關于國有企業文字秘書的專業素養與文書檔案管理探討

劉怡

摘要：當前我國國有企業為適應時代發展，已經開始逐漸施行內部改革，新時期對文字秘書的專業素養與文書檔案管理能力提出了新的要求。基于對國有企業文字秘書專業素養與文書檔案管理要求的了解和探究，本文提出了提升文字秘書專業素養與文書檔案管理能力的措施，讓文字秘書能夠更好投入工作，以協助企業發展。

關鍵詞：國有企業；文字秘書；專業素養；文書檔案管理

引言：

當前國有企業的文字秘書對各種新技術、新要求的了解存在不足，導致文字秘書無法與管理層進行優質高效溝通，從而對文字秘書的發展形成了限制。同時由于文字秘書對各項新事物的了解存在不足，會逐漸導致其無法勝任本職工作，嚴重的甚至會失業，所以需要對新時期的工作要求進行了解和解讀。

一、國有企業文字秘書專業素養與文書檔案管理的要求

（一）能夠做好協調工作

在我國國有企業全面面臨內部深化改革的時期，文字秘書的工作會更加繁重，這就要求文字秘書能夠做好更方面的協調工作，這些協調工作不但涉及文字秘書工作領域內的事物，還涉及其它方面的事務協調，從而能夠為管理層人員減輕負擔。然而在該過程中要求文字秘書能夠根據新時期的要求建立適合自己的工作模式和體系，通過事務間的合理協調提升工作效率，但是當前國有企業的一些文字秘書對這一點的認識存在不足，導致其無法合理協調各項相關事務，逐漸降低了專業素養以及無法滿足企業文書檔案管理要求。

（二）擁有較強數據敏銳性

當前國有企業發展中，越來越重視企業發展中涉及的各項數據，這些數據能夠為企業的發展過程提供指導，保證企業改革過程中的科學性，這就要求文字秘書能夠對各類數據有很強的敏感性，能夠通過數據發現一些問題并通過稿件撰寫將問題反映給管理層。同時在文書檔案管理過程中，各類文書檔案都有其特有編號，文字秘書需要能夠根據編號進行資料調閱，而較強的數據敏銳性能夠極大提升文字秘書在該過程中的工作效率，使文字秘書能夠最大程度上滿足工作要求。

（三）擁有較高情商

當前的文字秘書相較于舊有企業中的文字秘書，與各類人員的交流頻率獲得極大提升，而要實現與各類人員的優質高效交流，需要通過較高的情商對不同人員的訴求和心理情況進行快速解讀，從而與其更好交流。另外較高的情商還體現在同事間的相處上，擁有較高情商的人能夠更好地與團隊融合，并在團隊中充分發揮重要作用，在遇到工作困難時能夠被周圍人快速提供幫助，逐漸成為團隊的領導者，實現自身價值的最大化。然而當前很多國有企業中的文字秘書對這一點的認識存在不足，這一點需要被引起足夠重視[1]。

二、提升國有企業文字秘書專業素養與文書檔案管理能力的措施

（一）提升溝通能力

良好的共同能力是文字秘書實現自身價值的基礎，良好的溝通能力能夠讓文字秘書與企業管理層人員進行溝通，從而對管理層的訴求有深入了解，并且在文書檔案管理時，能夠通過溝通尋求其他人的幫助，使自身能力獲得提升。而要提升溝通能力，最主要的做法就是鼓勵自己進行相關方面的訓練，文字秘書要在日常生活中與不同的人進行溝通和談話，從而鍛煉自己溝通過程中的應變能力，同時還要培養自己的情商，在其他人員的工作出現困難時主動提供幫助，并且摒棄各種攀比心理，在提升溝通能力的同時讓自己變得更受歡迎。

（二）加強道德教育

文字秘書需要接觸企業的管理層，并對企業的核心情況有較為深入的了解，所以在企業運行中需要加強對文字秘書的道德教育，保證企業各類資料的安全。除了這種被動式的道德教育方式，文字秘書也需要主動提升自己的道德素養，該過程的基礎為文字秘書要摒棄自己的攀比、虛榮等性格因素，對企業有深厚的認同感，并在此基礎上逐漸逐漸對其他人提供幫助，在被別人幫助時主動道謝，這種方式能夠快速活躍同事間的氛圍，各位文字秘書在這種氛圍下工作能夠在不自覺間提升自己的道德素養，逐漸轉變心態并認真對待工作，協助企業發展[2]。

（三）主動分擔工作

在文字秘書工作過程中，由于每個人個人能力間存在差別，會導致不同人員的工作效率存在差異，所以當發現其他人工作上遇到困難時，要主要提供幫助，提供幫助的主要方式為分擔工作。但是需要注意的是，分擔工作過程主要針對文書檔案管理工作，由于該工作對個人文學素養要求較低，只需保證文書檔案的正確管理即可，而對于相關文件的撰寫，不同人的行文思路上會存在一定差異，分開撰寫的方式可能會導致文章最終結構分散，無法滿足稿件使用要求。另外在幫助其他人時，需要合理選擇幫助方式，防止對其他人的自尊造成破壞，從而影響同事間關系。

（四）提升個人能力

當前很多國有企業已經實現了無紙化辦公，這就要求文字秘書能夠對各類辦公軟件有深入了解，常見的辦公軟件涉及Word、Excel等，企業要在文字秘書上崗前對相關人員進行培訓，保證其能夠熟練應用，并將圖表、文件存儲格式等方面的要求告訴參與培訓的人員，保證稿件質量。另外文字秘書也需要對自己進行培訓，從而讓自己能夠更好地順應時代要求，自我培訓的主要方式為文字秘書通過各種相關資料的查找和學習提升自己的辦公軟件應用水平，另外文字秘書的自我培訓過程還包括對自己文字素養的培訓，充分提高業務能力。

結論：

綜上所述，國有企業文字秘書工作中需要有較高的專業素養，從而勝任本領域以及文書檔案管理工作，這些專業素養包括事務協調能力、溝通能力以及較高數據敏感性。而要滿足這些要求，可以通過提升溝通能力、加強道德教育、主動分擔工作以及個人能力培養達成目的，從而更好地進行工作。

參考文獻：

[1]莊方琪.談談文字秘書的綜合職業能力培養[J].辦公室業務，2015（14）：53-54.

[2]鐘曉蕓.文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質初探[J].檔案天地，2013（01）：56-57.