基層衛生監督業務檔案管理及實踐

趙朝紅

摘 要：在衛生監督工作的發展進程中，衛生監督檔案起著非常重要的作用，為衛生執法隊伍建設的規范化、制度化、科學化提供了切實可靠的依據。本文通過介紹基層衛生監督業務檔案的管理及作用，針對存在的問題，提出相應的措施，為實際工作提供一定的借鑒和參考。

關鍵詞：基層；衛生監督；檔案管理；實踐

中圖分類號：D922 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）12-0215-02

在衛生監督工作中，衛生監督檔案占有非常重要的地位，必須通過一定的方式，采取必要的措施，對衛生監督檔案實現良好的控制和管理，逐步提升衛生的規范化、科學化、制度化進程，為政府提供正確決策提供強有力的依據，在國計民生中發揮更加非常關鍵的作用。提高基層衛生監督業務檔案管理，對實際工作具有非常重要的參考和借鑒意義。

1 基層衛生監督業務檔案的管理及作用

衛生監督檔案業務的管理在提高基層衛生監督質量中起著非常重要的作用，監督檔案包含著很多的內容，需要明確衛生監督業務檔案的管理及作用，不斷提高衛生監督的質量，實現更大的經濟和社會效益。

1.1 推進監督檔案“一戶一檔”機制，提高動態管理質量

衛生監督工作的基礎是對相關負責人和活動的檔案管理，想要提高監督執法人員快速查找歷史資料的能力，必須不斷完善監督檔案資料的管理機制，為實際工作提供更大的便利。為此，環境衛生科、學校衛生科、醫療監督科室等相關管理部門必須采取相應的措施，在獨立開展的基礎上，做好衛生許可的編排、編碼、裝盒等一系列工作，實行“一戶一檔”管理制度，整合經營項目、負責人身份證復印件、從業人員的身體檢查狀況表、衛生安全管理制度、衛生監督意見書、衛生監督意見書、樣品檢測報告、采樣記錄等一系列相關資料，保證整個過程的連貫性和合理性。

1.1.1 便于日常監督的動態管理

將日常監督的電子和文本兩套資料檔案一起建立并分類保管，檢查工作結束之后，衛生監督員及時將衛生監督意見書、現場檢查筆錄、現場人員安排情況等關于衛生監督的文件和資料進行分門別類的整理，并放置在對應管理人的檔案中，使經營者的動態情況能夠得到及時掌握，出現問題的時候，方便查漏補缺，及時止損。保證日常監督的文書材料的完整，促進整個監督過程的動態性與合理性，使檔案在日常監督中發揮出積極有效的作用。

1.1.2 便于為處理投訴舉報案件提供有力證據

當有群眾或者相關部門以違規經營或無證經營進行投訴舉報時，需要作出積極的應對措施。首先，責任地段的監督員應對情況作出初步判斷，然后分析許可檔案和日常監督資料，找出相應的問題之后，安排專業人員進行實地調查，用事實說話。在調查的過程中，如果相關管理者不服從規定，可以出示執法檔案材料，比如整改意見書、現場筆錄、相關法律文書等，確保有當事人的親筆簽名，使相關負責人在證據面前結束行政處罰結果。

1.1.3 便于打擊醫療機構中非法行為

良好醫療秩序的建立對于基層衛生工作的順利開展具有關鍵作用。為此，需要采取相應的措施，建檔立卷醫療機構及其從業人員的日常工作行為，對超范圍行醫、違法注射藥物、使用劣質過期藥品、違規行醫、行醫資格造假等行為進行嚴厲打擊，必要時采取相應的措施進行懲罰，嚴重者吊銷行醫資格。接到舉報之后，借助醫療檔案，執法人員對醫院進行檢查，對醫院是否存在超范圍行醫現象進行嚴格審核，對醫務人員是否具備相應執業資質進行檢查，結合實地調查的具體情況，對相關衛生監督意見書進行出示，并根據相關標準作出最后的決定。

1.2 合理利用檔案，規避衛生執法中的責任風險

作為執法人員，衛生監督員肩負著重大的責任，同時也面臨著一定的風險。作為強有力的衛生執法證據，可以通過完備的衛生監督檔案，比如，詳細的文字記錄、相關的數據記載、現場檢查筆錄和監督意見書等，都可以在很大程度上還原現場，作為重要的材料支撐，為違法亂紀和不遵守行業道德的行為進行具有針對性的懲罰，通過工作效率的切實提高，使執法行為能起到更好的作用，使人員的配置更加專業化，相關的檢查工作能夠做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究。

