淺談現(xiàn)代檔案管理技巧

劉金云

摘要：我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作機(jī)制老化、模式陳舊，基本不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)對(duì)檔案管理提出的新要求，不符合現(xiàn)代管理理念本身的綜合化、現(xiàn)代化、社會(huì)化內(nèi)涵，傳統(tǒng)檔案管理工作的采集、整理、保管、利用方法，基本不符合國(guó)家事業(yè)單位尊重和保障管理權(quán)限、綜合開發(fā)的現(xiàn)代要求，因而改革檔案管理工作機(jī)制、加強(qiáng)檔案管理工作中的方法創(chuàng)新與對(duì)策設(shè)計(jì)，意義重大而深遠(yuǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作技巧；安全

檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致而且耐心的工作，對(duì)于檔案管理員來說，這項(xiàng)工作容不得一點(diǎn)馬虎，要想做好這項(xiàng)工作，必須掌握相應(yīng)的管理技巧，其中檔案分類就是一項(xiàng)重要的管理技巧，現(xiàn)舉一些檔案分類實(shí)例，談一談檔案分類及管理的技巧。時(shí)下，隨著我國(guó)各項(xiàng)改革事業(yè)的日益深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理工作層面積累的矛盾和問題越來越突出，利用現(xiàn)代高新科技和網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)去研究新情況并解決新問題，創(chuàng)新和完善現(xiàn)代檔案管理工作方法，已成為各級(jí)檔案管理工作部門所面臨的一項(xiàng)新課題、新任務(wù)。

一、檔案管理中存在的問題

現(xiàn)代管理理念的更新和根本制度的調(diào)整，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的深度使用，不僅使現(xiàn)代檔案管理機(jī)制與權(quán)限的歸屬問題亟待重新明確和定位，而且十分普遍的“死檔”“棄檔”現(xiàn)象和管理包袱沉重的問題亟需重新梳理和解決，更為重要的是檔案管理的內(nèi)容有待調(diào)整充實(shí)、科學(xué)歸并，以往只注重對(duì)歷史情況的詳細(xì)記載和妥善保存，內(nèi)容陳舊且包羅萬(wàn)象，難以客觀有效地跟蹤反映檔案材料與主要信息的即時(shí)性和有效性，總的看來不能適應(yīng)現(xiàn)代快速多變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的信息需求，可借鑒性、可利用性、可開放性不強(qiáng)，尤其是一些歷史內(nèi)容已經(jīng)沒有了多大現(xiàn)實(shí)意義，仍然束之高閣，長(zhǎng)期得不到解密，徒然增加了現(xiàn)代檔案管理的難度。歷史積累起來的檔案信息材料良莠混雜、真實(shí)莫辯，無(wú)法真實(shí)客觀地為社會(huì)綜合利用現(xiàn)代檔案信息資源提供各類最新的內(nèi)容，影響了現(xiàn)代檔案信息庫(kù)的價(jià)值利用率和社會(huì)開發(fā)性。

另外，現(xiàn)代檔案管理中各種操作程序和方法不規(guī)范，檔案信息材料長(zhǎng)期處于秘密監(jiān)管之下，不公開、不透明、不解密，檔案管理者根本無(wú)法了解檔案記載的具體內(nèi)容和詳實(shí)資料，這種重視秘密管理而忽視開發(fā)利用的方法，使當(dāng)前檔案管理工作被蒙上神秘面紗，使諸多有價(jià)值的信息資源長(zhǎng)期閑置，使當(dāng)前檔案管理喪失合法性根據(jù)，不能從根本上依法維護(hù)檔案材料的社會(huì)聲譽(yù)和社會(huì)信用，錯(cuò)失了有價(jià)值的檔案材料獲得綜合利用的好機(jī)會(huì)[1]。

筆者認(rèn)為，形成這種當(dāng)前檔案管理弊端的原因是多方面的，既有思想認(rèn)識(shí)和思維習(xí)慣問題，也有體制老化和管理失序問題，但是更重要的是管理方法缺乏創(chuàng)新與管理策略缺乏設(shè)計(jì)的問題。各級(jí)各部門的主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的方法創(chuàng)新問題缺乏足夠的認(rèn)識(shí)與重視，根本沒有把檔案管理的方法創(chuàng)新與對(duì)策設(shè)計(jì)問題，作為國(guó)家資源開發(fā)與綜合利用的重要內(nèi)容來抓。

二、現(xiàn)代檔案管理中的技巧

1、做到電子檔案與紙質(zhì)檔案同步

要想管理好檔案，必須做好電子檔案與紙質(zhì)檔案同步，但這一點(diǎn)已經(jīng)不僅僅是技巧了，而是現(xiàn)代檔案管理必須要做到的，電子檔案管理要用專業(yè)的軟件進(jìn)行管理，而且要做到及時(shí)更新；重要的檔案要保留掃描件，不需要保留的檔案也要及時(shí)在電子檔案中去掉登記。電子檔案與紙質(zhì)檔案同步的好處是，如果紙質(zhì)檔案遺失可以從電子檔案中及時(shí)查到，并且可以隨時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快捷的查詢、處理、管理，但是電子檔案永遠(yuǎn)代替不了紙質(zhì)檔案，因此電子檔案只是紙質(zhì)檔案的一種輔助管理的科學(xué)手段。電子檔案管理必須及時(shí)更新，而且每次更新要注明更新的時(shí)間、原因與更新結(jié)果。

