淺談檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展

程明

摘要：本文主要闡述檔案管理信息化建設(shè)的必要性和作用。并對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)策略做進(jìn)一步探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；必要性

檔案管理信息化建設(shè)是對(duì)檔案原文件保存的重要方式，應(yīng)該充分利用先進(jìn)的信息手段與技術(shù)把各種物質(zhì)化信息資源進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)換，然后進(jìn)行保存工作。并且建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為社會(huì)及個(gè)人提供服務(wù)。同時(shí)檔案管理工作的信息化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法。使兩者相互補(bǔ)充，相互共存，共同發(fā)展。

1檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的重要性

檔案管理是社會(huì)進(jìn)步的記錄者。記載了歷史上的史實(shí)，是維護(hù)社會(huì)健康發(fā)展的有力工具，做好新時(shí)期檔案管理工作的信息化能夠在很大程度上促進(jìn)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展及繁榮。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作越來越重要。檔案管理工作采用數(shù)字化、信息化的方式可以促進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。檔案管理的信息化能夠確保檔案原文件的完整性與真實(shí)性。也有利于開發(fā)利用檔案資料。信息化管理使檔案整理、分類等工作變得簡單、輕松。也使檔案管理工作更加的規(guī)范。檔案管理信息化使檔案管理工作人員。處理檔案更加的高效。進(jìn)一步提高檔案處理的速度，同時(shí)節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)與空間。也有利于工作人員的查看。總之。在這個(gè)新的歷史發(fā)展時(shí)期。要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

2檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理工作的硬件設(shè)施日趨完備。為保障檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。推動(dòng)“無紙化”辦公的步伐日益加快。我們必須認(rèn)清楚檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題。如傳統(tǒng)檔案的管理方式。紙質(zhì)版的信息資料填寫內(nèi)容有限，整理不方便，更新周期長。直接影響整個(gè)檔案信息的處理和資源的共享。另外，由于傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的弊端，導(dǎo)致檔案信息不足，從而直接影響檔案的使用率，直接影響檔案的發(fā)展速度。

3當(dāng)前檔案信息資源建設(shè)的任務(wù)

首先是檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。要將所存的檔案信息進(jìn)一步發(fā)掘出來，提高檔案管理部門的工作水平和服務(wù)水平，當(dāng)務(wù)之急是要不斷加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善，使計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)等軟件設(shè)施得到實(shí)用化。在建設(shè)前期，一是加速對(duì)現(xiàn)有檔案資源的管理，錄入以及入庫工作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源的日入檢驗(yàn)。二是加強(qiáng)對(duì)那些特殊的（諸如格外重要的，容易受損的，使用頻率較高的）實(shí)現(xiàn)全部檔案資源的錄入。推進(jìn)檔案資源的信息化進(jìn)程，全面實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的目標(biāo)。最后要保障入檔電子文件的完整性，有效性和規(guī)范性。完善對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、鑒定、錄入、入檔等規(guī)范的監(jiān)督工作。不斷加強(qiáng)電子檔案的安全性和保密性工作，促進(jìn)對(duì)電子檔案的全面防護(hù)。

4檔案管理工作信息化建設(shè)的有效途徑

4.1合理規(guī)劃檔案管理的信息化。要結(jié)合自身的發(fā)展目標(biāo)制定合理的檔案管理信息化的進(jìn)程。在新的歷史時(shí)期，雖然檔案管理工作信息化是必然的發(fā)展趨勢，但是不能盲目跟風(fēng)。在進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)之前。必須要深入地進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。有條理的推進(jìn)。規(guī)劃要充分結(jié)合實(shí)際情況，制定檔案管理信息化的近期目標(biāo)與遠(yuǎn)期目標(biāo)。這樣才能使檔案管理信息化得到順利推進(jìn)。使檔案檔案管理工作得到可持續(xù)的發(fā)展。

4.2完善檔案管理信息化的監(jiān)督制度。強(qiáng)有力的監(jiān)督制度可以確保檔案管理信息化的過程得到制約與監(jiān)督。保證其過程是在法律法規(guī)規(guī)定的范圍之內(nèi)。完善的監(jiān)督制度可以促進(jìn)檔案管理工作人員的工作積極性、主動(dòng)性以及創(chuàng)新意識(shí)，也可以進(jìn)一步保障檔案資料的信息安全。要充分利用單位內(nèi)部的監(jiān)督與單位外部的監(jiān)督。使兩者相互結(jié)合，相互補(bǔ)充，相互合作。及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化過程中存在隱患的做法，然后糾正錯(cuò)誤的做法，這樣可以確保建設(shè)一個(gè)高效、安全的檔案管理信息化的系統(tǒng)。

4.3要全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)信息化。首先是使檔案管理工作人員掌握信息化的檔案管理方法與技能，因此要注意培養(yǎng)檔案管理方面的人才，提高他們的綜合素質(zhì)與能力。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式與知識(shí)結(jié)構(gòu)。全面提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。

4.4加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的信息化。檔案管理工作也要跟隨信息化的發(fā)展潮流。在檔案管理工作中運(yùn)用先進(jìn)的科技手段與技術(shù)，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。檔案管理工作人員在計(jì)算機(jī)的輔助下，要及時(shí)更新檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確保存各類檔案信息，充分利用計(jì)算機(jī)與掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實(shí)現(xiàn)檔案資料保存的無紙化，節(jié)省檔案資料管理的資金與保存的空間。

4.5建設(shè)實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案管理信息化網(wǎng)站是檔案部門以網(wǎng)頁的形式建立的站點(diǎn)。給相關(guān)人員提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資料的網(wǎng)上查找等信息化的使用。網(wǎng)頁式的服務(wù)是檔案管理工作信息化的重要的方式與模式，這種模式有利于信息資源的傳遞。因此這種模式將成為以后檔案管理信息化的主流模式。實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站應(yīng)該具有升級(jí)更新的能力、再次開發(fā)的能力等。能適應(yīng)這個(gè)快速發(fā)展的社會(huì)，可以充分的利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大的資源。