強(qiáng)化學(xué)校檔案資源建設(shè)的途徑

孫潔

摘要：學(xué)校檔案真實(shí)記錄了學(xué)校在各類教學(xué)、科研及管理活動中形成的第一手材料，不僅是學(xué)校重要的信息資源，而且是學(xué)校寶貴的管理資源和文化資源，其信息量大，涉及內(nèi)容廣，只有加強(qiáng)管理、有效整合才能切實(shí)發(fā)揮出學(xué)校檔案資源的價值。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案；資源；管理

一、強(qiáng)化學(xué)校檔案資源建設(shè)的作用

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展和普及應(yīng)用在很大程度上改變了信息的產(chǎn)生、傳播、保存、利用等方法及渠道，人們對各類社會資源的優(yōu)化配置有了更大更高的追求，各類社會資源只有實(shí)現(xiàn)高效的整合，才能滿足現(xiàn)代社會對資源配置的需要。學(xué)校檔案資源信息為學(xué)校事業(yè)的順利開展、學(xué)校決策的制定提供了有力的依據(jù)，是促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展的前提，而長期以來，學(xué)校檔案管理受到硬件投入不足、管理人員匱乏等方面的影響，管理的水平不高，檔案資源較為分散，檔案信息質(zhì)量不高，檔案管理部門條塊獨(dú)立等現(xiàn)象比比皆是，使檔案資源難以實(shí)現(xiàn)有效整合，不僅極大地制約了學(xué)校檔案信息作用的發(fā)揮，而且造成管理及學(xué)校硬件建設(shè)上的浪費(fèi)重復(fù)，有悖于學(xué)校各個部門的職能精簡、統(tǒng)一、效能原則，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大最優(yōu)利用。

學(xué)校進(jìn)行檔案資源建設(shè)是提高學(xué)校檔案管理效率、充分發(fā)揮學(xué)校檔案信息作用的有益探索，也成為衡量學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的新指標(biāo)。對分散的學(xué)校檔案資源進(jìn)行有效整合、集成，有利于提升學(xué)校檔案管理工作的針對性和時效性，促進(jìn)學(xué)校檔案資源的開發(fā)和共享，充分發(fā)揮學(xué)校監(jiān)督綜合信息的優(yōu)勢，加快發(fā)展戰(zhàn)略的建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。學(xué)校資源的整合需依托互聯(lián)網(wǎng)，充分利用信息化的手段才得以實(shí)現(xiàn)。

當(dāng)前學(xué)校檔案資源的整合主要包括數(shù)據(jù)資源的整合、系統(tǒng)資源的整合、管理資源的整合三個方面。其中，數(shù)據(jù)資源的整合需通過數(shù)據(jù)復(fù)制、聚集與數(shù)據(jù)接口等技術(shù)化方式，將物理位置相分離的數(shù)據(jù)有效地整合起來，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資源的共享；系統(tǒng)資源的整合則需要充分集結(jié)學(xué)校各部門的力量，構(gòu)建起統(tǒng)一的檔案資源管理平臺，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的重復(fù)建設(shè)、數(shù)據(jù)不一致等現(xiàn)象；而學(xué)校檔案資源的整合歸根結(jié)底是為了更好地開展檔案管理工作，因而還需通過整合檔案管理資源，充分提高檔案資源的利用率。

二、學(xué)校檔案資源建設(shè)的途徑

（一）加強(qiáng)對學(xué)校檔案資源建設(shè)的重視。學(xué)校檔案資源建設(shè)工作涉及的范圍較廣，沒有具體的實(shí)例可供借鑒，且具有極強(qiáng)的原則性和政策性，有眾多條文的約束，實(shí)施起來并非易事，需要領(lǐng)導(dǎo)予以高度的重視，給予資金、技術(shù)方面的有力支持，方能順利實(shí)施。因此，學(xué)校的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)校檔案資源建設(shè)的重視，認(rèn)真聽取檔案資源建設(shè)情況匯報，根據(jù)學(xué)校實(shí)際修改并實(shí)施方案，親自抓管，將這項工作納入學(xué)校的重要工作議事日程中，切實(shí)予以安排、部署、檢查、考核，召開檔案資源建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)組會議，解決整合過程中遇到的各種具體情況，并成立科學(xué)有效的領(lǐng)導(dǎo)管理制度，層層分布落實(shí)，做好檔案資源建設(shè)工作的人員落實(shí)工作，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人、責(zé)任到崗，抓好各項工作的開展執(zhí)行情況，提升部門的工作面貌，使職工關(guān)系更和諧，環(huán)境更美好，工作更認(rèn)真，為學(xué)校檔案資源的整合提供良好的氛圍及環(huán)境。同時加大資金投入，為學(xué)校檔案資源的整合撥付專項經(jīng)費(fèi)，配置學(xué)校檔案管理及資源建設(shè)工作所需的各項硬件設(shè)備及軟件設(shè)備，保證在人力、物力、財力方面的投入能夠滿足學(xué)校檔案資源的需要。