2、建立完善檔案管理相關(guān)制度

雖然檔案管理制度早已經(jīng)有各種規(guī)章制度明確規(guī)定，但是有些制度筆者覺得需要重點(diǎn)提一下，一是所有的重要檔案的管理均需要兩個(gè)人以上經(jīng)手，這一點(diǎn)是為了防止發(fā)生錯(cuò)誤，也是為了保證重要的檔案不會(huì)發(fā)生遺失或者被別有用心的人篡改，為了保證這一制度能夠落實(shí)，重要的檔案均有查閱記錄，并且需要查閱人、管理員、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)均簽字，這樣才能夠進(jìn)行檔案查閱；而且重要的檔案絕對(duì)不允許一個(gè)人進(jìn)行查閱，經(jīng)過正常手續(xù)能夠查閱的檔案也要在監(jiān)控下進(jìn)行。一些絕密檔案則必須指定專人才能進(jìn)行查閱，而且必須在監(jiān)督的條件下進(jìn)行。

3、檔案室管理制度的注意事項(xiàng)

由于檔案管理是任何部門都非常重視的工作，所以必須有上下班檔案室管理制度，除了正常的一些交接班手續(xù)和明文規(guī)定外，還有一些其它注意事項(xiàng)：一是上班之前及下班之后，要注意門窗、檔案廚的鎖是否鎖好，下班以后，要把所有的電源開關(guān)關(guān)閉（監(jiān)控設(shè)備除外），這樣能夠保證不發(fā)生漏電起火的現(xiàn)象；二是如果檔案室有自來水，要把自來水關(guān)閉，防止水溢出后將整個(gè)檔案室的檔案淹沒；三是如果檔案室有監(jiān)控，要把監(jiān)控打開，而且監(jiān)控的線路要保證安全，如果有值班室，最好監(jiān)控設(shè)備主機(jī)放在值班室，這樣值班人員可以保證檔案室的安全。

4、檔案管理相關(guān)設(shè)備的使用制度管理

由于檔案管理是非常重要的事情，而且往往會(huì)涉及一些個(gè)人的隱私和國(guó)家、企事業(yè)單位的重要材料，所以電腦及打印機(jī)的管理也是非常重要的。一是要設(shè)置密碼，打印機(jī)和電腦均設(shè)置管理員密碼，有了密碼，可以保證打印機(jī)、電腦不被無(wú)關(guān)人員盜用，同時(shí)這些密碼必須只能是檔案室的管理員才能知道；二是要有專用的銷毀廢紙的設(shè)備，因?yàn)橛行┟菜茻o(wú)用的廢紙，若被專業(yè)的竊取信息的人得到以后，經(jīng)過恢復(fù)可以得到他們想要的信息，為了避免發(fā)生這種情況，要用專用的碎紙機(jī)將無(wú)用的檔案進(jìn)行碎片化處理，保證不能再恢復(fù)。

5、電腦聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)檔案保密性管理

由于檔案室屬于特殊部門，所以檔案室的電腦不應(yīng)該聯(lián)網(wǎng)，但有時(shí)候?yàn)榱藰I(yè)務(wù)需要，也不得不進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，在這種情況下，就必須注意檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。一是要安裝殺毒軟件，有必要的要安裝企業(yè)版本的殺毒軟件，并保證版本及時(shí)更新病毒庫(kù)；二是要保證工作人員的素質(zhì)，不能安裝聊天軟件，如QQ、微信等軟件，同時(shí)要有網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，不能打開來路不明的軟件、U盤、移動(dòng)硬盤等等；三是要保證監(jiān)控的電腦絕對(duì)不能聯(lián)網(wǎng)，防止被黑客高手利用，通過監(jiān)控的攝像頭來查看機(jī)密文件。

6、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，檔案安全意識(shí)要到位

檔案室的管理要時(shí)刻有安全意識(shí)，一是要有防火安全意識(shí)，火是檔案室的大敵，星星之火可以毀掉所有的檔案，為了保證這一點(diǎn)，要求加強(qiáng)安全教育，并在顯眼位置貼上安全警示的標(biāo)語(yǔ)；二是要有數(shù)據(jù)安全意識(shí)培訓(xùn)，要防范別有用心的人在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案進(jìn)行安全滲透；三是要防范其它可能發(fā)生的危險(xiǎn)，保證檔案管理的安全。現(xiàn)代檔案管理工作部門也應(yīng)建立健全與管理檔案根本目的相適應(yīng)的現(xiàn)代管理措施與制度，切實(shí)保障檔案管理編研人員依法享受各方面的權(quán)利與義務(wù)，在限制與公開、秘管與利用的有機(jī)統(tǒng)一上多做文章，為促使檔案管理信息資源的社會(huì)綜合性的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置提供支持和保證，為其在現(xiàn)代檔案管理工作提供科學(xué)全面的有利保障。

綜上所述，為了保證檔案管理工作的正常運(yùn)行，防范看得見和看不見的敵人與風(fēng)險(xiǎn)，必須有一種責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)、檔案管理無(wú)小事意識(shí)，才能保證檔案管理的安全、可靠，把一切不利于檔案管理工作可能性消滅。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋.信息時(shí)代的檔案管理工作[M].北京：中共黨史出版社，2004：26.

[2]李群，崔立影.優(yōu)化模式.新時(shí)期檔案管理工作創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界，2009，（12）.