住房公積金貸款檔案規(guī)范化管理的實踐與探討

張進(jìn)海

摘 要：隨著住房公積金貸款數(shù)量的不斷增加，積極實現(xiàn)住房公積金貸款檔案規(guī)范化管理成為一項值得探討的內(nèi)容。目前我國住房公積金貸款檔案管理中存在不少問題，影響了檔案的調(diào)取和使用，從而降低了檔案管理工作效率。本文研究了住房公積金貸款檔案規(guī)范化管理的作用、現(xiàn)存問題，并對具體實踐提供了方法指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：住房公積金 貸款 檔案管理 規(guī)范化

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）08-00-01

一、住房公積金貸款檔案規(guī)范化管理的作用

住房公積金檔案是指，住房公積金管理機(jī)構(gòu)在公積金貸款工作中所收集的各類材料及權(quán)證，以此作為雙方當(dāng)事人在借貸過程中最原始的證明。隨著我國房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展以及人們住房需求的不斷增加，住房公積金貸款數(shù)量得以較快增長，這也對住房公積金貸款檔案規(guī)范化管理提出了較高的要求。積極實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，一方面能夠?qū)崿F(xiàn)對于貸后的跟蹤管理，從而最大化地排除住房公積金貸款風(fēng)險[1]；另一方面，貸款檔案是社會征信體系的重要內(nèi)容，可以作為衡量貸款各方信用情況的重要依據(jù)，從而促進(jìn)征信體系的構(gòu)建。

二、住房公積金貸款檔案管理過程中存在的問題

從目前情況來看，我國相關(guān)部門對于住房公積金貸款檔案管理的重視程度越來越高，并通過一系列舉措來提升檔案管理水平，這在一定程度上促進(jìn)了住房公積金貸款檔案管理朝著規(guī)范化邁進(jìn)。但是其中依然存在缺乏完善規(guī)范的檔案管理制度、檔案收集歸檔工作缺乏完整性、檔案規(guī)范管理設(shè)施建設(shè)不足、缺乏專業(yè)化的檔案管理人才等諸多問題。

1.缺乏完善規(guī)范的檔案管理制度

由于住房公積金貸款檔案管理是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，國家和政府層面還尚未出臺統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，來對檔案規(guī)范化管理作出指導(dǎo)。從我國目前情況來看，很多省份和地區(qū)的住房公積金貸款檔案管理工作都是基于經(jīng)驗和直覺來進(jìn)行實踐的，缺乏一套科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫茸鳛橹巍４送猓煌氖》萦捎谧陨砬闆r不同，因此制定的公積金貸款檔案管理規(guī)定也有很大的差別，不利于各個地區(qū)的互相借鑒和學(xué)習(xí)。

2.檔案收集歸檔工作缺乏完整性

住房公積金貸款檔案管理工作系統(tǒng)性不足，收集歸檔工作不夠完整，削弱了其規(guī)范性。首先，從目前檔案管理情況來看，住房公積金檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接性不足。對于住房公積金貸款檔案管理而言，需要對信息進(jìn)行采集、整理、歸檔等，而這些不同的業(yè)務(wù)分別被不同的科室管理，所以就導(dǎo)致檔案信息整合度較低、效率低下；其次，在對住房公積金貸款檔案進(jìn)行歸檔的時候，由于這些信息相對比較分散化，從而不利于實現(xiàn)對于來自各個部門資源的有效整合，造成了信息資源不必要的浪費[2]。

3.檔案規(guī)范管理設(shè)施建設(shè)不足

住房公積金貸款檔案管理設(shè)施建設(shè)不足，影響了檔案規(guī)范化管理。首先，很多住房公積金檔案管理部門，將較多的精力用到了業(yè)務(wù)的拓展上，忽視檔案管理。因此，對日常住房公積金貸款檔案管理僅停留在紙質(zhì)化檔案“封存”狀態(tài)，其次，很多住房公積金貸款部門不注重檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，加上檔案管理人員的綜合素質(zhì)不足、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后等問題的出現(xiàn)，導(dǎo)致住房公積金貸款檔案管理一直處于落后的局面。

