淺談如何做好派出所檔案管理工作

姜瓔

摘 要：當(dāng)前，公安工作正面臨著前所未有的良好發(fā)展機(jī)遇和嚴(yán)峻復(fù)雜挑戰(zhàn)，同時(shí)也對(duì)直接服務(wù)于保護(hù)人民、打擊罪犯、保衛(wèi)改革開(kāi)放和服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基層公安派出所檔案工作提出了新的更高的要求。如何進(jìn)一步完善和加強(qiáng)基層公安派出所的檔案工作，是擺在當(dāng)前的一項(xiàng)刻不容緩的重要任務(wù)。現(xiàn)就基層公安派出所檔案工作存在的問(wèn)題和原因及管理對(duì)策談幾點(diǎn)粗淺的看法。

關(guān)鍵詞：派出所 檔案 管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）06-00-01

公安派出所檔案是基層派出所在防范和打擊違法犯罪活動(dòng)，進(jìn)行治安行政管理等各項(xiàng)職能活動(dòng)中直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄，具有憑證作用和參考作用，是公安機(jī)關(guān)的寶貴財(cái)富。公安派出所檔案管理工作是公安基層基礎(chǔ)工作不可分割的重要組成部分，派出所的檔案就是一部派出所集體和民警個(gè)人的發(fā)展史，它既為派出所分析敵社情、打擊違法犯罪、制定斗爭(zhēng)對(duì)策等分析研判工作提供寶貴經(jīng)驗(yàn)，也為派出所工作的改革、發(fā)展和完善提供不可缺少的重要依據(jù)。

一、基層公安派出所檔案工作中存在的主要問(wèn)題

近年來(lái)，我們做了大量卓有成效的工作，使公安檔案在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)現(xiàn)實(shí)斗爭(zhēng)以及編史修志等方面發(fā)揮了應(yīng)有的作用。但是我們必須清醒地看到，基層公安派出所檔案工作還有諸多不盡人意的地方。概括起來(lái)，主要存在以下問(wèn)題：

1.檔案材料收集整理不及時(shí)，歸檔材料不齊全

有的民警只注重對(duì)文書(shū)、業(yè)務(wù)和戶籍檔案的收集，而對(duì)聲像、實(shí)物等與公安業(yè)務(wù)密切相關(guān)資料的收集意識(shí)較差。所里大多案件民警只辦案，不整卷，存在“辦案歸辦案，檔案歸檔案”互不聯(lián)系的現(xiàn)象。因此在檔案管理工作中存在，重形式輕內(nèi)容的現(xiàn)象，檔案管理工作大多是為了應(yīng)付上級(jí)檢查考評(píng)，沒(méi)有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)工作負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

2.部分歸檔材料質(zhì)量差，檔案作用難以發(fā)揮

有的民警因?yàn)閷?duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，怕麻煩的工作手續(xù)和繁重的工作量，隨意編寫(xiě)耳目、重口等檔案現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，為了應(yīng)付考核，甚至有的民警一年的歸檔材料可以在幾天內(nèi)補(bǔ)充完成，當(dāng)然補(bǔ)充內(nèi)容基本上是千篇一律或完全根據(jù)個(gè)人的喜好隨意的編寫(xiě)。以維護(hù)公安工作歷史真實(shí)面貌為己任的公安檔案，其原始性、真實(shí)性受到嚴(yán)重挑戰(zhàn)，也必然影響檔案作用的發(fā)揮。

3.檔案管理的軟件建設(shè)滯后不能適應(yīng)新時(shí)期公安工作信息化發(fā)展的需要

當(dāng)前，派出所與派出所之間使用的檔案管理設(shè)施種類(lèi)不全，規(guī)格不一，檔案管理工作信息化程度不高，檔案整理、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，查找速度慢，使用效率低，與上級(jí)要求的數(shù)字化、信息化尚有一段距離。

二、基層檔案管理存在上述問(wèn)題的主要原因

1.檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)滯后，檔案管理意識(shí)淡薄

基層派出所承擔(dān)著大量的治安管理、服務(wù)群眾的重要任務(wù)。由于長(zhǎng)期處于疲勞作戰(zhàn)的工作條件下，加上受警力、精力的限制，一些基層公安民警忙于公安業(yè)務(wù)工作，重視辦案、治安管理，而疏于檔案業(yè)務(wù)的良性發(fā)展，不少民警認(rèn)為檔案管理只是整理一些過(guò)時(shí)的文件、文書(shū)、報(bào)表等材料而已，造成認(rèn)識(shí)上的不到位，平時(shí)不留心收集、積累信息，歸檔觀念淡薄，導(dǎo)致工作干得多，材料保存少。

