淺談檔案管理中電子檔案管理

扎拉嘎木吉

摘 要：檔案管理作為單位日常管理工作中的重要組成部分，大多數檔案管理包括檔案的收集、整理、鑒定、儲存、統計和利用;近年來隨著計算機技術的發展和深化以及電子信息技術的應用，電子文檔已經逐漸全面融入到人們的工作和生活中，像傳統的紙質文件和紙質檔案這樣的物理文件正快被電子文件和電子文檔所取代。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;電子檔案管理

引 言

傳統的紙質檔案在進行制作、收集、保存、調動、管理等工作是會花費較大的人力、物力;現今社會的快速發展，單位管理變革、人力資源調動等工作的頻率日益提升，這就對檔案管理工作提出了跟多要求，而隨著科技的發展，電子檔案的出現在很大程度上彌補了傳統紙質檔案的不足，本文就檔案管理中的電子檔案管理進行探索與研究。

一、電子檔案的基本要求

1.1完整性

與其他文件和檔案一樣，由于組織結構不同，電子檔案對創建者、組織、發送、接收文件工作都有不同的要求，而其中最重要一點就是由于保證文件的完整性，這就要求相關工作人員具有專業技術水平，同時對各自崗位的人員的知識、技能都存在嚴格要求，對接受的各類文件第一時間進行分類歸檔，一旦歸檔工作出現拖延，很容易導致信息資料分離，使導文件不完整。針對上述特點，這就要求電子檔管管理人員必須認真負責，從而保證電子檔案的完整性。

1.2原始性

電子檔案不同于紙質檔案，電子檔案的產生往往是從原始狀態的真實到網絡狀態的虛擬的轉化過程。特別是在電子檔案的生成、傳輸、接收和存儲過程中，它既是原始的又是復制的，這不同于紙質檔案的原始性質。為了更好的完成電子檔案管理工作，各種電子文件，尤其是制作磁盤、光盤、磁帶和圖像時，必須保證電子文件的原始性。

1.3安全性

電子文件的數據、內容和圖像在網絡傳輸過程中比較容易受到“黑客”侵擾及各類網絡病毒的威脅，這些情況的出現都會對電子檔案的安全性產生極大問題。此外，磁盤和磁帶的支架也容易產生靜電，這直接影響信息的再現，造成不安全的問題，再有吸引灰塵、外力導致卷曲、磁粉脫落、磨損和發霉等都會對電子文檔管理產生危害。因此，必須保證電子文檔的安全性。

二、當前單位電子檔案管理現狀

2.1與紙質檔案長期并存

紙質文件相對穩定，內容真實可靠，保存時間長。然而，對紙質文檔管理相對低效，檢索速度慢。電子文檔正在逐漸取代紙質文檔，但它們在未來無法完全被取代。單位電子文件管理模式有待改進，紙質文件和電子文件同時存儲，造成單位存儲重疊的現象。

2.2電子檔案處于建立與維護階段

目前，電子檔案管理僅處于歸檔和檢索的基礎階段，信息系統不完善，檔案管理人員不能積極參與電子檔案的信息整合，缺乏積極開發和利用檔案信息資源的能力。單位應加強檔案管理人員信息集成業務技能的培訓，以適應電子檔案信息化建設的步伐，為單位領導決策和單位發展提供服務。

2.3電子檔案管理資金投入有限

一些單位的檔案管理局限于傳統紙質檔案，對電子檔案信息化建設知之甚少，投資相對有限。電子檔案不僅包括文字檔案，還包括聲像檔案，同時電子檔案的存儲設備對設備要求較高，需確保適當溫度和濕度的同時，還應采取消磁和防污染等保護措施。

三、電子檔案信息資源開發利用

3.1使用權限的審核

首先，根據各級人員、各級使用權進行識別，并根據使用系統進行注冊和登錄。在使用中，系統自動確定當前用戶身份的合法性和功能使用范圍，并且系統使用各種功能來自動跟蹤和記錄其操作路徑。對于當月涉及未授權操作的功能，應能夠拒絕響應并給出警告。其次，在使用電子文檔存儲載體時，應根據電子文檔內容的分類來確定使用控制的程度，并根據用戶的背景和目的來確定授權。

3.2管理中的安全措施

首先，采用的方法應取決于用戶的情況，不可能向所有用戶提供所有的使用方法。二是按照電子檔案的分類層次進行有效管理。一般來說，提供和利用內容沒有通過復制完全打開的電子文件是不合適的;如果需要復制，必須在有效的監督下進行。第三，當使用通信傳輸或直接使用時，機密信息應加密，使用的密鑰應定期或不定期更換。第四，系統應具備跟蹤和監控的功能。

四、提高電子檔案管理的措施

4.1基于知識管理的檔案管理

傳統的檔案管理主要是收集和保存單位的實體數據，并管理自己的文件和檔案。電子檔案具有流通性強、靈活性高的特點。傳統的管理理念無法有效利用資源。因此，從知識管理的角度來看，必須提升管理理念，增強檔案資源有效利用的意識。知識管理要求在單位信息化建設中增加文檔信息管理的業務流程，將文檔生成、流通、歸檔、保存、信息錄入、升級和替換的全過程納入信息管理系統，形成完整的信息歸檔系統，整合文檔流和業務流，構建知識服務體系。

4.2實現電子文件的完整收集

正常情況下，紙質文件只能在一定的環境和條件下保存完好，必須手工歸檔和存儲，這有損壞紙質文件的風險，更容易造成文件丟失。同時傳統的文件管理模式無法實現文件的連續管理，容易導致電子文件收集不完整。單位需要建立完善的管理信息系統，盡快實現相關信息的自動采集。這樣，可以簡化電子文檔的歸檔過程，省去檔案人員的手工鏈接工作，保證紙質文檔和電子文檔的一致性。

4.3提高檔案管理人員業務能力

傳統的實體管理模式已不再適用于電子文件的管理。電子文檔管理也可以更好地保證文檔的機密性;保存電子文件的工具是一臺電腦，它沒有感情色彩，只能按照設計的安全程序運行。然而，保存紙質文件的媒介是人，人為因素很容易導致文件泄漏。不僅如此，智能管理必須發展并擴展到內容、知識、組織甚至人員的層面，這也要求檔案工作者將自己從物理檔案管理的概念中解放出來，逐步轉向信息及數據管理。改變傳統紙質檔案查詢和借閱的局限性，建立單位知識庫，實現在線借閱和瀏覽，最大限度地提高電子檔案的利用率。

結束語

綜上所述，電子文檔管理將不可避免地取代傳統的文檔管理。雖然文檔管理將變得更加簡單和方便，但它也要求我們的文檔管理人員掌握電子文檔管理的方法和技巧。因此，良好的電子文檔管理是文檔管理的關鍵。電子檔案管理涉及許多因素。為了真正掌握信息技術，搞好電子文件管理，充分發揮電子文件管理的優勢，提高信息時代電子文件管理的效率，我們必須不斷提高自己。

參考文獻

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