4.缺乏專業(yè)化的檔案管理人才

目前不少住房公積金貸款檔案管理人才的專業(yè)性不足、綜合素質(zhì)較差，不利于實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。首先，很多檔案管理人才不具備專業(yè)的檔案管理學(xué)背景，他們對于公積金貸款的相關(guān)業(yè)務(wù)并不很熟悉，從而降低了工作的效率和效果。其次，不少住房公積金貸款管理部門對檔案管理重視程度不夠，疏于對檔案管理人才培訓(xùn)，導(dǎo)致他們在一些比較復(fù)雜的工作上適應(yīng)性不夠，不利于最大化地發(fā)揮住房公積金檔案管理價值。

三、住房公積金貸款檔案規(guī)范化管理思路研究

實現(xiàn)對于住房公積金檔案的規(guī)范化管理，需要從檔案管理體系、制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施、人才隊伍等幾個維度展開思考，具體而言，應(yīng)該打造健全的檔案管理體系；強(qiáng)化檔案管理的制度建設(shè)；加大檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；構(gòu)建專業(yè)的檔案管理隊伍。

1.打造健全的檔案管理體系

打造健全的檔案管理體系，是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要前提。在具體實踐過程中，應(yīng)該努力優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，將檔案管理工作細(xì)化分工，并將此納入到工作績效考核中去，從而來更好地明確職責(zé)范圍，完成管理工作[3]；同時，還應(yīng)該成立專門化的檔案堅定小組，來對檔案管理工作進(jìn)行驗收。總之，必須要打造一個系統(tǒng)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化和協(xié)同安排，如此才能夠達(dá)到規(guī)范化管理的目的。

2.強(qiáng)化檔案管理的制度建設(shè)

有效推進(jìn)住房公積金貸款檔案管理制度建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。相關(guān)的住房公積金管理部門應(yīng)該結(jié)合當(dāng)?shù)氐木唧w情況，來打造一套集檔案信息收集、整理、匯總、調(diào)取、利用等于一體的制度，并對如何操作給予規(guī)范化的指導(dǎo)。這就需要相關(guān)的檔案管理部門積極借鑒《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合住房公積金貸款檔案管理的要求，來制定完善的檔案職責(zé)分工、檔案使用、保密制度、檔案統(tǒng)計及移交制度等等，從而為后續(xù)住房公積金貸款檔案管理的各個流程進(jìn)行詳細(xì)指導(dǎo)。

3.加大檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

住房公積金貸款檔案規(guī)范化管理，需要以堅強(qiáng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為保障。首先，加大資金投入力度，不斷優(yōu)化檔案管理的設(shè)施，從而為檔案的保管創(chuàng)造安全的環(huán)境。嚴(yán)格執(zhí)行“九防”的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息不遺漏、不丟失等。其次，應(yīng)該加快住房公積金檔案信息化建設(shè)。打造檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，及時地進(jìn)行檔案信息的電子化備份以及信息錄入，為后續(xù)檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件。

4.構(gòu)建專業(yè)的檔案管理隊伍

構(gòu)建專業(yè)的住房公積金貸款檔案管理人才，是推進(jìn)檔案規(guī)范化管理的根本保障。首先，積極開展專業(yè)化的培訓(xùn)工作，通過系統(tǒng)的培訓(xùn)來提升檔案管理人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理能力，從而提高工作效率。特別是在人才選拔環(huán)節(jié)，應(yīng)該重點從以上兩個方面來進(jìn)行人才篩選，使之具備良好的工作能力，更好地服務(wù)于檔案管理[4]。其次，積極邀請優(yōu)秀的專家學(xué)者來現(xiàn)場培訓(xùn)，重點對他們所應(yīng)具備的幾項能力進(jìn)行論述，并給出可實操性的提升辦法，以此來提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，從而來更好地提升工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]韓殷蓮. 住房公積金貸款檔案規(guī)范化管理的實踐與探討[J]. 黑龍江檔案，2011（05）：64.

[2]田卉春. 住房公積金檔案管理存在的問題及其對策探討[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2013（04）：220.

[3]陳蓉. 淺議住房公積金檔案管理[J]. 科技風(fēng)，2017（10）：280.

[4]吉潛妤. 強(qiáng)化貸款檔案管理，有效規(guī)避住房公積金風(fēng)險[J]. 納稅，2017（35）：24.