Excel在實驗室管理中的應用

黃晉

摘要：本文介紹了利用Excel表格對實驗室設備、實驗室低值易耗品、實驗室日常管理等方面的管理，從表格的制作和填入的信息方面作了些簡要的說明。

Abstract： This article introduces the management of laboratory equipment， laboratory low-value consumables， and laboratory daily management using Excel spreadsheets. It also provides some brief explanations on the production of forms and information entered.

關鍵詞：電子表格；實驗室管理；錄入

Key words： Excel；laboratory management；entry

中圖分類號：TP311.1 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）21-0223-02

0 引言

實驗室的管理通常分為實驗室日常管理（實驗教師信息、實驗技術人員信息、實驗室使用登記冊、設備安全臺賬、實驗室考勤記錄、衛生值班、實驗耗材）、實驗室設備管理、實驗教學管理、實驗室技術操作、實驗檔案管理等。我院實驗室在設備、教學、檔案、耗材的管理過程中，大多應用Excel進行管理，以下提供幾例來說明。

1 利用Excel管理實驗室設備

1.1 建立實驗室總賬

各學院實驗室的（Excel表格）總賬由我校國資處提供，實驗室建賬初期，在國資處拷貝我院全院的設備賬后（含各辦公室和實驗室），通過在電腦上篩選和查找來遴選出實驗室的設備，再單獨為實驗室建賬，這個遴選過程要以到實驗室的實地查看并對照設備的編號和型號，先作好紙質記錄為基礎。

1.2 從不同的方面建立實驗室分賬

1.2.1 按同類實驗室建立Excel工作表

由于同一類型的實驗室間數不等，在建立電子檔Excel之前，先進行歸類，比如下列同類的實驗室分別各有相同的幾間，語音實驗室、自主學習實驗室、微格實訓實驗室，秘書實訓實驗室，每個類型的新建一個工作薄并取名保存，用插入的sheet1.sheet2.sheet3……的方式來制作相同實驗室的Excel表格，在插入的sheet上重新為各實驗室命名。再在圖表的標題上把房間號標注清楚，相同類型實驗室的儀器設備配置都一樣，而且都是在同一時間段購置的，資產編號是相連在一起的。（圖1）

在查找同類實驗室的設備儀器時，只需要打開一個excel電子檔就能看到所有放置在其他同類實驗室的設備。（圖2）

新建Excel表的標題為××實驗室安全責任表，設備表要充分反映儀器設備的各種信息，例如：序號、資產編號、設備名稱、類別、規格、型號、出廠號、附件數、單價、廠家、數量、購買日期、現狀、安置地點、領用人、簽名和備注。責任人、簽名是與安全掛鉤的重要部分，備注是對設備維修及變動更新的一種記載，是設備的動態記錄，非常重要的一欄。

1.2.2 按同類設備建立Excel工作表

同類型的實驗室多，相同的設備就多。在學校的電子總賬上，可“篩選和查找”同類設備。例如要篩選微型計算機。打開電子檔Excel選定要查找的一欄，選定儀器名稱，點擊工具欄上的“排序和篩選”，每一欄右上角出現倒三角形。點開三角型-勾選微型計算-確定，出現所有微型計算機的信息。也可以按文本篩選，自定義篩選設備安置地點為目的，選中此欄，點開倒三角型-文本篩選-自定義篩選-顯示行-出現了安置地點這一行，點擊要篩選的同一安置地點-確定。同樣，也可以按領用人、領用時間等等來建立Excel電子表。要在實驗室眾多的設備中了解某一個設備的任何一個信息時，用查找的辦法。在電子檔上選定找到設備的資產編號一欄，同時按下電腦鍵盤上的的Ctrl+F鍵，出現“查找和替換”—查找內容，在查找內容里輸入資產編號，點擊查找全部，出現這個資產的所有信息。查找儀器名稱時，選定此欄-同時按鍵盤上的Ctrl+F鍵-在查找和替換欄里輸入儀器名稱-查找全部，出現同一名稱的所有儀器設備。同樣，實驗室待報廢設備資產表、個人使用設備資產表都用Excel表格來填寫。