（二）從技術(shù)層面促進(jìn)學(xué)校檔案的資源建設(shè)。適當(dāng)、成熟、先進(jìn)且通用性強(qiáng)的技術(shù)方法是有效推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)的必要條件，而當(dāng)前學(xué)校檔案資源建設(shè)過程中，技術(shù)選擇不當(dāng)、成熟度不夠、過時、數(shù)據(jù)庫異構(gòu)，系統(tǒng)軟件五花八門，信息資源孤島等現(xiàn)象仍是影響學(xué)校檔案資源建設(shè)的突出問題。現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛，為學(xué)校檔案的資源建設(shè)提供了較多的新方法和技術(shù)，學(xué)校檔案管理人員可以利用諸如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等方法及手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的文獻(xiàn)資源和已經(jīng)歸檔保存的電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)有序的保存、整合。同時采用諸如Java B/S等先進(jìn)的開發(fā)技術(shù)，建立學(xué)校檔案資源建設(shè)系統(tǒng)的多層架構(gòu)，包括系統(tǒng)層、平臺層、應(yīng)用層、決策層，其中系統(tǒng)層涵蓋操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用服務(wù)器，是整個系統(tǒng)的軟件支撐平臺；平臺層包括系統(tǒng)管理平臺、中文數(shù)據(jù)庫平臺、報表平臺和安全平臺，是資源建設(shè)軟件的架構(gòu)基礎(chǔ)，保證技術(shù)軟件的穩(wěn)定性、可維護(hù)性、安全性、擴(kuò)展性和集成性；應(yīng)用層涵蓋用戶注冊、數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、系統(tǒng)維護(hù)等多個功能模塊，處理學(xué)校同檔案資源建設(shè)過程中的各項業(yè)務(wù)功能；決策層提供學(xué)校檔案的信息輔助決策與服務(wù)。諸如XML等先進(jìn)的計算機(jī)接口技術(shù)也為學(xué)校檔案資源的整合實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的匯總和轉(zhuǎn)換提供了路徑，促進(jìn)學(xué)校檔案資源系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一發(fā)展，為學(xué)校檔案資源的便利、快捷、有效使用奠定基礎(chǔ)。

（三）推進(jìn)學(xué)校檔案的信息化進(jìn)程。隨著計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展和普及，信息化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我國各行各業(yè)廣泛分布，包括政府辦公、醫(yī)院看病、企業(yè)生產(chǎn)和學(xué)校教育等方面，尤其在學(xué)校檔案方面更為明顯。檔案信息化建設(shè)是一種新的發(fā)展趨勢，是社會經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的寶貴信息資源，可以說此檔案信息化是檔案事業(yè)跟隨信息時代社會發(fā)展的必然方向。學(xué)校檔案作為國家檔案的重要組成部分，推進(jìn)學(xué)校檔案的信息化進(jìn)程，需要從以下幾個方面進(jìn)行：一是提高檔案管理員工的綜合素質(zhì)。信息時代下學(xué)校檔案人員除了要掌握學(xué)校檔案管理的專業(yè)知識外，還需要有過硬的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的基本技能，利用現(xiàn)有知識和信息進(jìn)行分析、綜合、加工成利用者所需信息的內(nèi)容，并通過信息技術(shù)發(fā)布或采用其他服務(wù)方式提供利用。同時還可以培訓(xùn)檔案管理人員運(yùn)用電子計算機(jī)管理學(xué)校檔案，掌握微機(jī)管理的相關(guān)知識和操作技能等方面的知識，加強(qiáng)學(xué)校檔案人員的綜合能力。二是建立全面的檔案安全體制，建立和完善各類信息資源安全保障體系是推進(jìn)學(xué)校檔案的信息化進(jìn)程非常重要的舉措，建立電子歸檔制度和文件管理的記錄系統(tǒng)，設(shè)立檔案信息系統(tǒng)的防火墻，采取重要文件異地備份保存制度，同時嚴(yán)格執(zhí)行保管制度，落實(shí)專人負(fù)責(zé)，做到規(guī)范操作軟件，有序利用檔案。三是建立完善的電子文件管理體系和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。電子文件管理體系需要依靠多部門來完成，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門和檔案部門互相傳送文件可以借助管理網(wǎng)絡(luò)，選擇建立依附在信息管理網(wǎng)上的專用系統(tǒng)來傳送文件。同時建立檔案完備網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，計算機(jī)和數(shù)字化操作的綜合應(yīng)用，涉及的部門眾多，包括部門內(nèi)部的服務(wù)器網(wǎng)和社會服務(wù)網(wǎng)等局域網(wǎng)相結(jié)合的整個網(wǎng)絡(luò)體系，需要大家共同維護(hù)處理。