“非法行醫”的舉報在全國受理的各類投訴舉報中占有很大的比例，大約70%左右。這些無證行醫、無道德行醫行為在很大程度上造成了社會的不穩定，貽誤患者病情，甚至致人死亡，對患者家庭帶來了很大的損害。在《最高人民檢察院公安部關于公安機關管轄的刑事案件立案追訴標準的規定（一）》規定：“非法行醫被衛生行政部門行政處罰兩次以后，再次非法行醫的”即構成非法行醫罪，衛生監督部門要將案件移送公安部門。在將案件移送到公安機關時，衛生監督員需要提交兩次案件的處罰內容檔案，并保證內容的真實性，為嚴格執法提供切實的保障。衛生監督員如果在移送公安機關的過程中，違反相關程序，出現一定的誤差和問題，按照相關規定需要承擔法律責任。近幾年，某地區發生因非法行醫，衛生監督員被追責的事件。在打擊非法行醫的過程中，對檔案的保管出現失誤，在公安機關執法的過程中，不能提供切實可靠的證據，無法證明程序的正確性、合理性、合法性，最后導致衛生監督員對追究刑事責任。因此，在衛生監督員保障自身利益，有效規避風險的時候，不斷完善和有效利用衛生監督檔案具有非常重要的作用。對衛生監督檔案的完善和利用也是衛生監督員正當地規避責任風險的有效保障。

2 基層衛生監督檔案的問題和思考

2.1 完善檔案的管理機制，改變重執法輕檔案思路

作為后臺性、基礎性的業務，檔案管理工作在基層衛生監督工作中往往處于不重要的位置，不能引起相關部門和管理人員的重視，基層衛生監督工作中，重執法輕檔案現象非常普遍，在基層衛生監督所成立10多年時間里，這種情況依舊未能改變。遵循“個人監督個人歸檔、專人負責專人業務”的原則進行日常的檔案監督工作，以往，分科室推行“一戶一檔”制度，檔案的動態監督得到了很大程度的保障，但各個科室和分所在歸檔的時候，缺乏統一的標準，對檔案的保管缺少專業人士的負責，紊亂的標準導致內部管理工作隨意性較強，缺乏整體的目標規劃，管理體制存在明顯的漏洞。對于這個明顯的問題，首先需要提高領導的重視程度，通過一系列有效措施，促使內部人員自覺學習相關知識，首先要爭取領導重視，提高全員的檔案業務知識和學習相關的檔案法律法規，提高自身的業務能力和專業素質，為保證資料的完整性，可以根據實際情況，招聘不同數量的兼職檔案員，對本科室檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作進行全面的負責，使檔案的歸檔更加規范和專業。其次，應建立統一的檔案制度，由綜合檔案室進行管理，對立卷、移交、保管等一系列制度進行進一步的明確，提高檔案資料保管的正確完整。

2.2 促進信息化建設，提高資源共享性

對于大部分基層監督所來說，檔案的管理仍停留在最基礎的階段。實物和電子檔案的同步建立并未實現，管理處于比較分散的狀態，檔案信息的利用率還存在著跟大的進步空間。行政處罰案卷、行政審核（許可）案卷、投訴舉報等行為與個人信息和隱私息息相關，保密性較好，信息的共享能力非常弱。因此，在檔案管理的過程中，一方面要加強對信息的保護力度，提高信息的安全性與穩定性，另一方面，要注意分析外部環境，適應時代發展，促進信息化建設，實現信息化進程。具體來說，要做到：第一，在計算機網絡中加入許可檔案和執法檔案查閱目錄，使借閱者翻閱目錄更加方便，通過減少查閱時間，提高檔案的利用率。第二，在基層衛生監督機構建立電子檔案。醫療執法工作非常復雜，在實際工作中存在很大的困難，程序非常繁瑣，需要注意的地方很多，建立電子化檔案起著非常重要的作用。衛生監督電子檔案能夠對衛生監督工作進行電子存檔，使衛生監督過程朝著信息化、科學化、制度化方向發展。衛生監督員需要利用執法終端，現場檢查醫生和護士的資質并進行核實，不僅能將醫療機構資源共享，實現雙贏，還能提升衛生監督的管理水平。

3 結語

衛生監督檔案在集成衛生監督工作中起著非常重要的作用，能夠為日常監督的動態管理提供很大的便利，為處理投訴舉報案件提供強有力的證據，打擊基層衛生監督工作中的違法行為。但同時也存在著一系列問題，需要完善檔案管理機制，加強信息化進程，不斷提高檔案管理能力，促進基層衛生監督工作的不斷進步。

參考文獻

[1]閆俊麗.疾病預防檔案管理中的問題及應對措施分析[J].法制博覽，2018，（05）：243.