電子公文檔案管理系統安全機制研究

楊顏君

摘要：隨著科學技術的飛速發展和互聯網絡的無限延伸，數字化、網絡化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學習、生活和娛樂。電子檔案在這樣的大背景下應運而生，是檔案適應時代變化發展的產物。電子檔案具有檢索方便、利用快捷等優點，它的出現提高了公司本部檔案管理的整體效率，但同時也產生了一系列問題。只有認真分析找出對策，才能提升公司本部電子檔案管理的工作質量。

關鍵詞：電子檔案；管理系統；研究

中圖分類號：TU159文獻標識碼：A

隨著時代的不斷發展，科技的不斷進步，電子公文檔案的管理系統也在隨著時代的進步而進步，不僅是不斷提高的信息水平，在網絡化以及智能化方面也有了一定程度的進步，而且電子公文檔案正在向著公開化的方向發展著。這時，我們必須重視這些信息資源的安全管理，如果僅僅依靠電子公文檔案本身的管理系統并不能很好的保證安全性，即使管理系統本身有著一定的安全性，也一定會出現安全問題。

1、實施電子檔案管理的意義

一是確保傳統載體檔案安全。傳統載體檔案數字化，可以降低紙質檔案利用頻率，從而減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案原件的安全系數。

二是縮短檔案查詢。傳統檔案工作中，只有經過編目、裝訂等復雜的整理工序，檔案才能向人員提供利用。在信息化條件下，數字化檔案系統可以實時捕獲業務系統中形成的電子文件，提供實時的信息服務，不受物理載體保存位置限制。

三是提升檔案檢索利用效率。電子檔案可以通過網絡傳送，實現檔案信息的遠程利用、便捷利用、多人異地同時利用，使得檔案利用以最新的手段、在最大的范圍發揮出最大的效益，使員工可以不用到檔案室去，而只通過網絡，就可以非常便利、迅速地利用、復制檔案。在當今技術條件下，沒有任何其他辦法比這更便利于檔案利用、更能有效地進行檔案信息資源開發。

2、公司本部電子檔案規范化管理的難題

2.1、對電子檔案管理工作重視不夠

電子文件是電子檔案的重要來源，需要進行規范地收集和整理。有些檔案管理人員因循守舊，主觀上認為做好傳統紙質檔案保管工作就夠了，對電子檔案的管理工作缺乏全面的認識，不重視電子文件的收集和整理，對電子檔案的管理工作采取消極怠工的方式。很多電子文件，如音視頻、數碼照片等，因為重視不夠，沒有納入收集范圍，無人問津，自生自滅，造成源頭上的散佚，著實令人嘆息。

2.2、責任劃分不清，管理缺位

現階段需要收集整理的電子檔案，應由公司本部各內設機構兼職檔案員收集所在部門形成的電子檔案，再移交給公司本部的專職檔案管理人員進行整合。但在實際工作中，內設機構兼職檔案員往往不能很好地履行職責，形同虛設，電子檔案的收集和整理大多全部由公司本部檔案管理人員來完成，責任劃分不清，管理不到位。部分公司本部并沒有形成門類齊全的電子檔案，往往只收集整理了文書電子檔案，會計、聲像、照片等門類的電子檔案沒有納入統一管理的范疇。近年來，很多公司本部設立專門的檔案信息中心，負責收集管理電子檔案。這種方式如沒有相應的制度保障，很容易割裂檔案管理人員和本單位內設機構兼職檔案員的業務網絡，造成管理缺位。

2.3、電子檔案管理不規范性、不統一性

電子公文檔案管理在當前存在著一個十分嚴峻的問題，由不同部門負責管理電子檔案并且沒有制定相應科學合理的管理規則以及標準，由于其分散性更加難以進行統一管理，導致電子檔案的應用價值降低，其參考價值也受到影響，在企業做決策時無法進行參考對照，不完善的資料也會導致企業的發展方面受到阻礙。電子檔案管理需要應用計算機，但現在電子公文檔案管理在計算機使用沒有安全防范意識，也沒有進行相關的防范操作如病毒防范，加強存儲方式防止文件遺漏等，這嚴重影響到電子檔案管理的可靠度。除此之外在收集、整理電子檔案時，沒有具體的規范標準，管理人員憑借自己的經驗進行歸檔難免出現紕漏的現象，電子檔案因此會有部分不完善、不真實的問題出現。

3、電子公文檔案管理系統安全機制研究

3.1、完善安全管理體系

要想保證電子公文檔案管理系統的安全性應該具有完善的安全管理體系，加強各個部門之間的聯系，形成安全管理的網絡，完善安全管理體系。對于一個公司或單位而言，相關的管理部門和管理人員主要負責電子公文檔案的安全管理系統，但是要想加強電子公文檔案管理系統的安全性，卻有著許許多多的問題，所以必須完善管理體系，對涉及到電子公文檔案的部門都應該納入安全管理體系之中，可以建立一個電子公文檔案的安全管理系統部門，相關部門的領導人都應該加入這個部門來提高協同性，這樣不僅可以形成強大的管理網絡。總而言之完善安全管理體系，需要完成各個方面的安全管理工作，多個部門之間的協同合作，使相關的安全管理人員、安全管理技術和安全管理制度具有更加密切的聯系，避免安全管理漏洞的出現，保證安全管理的有效性。

3.2、制定科學、合理的電子檔案管理規范和標準

結合實際制定出規范操作標準，指導文件能夠轉變為電子檔案。根據實際確定電子文件個過程的標準，規范文件在歸檔時的分類、排序以及保存方式，保證電子文檔在初期就能得到科學規范的管理。在執行過程中保持良好的連貫性，防止由于過長的空隙出現紕漏，這對于文件轉換檔案是十分關鍵的。對于各文件信息的價值制定相關評定標準，制定文件信息轉化檔案的路線以及文檔保密制度等。監督指導檔案工作人員手機管理電子檔案信息，在文件初始階段就進行管理，文檔的鑒定、歸檔以及保存利用等管理內容加入信息集成系統中，熟悉系統的運行，掌握應用的操作步驟，以此控制維護檔案的有效性和可靠性。

3.3、建立信息安全防范體系

雖然電子信息管理檔案擁有諸多優點，但不可否認其仍有安全漏洞，為防止重要文件丟失遺漏需要對信息安全方面加強監管的力度，對檔案信息的分類和應用進行區別，將信息公布與公眾分享時要考慮所公布的信息是否能夠一概舉一反三，確保信息的真實性和嚴謹性。在處理病患資料時，由于病癥存在個體的差異以及治療方法的差異，因此多種情況都需要加以研究分析，避免以偏概全的情況，這就要求從信息分類方面進行甄選。電子信息應用依賴于信息技術，而信息技術會受到病毒、黑客以及能源方面的威脅，在建立信息檔案系統時應當注意設立加密技術、注冊檢查、防火墻、系統日志、數據備份、系統回復功能等保證文檔資料的安全，對于一些加密文件則需要設置身份驗證，權限檢查等。

4、結束語

隨著科技不斷地進步與發展，公文檔案的保存越來越趨向于電子化，電子公文檔案與紙質檔案相比有著極大的優點，電子公文檔案的應用不僅推進了電子政務的發展，還在一定程度上促進了信息化的發展，但是隨之而來的還有安全性問題，一些非法分子靠竊取資料來賺取財富，所以相關的管理人員應該不斷地提高自己的安全意識，樹立起安全管理的概念，不斷地提高自己安全管理的技術與方法，創新安全管理的辦法。

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