新時期人事檔案管理信息化建設研究

趙世華

摘要：所謂人事檔案管理，即為將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。現如今在新的市場形勢下，社會治理和企業管理的內容和要求都發生了變化，人事檔案管理需要做出相應改變。目前我國的檔案管理仍然存在許多的缺陷和弊端，如檔案信息的利用率不足、專業人員的缺乏、信息化管理的方式落后等，都牽絆著檔案管理的發展和進步。而順應時代的發展潮流，我們必須要落實信息化管理，運用網絡技術方便快捷的特點，改進傳統的檔案管理體系，才能構建一個合理便捷的行業機制和環境。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；重要性；問題；對策

中圖分類號：G275文獻標識碼：A

1新形勢下企業檔案管理信息化建設的重要性

1.1電子文件歸檔便捷

以往的檔案管理采用手工操作，工作量大且繁瑣，需要檔案管理人員通過手工操作來整理檔案和制作目錄，這樣耗費了檔案人員大量的精力和時間，并且容易造成一些錯誤，改動信息時更會引起一系列連鎖變動，耗費大量的時間。檔案管理信息化就可以解決這個問題，需要檔案管理人員利用計算機進行一系列操作即可完成歸檔任務，大大節省了時間，也提高了工作的質量和效率。

1.2檔案檢索自動化

傳統的檔案檢索主要依靠檔案管理人員從一本一本的目錄中找出利用者所需要的檔案信息，然后再根據目錄到庫房查找檔案實物，效率很低。在檔案管理信息化條件下，可以利用計算機檢索進行檔案查詢利用，檢索速度快且效率高，可實現多角度檢索，提高信息的查全率和查準率，大大提高了檔案管理的工作效率，減輕了檔案管理人員的勞動強度。

1.3有利于檔案的安全和保密

企業檔案作為一種重要的信息資源，對企業的生存和發展具有難以估量的價值，同時，企業檔案涉及到企業的商業秘密或國家機密，一旦泄露會給國家和企業造成嚴重損失。檔案管理信息化能夠提高檔案的保密性，相較于紙質文件而言安全性更高，可以通過加密、設置權限等方式減少檔案信息資料外泄的可能性。利用計算機管理企業檔案資料，可以嚴格限制調閱查看檔案資料的人員，通過加密的方式，可以避免檔案文件材料遭竊取或外泄，有效保證檔案的安全性和保密性。

2當前企業檔案管理信息化建設存在的問題

2.1建設信息化檔案中存在的安全隱患

網絡和計算機是建設信息化檔案的主要依靠，存儲方法一般是選擇軟硬盤、網絡云等虛擬存儲工具，進行電子檔案的采集、整理、調用、傳輸等，技術的安全性要求較高，一旦電腦或管理軟件中毒，或被別有用心的黑客入侵，那么數據就很容易被竊取、盜用、甚至篡改、刪除、偽造，危害極大。電子檔案與紙質檔案不同，由于其具有共享性，很容易發生信息篡改的問題，同時由于電子檔案的建立是依托于計算機，一旦計算機出現問題，很容易造成檔案丟失、破壞等情況。為了防止檔案丟失、損壞問題的出現，必須重視建設信息化檔案中存在的隱患。

2.2電子檔案管理滯后易導致信息泄密

電子文件利于傳播，只要存在網絡，就可瞬間傳輸至世界任何角落。由于網絡環境比較復雜，檔案信息化可能會對機密信息有所泄露，使得檔案管理保密性程度低，尤其關系國家重大機密的檔案，一旦泄密后果嚴重。傳統的紙質文件，保護方便，只需要鎖到安全的地方，或者撕毀或燒盡，即可防止信息的泄密，而電子文件的保護工作更加復雜，即使從電腦上刪除了文件，也有可能讓人恢復，防火墻、殺毒軟件、數據加密軟件，都是順應時代發展產生的，如何能夠對電子文件進行安全保護，防止信息泄露是建設信息化檔案的重大研究項目。

