng)工作，地方文獻(xiàn)的數(shù)字化工作必然會(huì)出現(xiàn)偏頗、誤差和漏統(tǒng)，需要各地各部門(mén)之間的協(xié)同配合和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

4.加強(qiáng)檔案、史志數(shù)字化的軟硬件設(shè)施建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案、史志數(shù)字化需要必備的設(shè)備和強(qiáng)有力的資金保障。各地財(cái)政部門(mén)應(yīng)把此項(xiàng)工作列入財(cái)政預(yù)算，保證檔案、史志工作的資金投入力度，為相關(guān)部門(mén)配備必要的數(shù)字化設(shè)備。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的歷史機(jī)遇下，要增強(qiáng)各地各部門(mén)的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、微信平臺(tái)和微博的建立，進(jìn)一步增強(qiáng)地方文獻(xiàn)的互聯(lián)互通和整理收集工作，對(duì)于重要的資料應(yīng)建立相應(yīng)的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，便于地方文獻(xiàn)的整合。同時(shí)，依據(jù)當(dāng)?shù)匚墨I(xiàn)使用者的不同需求，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化資料進(jìn)行有目的的整合和拆分，通過(guò)各部門(mén)和機(jī)構(gòu)多渠道的匯總和整理，不斷強(qiáng)化地方文獻(xiàn)的數(shù)字化工作。

5.增設(shè)相關(guān)的科室

為了穩(wěn)步推進(jìn)檔案、史志數(shù)字化工作，應(yīng)從檔案、史志內(nèi)部增設(shè)數(shù)字化工作相關(guān)科室，落實(shí)相關(guān)責(zé)任。如，增設(shè)檔案局信息技術(shù)科，人員從盟檔案局內(nèi)部調(diào)整，不增加人員編制數(shù)，只增加領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)等。確保此項(xiàng)工作有人抓有人管。

綜上所述，伴隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的發(fā)展，地方文獻(xiàn)的數(shù)字化建設(shè)是迫在眉睫、勢(shì)在必行的重要工作，也是歷史賦予各地各部門(mén)的新的歷史使命，要高度重視檔案資料的整理上架工作，及時(shí)為社會(huì)各界提供服務(wù)，要進(jìn)一步研究制定了工作方案，成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，各負(fù)其責(zé)，全員參與，完成檔案資料的拆箱、分類(lèi)、清點(diǎn)、排列、上架等工作。積極探索新途徑新方法，做到數(shù)字化檔案特色鮮明、形式豐富多樣、群眾參與廣泛的自發(fā)性工作，加強(qiáng)地方文獻(xiàn)數(shù)字化宣傳力度，提高活動(dòng)的吸引力和感召力，增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)。把檔案宣傳工作列入各地各部門(mén)的工作目標(biāo)考核標(biāo)準(zhǔn)，將檔案宣傳工作與檔案業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)，做到檔案宣傳常態(tài)化，調(diào)動(dòng)檔案宣傳工作的積極性。明確數(shù)字化檔案工作責(zé)任和任務(wù)及考評(píng)辦法等內(nèi)容，切實(shí)做深做細(xì)做實(shí)檔案宣傳工作，提高地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)工作水平。

參考文獻(xiàn)

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