1.2.3 設備總賬和分賬的契合

高校的設備大多數都集中在各院系的實驗室里，有的一個院系實驗室的設備多達數千臺甚至上萬臺。金額從幾百萬到幾千萬，從最初購買設備年限到建賬之間長達20余年。要從中篩選出同類的設備，并且填入或復制粘貼每件設備的詳細信息到新建Excel表格中，是個非常繁雜又細致的工作。除了要有認真耐心的工作態度，還要有科學的工作方法。筆者在進行分賬的建賬過程中，為了達到不遺漏每一件設備，使用過總賬設備合計金額和各分賬設備合計金額相等的方法來達到契合。即在新建的各電子表格中，選中要求和的單價這一列單元格，拖動鼠標下拉表格中的所有單價，然后單擊工具欄上的∑自動求和圖標，得出此表中的合計金額，以此類推，求出其他各新建表格中的金額，待所有各Excel表格中的金額合計數求出后，把各表格中的金額相加，得出的總和，與總賬上的總和相同，說明錄入時沒有遺漏任何設備，如果金額不符，那就要逐個表中查找遺漏掉了的沒有錄入到分賬中的設備。

待各項類型的Excel工作表信息填寫完成后，打印出來，按自動生成的頁碼作為紙質的儀器明細賬，由使用各財產的責任人簽字后，分門別類裝訂成冊，放入檔案盒中保存，便于日后的查找。當然設備的使用過程中，會出現損壞、待修理或其它不能使用而發生放置地點以及使用人變動的情況，實驗室管理人員就要弄清設備變動擱置的新地點和使用人的變化，在電子檔Excel上及時作更改。

1.3 實驗室的低值易耗品的管理

實驗室每個學期配合實驗教學和儀器操作的使用要使用大量的低值易耗品，低值易耗品的管理也是一項重要的工作，合理科學地管理低值易耗品，也要用到Excel表。每個學期購入低值易耗品之前先制定一個清單，用Excel表格錄入，如圖3。

新建低值易耗品清單電子表格名稱：201×年××學院實驗室低值易耗品清單，表內的信息反映以下內容：學院名稱、實驗室名稱、材料名稱、規格、型號、單價、數量、使用實驗室名稱、金額、總價，各欄目填入相應的信息。可用Excel表格乘法函數自動求積運算功能，求得每個低值易耗品的總金額，減少計算失誤，提高工作效率。低值易耗品招標采購進入實驗室后，在使用的過程中，要對出庫和入庫的情況進行登記，建立低值易耗品的出庫和入庫的Excel錄入表，在清單上插入出庫和入庫兩行即可，這樣購進和拿出使用、剩余庫存的實驗室易耗品一目了然。

2 實驗室教學的管理

實驗室教學類：含實驗教學任務報表、實驗教學計劃進度表、實驗室課表等。實驗課程的實驗卡片、學生的實驗報告等。實驗活動類：實驗室使用情況匯總和使用登記、實驗室開放記錄、實驗常規檢查記錄、實驗室安全臺賬等。以下實驗教學類現舉一例實驗教學任務報表的制作。如圖4。

標題：xx學院201x年-201x年第x學期實驗教學任務報表，電子表格里充分反映信息：學期、學院、課程編號、課程名稱、課程類別、學時、項目數、提高性項目數、周學時、起止周、班級、人數、組數、任課教師、開課實驗室、執行計劃、備注等。

以實驗室日常管理為例：實驗室使用登記冊的信息錄入：學期、教師、上課時間、班級、教學課程、儀器設備使用記錄、耗材、備注等。其中儀器設備使用記錄是對當節課設備使用的情況作記載，出現壞損要在這一欄目里作詳細說明，以便及時處理或課后請供貨商進行維修。安全管理方面，建立實驗室excel安全臺賬，反應的信息內容：日期、星期、實驗室間號、安全情況、簽字等。實驗室，檢查完安全后，如出現問題在安全情況一覽里作詳盡說明，以便及時進行整改，消除隱患。其他方面的實驗教師、技術人員的信息錄入、實驗室上班人員考勤記錄等均建立Excel電子表格。

Excel電子表格具有強大的使用功能，為實驗室的管理帶了便利。在使用過程中，要注意的是：一數據的丟失。雖然該數據有備份、恢復功能，但如若該硬盤損壞無法復原，多年保存的數據會丟失，需用U盤或移動硬盤備份，二是有些Excel表格的數據是動態的，如儀器設備電子檔和低值易耗品電子檔等，要在變動后，對表格里的數據進行及時更改，以確保數據的準確性。

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