2.3檔案部門的重要性沒有被充分認識到

在很長一段時間內，人們認為檔案管理部門只是負責檔案的接收、保管，為檔案管理提供有效措施，起到輔助性作用，并沒有充分認識到其重要性，沒有對它的潛在價值進行深入考究，更談不上檔案管理信息化建設，對檔案信息化及信息技術應用缺乏研究。因而對檔案管理硬件投放不足，造成無法對基礎檔案有效保護和利用，管理模式和信息服務水平與信息化時代的管理要求不適應。

3加強檔案管理信息化建設的對策與建議

3.1建立全面的檔案數據庫

目前檔案管理的現狀是相互獨立，未能實現在保證隱私和安全的情況下，對檔案進行共享。而建立起一套檔案數據庫，就可以隨時隨地對檔案進行查詢和運用，實現信息的高效利用。建立起先進且完善的信息管理系統，實現各單位部門之間的檔案資源共享，可以大大提高工作的效率，順應當今信息化的時代潮流。

3.2打破傳統模式，構建網絡信息平臺

傳統的管理模式，需要大量的人力作為支撐保證，而建立起信息化的管理模式，就可以減少人力資源的浪費。使用現代化的技術，可以讓檔案得到及時的更新，實現檔案的動態管理。同時建立電子檔案，打破傳統的統一模式，構建一套完善的檔案管理體系。而要構建一個網絡信息平臺，就需要各單位之間通過局域網進行連接，實現檔案資源的快速共享，以便在有需要時能夠及時得到相關資料。同時為了實現這一目標，也需要專業的技術人才為保障，為了保護人員的隱私，也要注意對于檔案管理的安全保護工作，避免信息流出造成的一系列影響，同時在信息傳遞時也要進行有效監控和記錄保存，避免造成檔案安全問題。

3.3從企業發展的宏觀角度來看，信息化企業檔案管理的目標是提高企業檔案管理水平，促進企業信息化的實現。按照實用性，效率性，技術性和管理性同義原則，全面協調發展的原則。在促進企業健康穩定發展的基礎上。企業發展的具體方面，有必要加快了公司的信息化管理機制建設，實現公司的檔案管理部門的獨立性，明確各部門的責任和專注于服務企業的發展作為工作重點檔案管理檔案信息的改進資源的服務功能。。

3.4檔案信息服務的目的是確定檔案管理部門盡快開發和共享檔案信息資源。然而，共享和安全是很難的矛盾。因此，檔案管理部門應先接受相關法律法規為依據，結合統一的檔案管理的實際情況，嚴格的規章制度制定和形成的檔案和信息網絡管理的安全系統，以確保系統已經到位，責任人類負責。二是加強反病毒安全措施，反病毒掃描，反病毒監控系統；同時，我們需要定期備份文件并實施多個外部存儲。最后，應該建立一個計算機網絡安全警報中心來執行安全監視和預警，并監視網絡數據庫的安全。

3.5目前存在負面的檔案管理情況，與其他部門和服務舉措不符。但是，面對激烈的市場競爭，檔案管理必須認識到檔案為公司市場服務。滿足經濟需求是檔案工作的方向，它必須面向提供有針對性的服務。實際工作的有效性導致了對自身工作外部環境的認識，并為工作的健康發展提供了長期動力。這就要求檔案管理人員加強與組織內其他部門的聯系，并抓住其他部門歸檔任務的需求。

人事檔案的管理是一個非常重要的行業，它與人們的生活息息相關，而加快改革的步伐，才能順應時代潮流。信息化時代的到來，為管理指明了方向。事業單位的不斷變革，對檔案管理提出了挑戰，同時也是一個機遇。抓住這個機遇，就需要我們轉變以往的觀念，建立一個完善的檔案管理體系，培養專業的信息化管理人才，才能構建完善合理的檔案管理體系，更好的服務人民、服務社會。

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