2.檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，素質(zhì)不高

派出所檔案管理工作一般都是由各所內(nèi)勤兼任，但由于檔案管理本身就是一項(xiàng)長(zhǎng)期的日常性的工作，內(nèi)勤大部分時(shí)間忙于大量繁瑣的信息管理、統(tǒng)計(jì)上報(bào)等日常事務(wù)，難有時(shí)間靜下心開(kāi)展檔案工作。檔案管理工作強(qiáng)度大且難出成績(jī)，往往被人忽略，加之檔案管理人員流動(dòng)性大，崗位變動(dòng)頻繁，有的民警剛剛學(xué)會(huì)立卷歸檔的基本知識(shí)，就被調(diào)整崗位，新接手的人無(wú)從交接。導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍發(fā)展難以持續(xù)化。

3.檔案管理與應(yīng)用脫節(jié)

當(dāng)前，派出所只注重檔案資料的收集、整理，利用檔案意識(shí)不強(qiáng)，造成不少檔案信息資源閑置、浪費(fèi)，管理與應(yīng)用脫節(jié)較嚴(yán)重。而應(yīng)用效率不高反作用于檔案管理，正是造成目前派出所檔案管理不規(guī)范、發(fā)展不平衡的主要因素之一。

三、基層公安派出所檔案管理的建議

公安派出所檔案是基層公安派出所業(yè)務(wù)工作、內(nèi)務(wù)管理、執(zhí)法服務(wù)和隊(duì)伍建設(shè)的精神風(fēng)貌的真實(shí)記錄，是公安檔案的重要組成部分。基層派出所作為維護(hù)社會(huì)治安的前沿陣地，在開(kāi)展各項(xiàng)工作過(guò)程中，產(chǎn)生了大量的有保存價(jià)值的材料，形成了帶有明顯公安工作特色的檔案。對(duì)這些檔案實(shí)行科學(xué)管理，使其在公安工作中發(fā)揮更大的作用，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。因此，要使基層公安派出所規(guī)范化建設(shè)上臺(tái)階、上水平必須同時(shí)建立檔案規(guī)范化、制度化建設(shè)的長(zhǎng)效管理機(jī)制。

1.加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)

加強(qiáng)對(duì)檔案有關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，使全體民警清醒地認(rèn)識(shí)檔案是公安機(jī)關(guān)“寶貴財(cái)富”的硬道理，自覺(jué)做到從每份資料抓起，從每份案卷抓起，一步一個(gè)腳印地把檔案管理建設(shè)落到實(shí)處。使民警善于積累、整理、保存和提供檔案資料，扭轉(zhuǎn)民警“檔案歸檔案，辦案歸辦案”互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識(shí)，形成自覺(jué)做好檔案工作，利用檔案資源的良好習(xí)慣。

2.強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著各項(xiàng)公安工作的發(fā)展，對(duì)公安檔案工作提出了新的更高的要求，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和設(shè)備逐步更新，對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求也隨之提高。這就要求檔案人員不僅要有豐富的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和較強(qiáng)的檔案意識(shí)、法律意識(shí)，還要掌握使用先進(jìn)設(shè)備的本領(lǐng)和適應(yīng)信息化檔案管理的水平。通過(guò)舉辦培訓(xùn)班，檔案業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)常開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)輔導(dǎo)，進(jìn)一步提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

3.規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量

要充分發(fā)揮基層公安派出所檔案的現(xiàn)實(shí)作用，取決于檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量主要指的是案卷材料的完整、排列有序、法律手續(xù)完備、證據(jù)確鑿以及大量動(dòng)態(tài)信息的充實(shí)。作為基層實(shí)戰(zhàn)單位，對(duì)重點(diǎn)人口、治安管理處罰、耳目、戶籍信息等業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容要經(jīng)常性地補(bǔ)充、充實(shí)、更新，確保檔案資料的鮮活和質(zhì)量，確保檔案資料能夠完整、真實(shí)地反映現(xiàn)實(shí)情況。這就要求我們每一位基層公安派出所民警都要重視材料的積累，凡群眾反映的、秘密力量提供的、值班簿、筆記本上記錄的、外單位反映的情況都要及時(shí)調(diào)查核實(shí)，形成材料，最終提供利用，變“死檔案”為“活資料”。