芻議物業公司內控管理

許開來

摘 要： 加強內部控制建設，為物業企業的發展提供了良好的發展契機，必須要構建內控制度，加強信息溝通，監督企業各項經濟管理活動。下文中，筆者將結合個人參與物業公司內控管理的經驗，分析現階段國內物業公司內控管理工作的現狀與問題，并提出解決的方法。

關鍵詞： 內控管理；財務部門；物業公司

經濟發展和社會進步，極大地促進了物業公司的生存與發展，而加強內部控制建設的重要性也越來越突出，已經成為了企業各項經營管理活動順利進行的重要保障。加強內部控制建設，可以提高物業企業的整體競爭實力，提高防范財務風險的能力和水平，進而將物業企業提升到全新的發展高度。

1、物業公司的內控管理現狀與問題

1.1內控管理缺乏實效

在內部控制中，控制活動是不可或缺的組成部分，保證企業管理者采取可行措施加強風險管理，并與企業整體目標達成一致，加強到企業眾多職能部門的發展。然而現階段，一些物業企業缺少清晰、明確的職務分工，授權比較模糊，并且預算管理控制執行力度嚴重不足，缺少完善的激勵機制的構建，存在著極大的安全隱患。

1.2各職能部門之間缺乏交流與配合

內部控制實施的一項重要條件是信息溝通與交流，是提高內部控制效率的重要影響因素。信息存在于企業各個層次之中，為識別與應對潛在風險提供了極大的便利。然而，一些物業企業缺少嚴謹的管理結構，決策也比較多樣化，加大了企業諸多部門之間的信息收集的難度，相應的信息反饋機制也較不完善。由于各個職能部門的信息溝通不暢，一旦潛在風險借此趁虛而入，沒有及時進行對外披露，將會造成企業嚴重的經濟損失。

1.3內控管理缺乏有效監督

通過企業監督活動的開展，可以給予內部控制強大的保障，有助于進一步完善內部控制，有效執行內部控制。現階段，企業內部審計獲得了長足的發展和進步，各個企業積極設置內部審計機構，但是卻存在著一些缺陷和漏洞。主要表現為：內部審計人員極容易受到其他職能部門的管制和約束，其獨立性與權威性尚未充分得以體現，影響著內部審計人員監督職能的發揮。

2、物業公司內控管理的策略分析

某物業管理有限公司為例，該公司成立時間有二十多年，以推動產業園區戰略發展、產業園服務創新為核心，并致力于為業戶提供高品質的物業管理專業服務。該企業在不斷探索與實踐中，積極推動內部控制的實施與運作，主要從內部控制環境、控制活動、信息溝通以及內部監督等環節開始著手，將信息技術與業務有機結合，通過文檔和數據記錄公司資料傳遞信息，有效提升了企業管理效率，并應用ERP系統，加快信息傳遞速度。在內部監督控制方面，該企業不定期檢查各項制度的落實情況，促進了內部控制制度的正常運作，將資產和流動資金等作為監督重點，規范了員工管理行為，已經取得了良好的實施效果，大大提升了企業自身的服務水平。

2.1構建全面的內控管理機制

物業企業各個部門要做到各司其職、分工協作，構建完善的內部控制制度，企業管理者要樹立高度的責任觀念，對各個環節存在的潛在風險進行深入分析，加強風險識別與評估，構建完善的業務流程。管理部門要定期開展應急模擬演練培訓，保證工作人員較高的專業素養與應變能力，將潛在風險保持在萌芽狀態內，也可以通過購買保險的方式來分擔風險。同時，物業企業要嚴格管理服務的細微之處，避免由于細節問題而引發潛在風險的發生。例如：對于一些特殊位置來說，如電梯和線路等，企業要積極設置警示牌，安排專人看管，以防安全事故的發生。而對于業主來說，要實施刷卡進入模式，短期居住人員要辦理臨時進出卡，創建健康穩定的小區環境。

2.2加強內控風險管理

在物業管理服務中，物業企業要樹立高度的風險防范觀念，構建相應的風險控制體系。企業要定期開展風險管理知識培訓與普及工作，將風險管理程序規范化，確定可行的風險管理目標，定期進行跟蹤檢查，做到及時發現問題并解決問題。結合各個階段和各類風險，要采取可行的風險控制策略。在物業管理方案的編制工作中，要進行可行性研究論證，結合各個物業項目類型，了解客戶實際消費能力和水平，確定配套可行的服務標準和服務價格，為企業管理者的決策提供參考依據。此外，要做好風險防范工作。首先，在風險的事前控制中，物業企業要設置專門的風險控制與管理部門，深入分析與評估可能面臨的風險，確定中期、長期的風險管理計劃，強化員工的風險防范意識。其次，在風險的事中控制中，要加強與合作伙伴進行企業間的人力、資金以及技術等交流合作，將風險轉移出去。最后，在風險的事后控制，要制定可行的風險管理報告，綜合分析與考量風險管理的計劃、操作過程以及結果等。

2.3建立信息化的內控管理系統

對于物業管理工作來說，具有涉及面廣、政策性強、技術應用復雜等特點，采用以往傳統人工管理方式，將會加重管理成本，成本控制、內部溝通等方面的管理難度與日俱增。在現代信息技術的強大推動下，無人化管理、無紙化辦公以及社區網絡服務等得到了廣泛的應用，所以必須要加強采用網絡化的信息傳輸機制，確保資源的共享利用率的穩步提升，為項目提升了利潤空間，進而為物業管理效率的提升創造有利條件。構建圍繞傳統社區服務、多媒體社區服務信息網以及互聯網等三位一體的新型社區物業管理信息系統。在信息化建設中，完善的業主管理功能，以房間為單位，對當前及歷史的業主及住戶信息進行認真記錄，記錄房間驗收的具體狀況和驗收資料的領取情況；強大的收費管理功能，支持管理費、垃圾清理費等定期帳單的自動生成。

2.4部門之間的配合與溝通

物業企業各個部門之間要保持密切的交流與協作，解決信息傳遞滯后問題。并且在信息技術的強大推動下，企業要加強現代信息技術的應用，應用好ERP系統，有效管理物業各項收入、原材料采購、供暖成本支出等業務流程。利用ERP也可以明細核算物業企業不同的物業服務項目，確保公共費用分攤的合理性，明細核算各個項目收入、成本以及利潤情況，提高企業資金效率。同時，遠程監控異地項目原材料、物品采購、庫存等情況，對不同供應商的采購價格進行深入對比，選擇質優價廉的采購商品。在項目部門的日常維修中，要準確核算維修成本，比如維修人員工資、維修領用的材料等，為維修進度與維修支出等提供了極大的便利。

2.5做好內控管理的監督工作

物業企業要全面監督與評價內部控制問題，在業務活動開展過程中，要構建嚴密的監控防線，明確權責范圍，設置內部審計機構，并賦予其高度的獨立性與權威性，充分發揮出內部審計的監督職能，將內審提出的整改意見予以有效落實。也可以利用專項審計方法來落實內控監督，必要時要邀請外部審計來就企業內部各個管理階段進行內控評價，并提出一些指導性的意見和想法，進而為企業內部控制建設水平的提升提供保障。

綜上所述，加強內部控制建設是物業企業各項管理工作的重中之重，在企業發展中占據著顯著的地位，備受企業領導的高度重視與關注。市場競爭環境變化莫測，物業企業要想在激烈的行業競爭中脫穎而出，獲得較高的競爭份額，就必須要高度重視內部控制問題，不斷提升內部控制水平，確保企業資金周轉率的穩步提升，為物業企業贏取更多的經濟利潤。

參考文獻

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