某醫院檢驗試劑管理內部控制執行力探討

李淑梅 林寶生

摘要：目的：提升醫院檢驗試劑的管理水平和管理效益。方法：采用描述分析等方法對醫院檢驗試劑管理現狀、內部控制執行力存在的問題以及尋找優化內部控制的辦法等方面進行探討。結果：分析發現該院檢驗試劑管理流程不規范、信息管理程度不高、內部控制環境有待改善、控制執行力欠佳、內部審計缺位等，建議從改善內部控制環境、加強信息化管理建設和內部監督建設方面強化醫院檢驗試劑的內部控制。

關鍵詞：醫院；檢驗試劑；管理；內部控制

檢驗試劑作為醫院醫療耗材的重要組成部分，其在醫院使用的品種之雜、數量之多、耗用金額之大且管理之難，應當成為繼藥品管理之后醫院內部控制的關鍵業務，并引起醫院高度重視。本文擬對醫院檢驗試劑管理現狀，內部控制執行力存在的問題加以剖析與探討，尋找優化內部控制的方法，以達到提高醫院檢驗試劑的管理水平和管理效益。

一、檢驗試劑管理現狀及內控存在的問題

近幾年來，隨著醫院規模的不斷擴大和檢驗手段的不斷提升，檢驗試劑需求量伴隨著醫院檢驗項目的大幅度增加而不斷攀升，就該醫院而言，其年采購支出已經從2012年的1997.48萬元增加至2016年的4898.67萬元，且呈逐年快速上升趨勢。但醫院檢驗試劑的管理卻停留在半傳統的管理模式上，內部控制存在諸多風險和問題。

（一）管理意識不強，內部控制環境有待改善

在物資管理方面，上至國家下至醫院都非常重視藥品流通管理，特別在藥品采購上下足了功夫，不斷探索與改革，從最初期不成熟的藥品“集中招標”到如今更為科學的“聯合限價、陽光采購”，目的都是為了提高藥品流通管理的效益，解決百姓看病貴的問題，糾正藥品不良的購銷行為，也取得較好的社會效益。但對醫療耗材特別是檢驗試劑流通管控方面卻沒有引起醫院管理層的足夠重視，以至于管理留于形式，出現這樣那樣的問題。

（二）管理流程不規范，內部控制執行力欠佳

經調查，包括該院在內的多數醫院，檢驗試劑的管理流程基本相同，其檢驗試劑的驗收、保管均由所使用的部門負責；檢驗試劑的采購，表面上是由藥劑部門或后勤部門負責進行，但實質上也是使用部門負責；只有票據的出入庫手續在負責采購的部門辦理。這樣的流程不規范，也是錯誤的。

1.供應商將試劑送達檢驗部門時檢驗人員一般只是按照品種、數量簽收，對于票據信息如產品名稱、規格、生產廠家、批號、效期等是否準確，產品包裝、標識是否符合國家規定并沒有嚴格把關，檢驗試劑代理商眾多且資質參差不齊，運輸過程的安全性難以監控，加上票據報送不及時更無從監督。這樣的流程很難保證檢驗試劑的質量，進而影響臨床檢驗的結果。

2.目前醫院檢驗試劑執行的采購價格，雖然經過醫院物資采購審批委員會的審批，但基本上是使用科室與供應商協商好的價格，所以說檢驗試劑的采購實則也是使用試劑的檢驗部門負責。這樣不僅無法管控試劑成本，不相容的崗位也不能徹底分離，容易出現漏洞，滋生腐敗現象。

（三）內部審計缺位，難以發揮內部監督的作用

在醫療耗材管理方面，內部審計的職責之一是對管理流程設計與執行情況的分析與評估，尋找管理各個環節中存在的風險并加以防范。但目前大多數醫院的內部審計不容樂觀，特別是三級以上醫院雖然設置內部審計部門，但在人員配置上嚴重不足，缺乏高素質的專業人員，因而工作質量也無法滿足內部控制對內審的要求。據了解，該醫院的內審部門從未涉足過檢驗試劑管理的審計工作，更談不上職能的發揮。內部審計功能的缺位，導致醫院檢驗試劑內部監督機制功能的失效。

（四）信息化管理程度低，給檢驗試劑管控帶來不便

早在幾年前，該醫院就已經采用信息化系統來核算檢驗試劑的入庫、出庫業務，信息化管理一定程度提高了醫院檢驗試劑管理的工作效率，但信息化管理程度并不高。主要表現在：

1.采購預算安排停留在手工作業。

據了解，醫院檢驗試劑的預算、采購計劃的安排由檢驗部門手工編制，但手工編制的計劃隨意性大，可能導致試劑采購計劃與醫院其他計劃如業務計劃脫節，造成庫存的積壓或短缺，從而影響醫院的正常運營。

2.信息系統僅用于票據的入庫和出庫業務，難以防范檢驗試劑管理中的各種風險。

（1）檢驗試劑供應商資質的審核與評價，是確保檢驗試劑真實、有效性的依據。但醫院檢驗試劑供應商資質材料依然以紙質形式保存，審核時單靠人力來完成，工作效率低，也容易出現差錯；同樣，當試劑使用的不良事件發生時，也無法及時準確地查詢到試劑的來源，不能為舉證提供資料，存在安全管理和溯源管理的風險[1]。

（2）檢驗試劑存放在使用部門且處于無賬狀態，試劑的有效期也難以監控，容易造成過期變質，存在質量管理風險。

（3）由于試劑的驗收、保管由使用部門負責，采購部門在收到票據時即辦理入庫和出庫手續，檢驗試劑核算系統中的檢驗試劑處于零庫存狀態，與實際情況不符，將導致會計核算的數據如試劑的消耗支出、庫存金額等不真實，這樣既違背了“權責發生制”的會計核算原則，也存在著較大的財務核算風險。

（4）內部信息傳遞效率與效果有待提高。目前，該醫院的HIS系統局限于臨床一線，醫院的財務系統、人力資源系統、固定資產及耗材系統等都是各自獨立的子系統，內部信息對接效率不高，也影響了醫院檢驗試劑管理中內部控制的實施[2]。

二、加強醫院檢驗試劑管理內部控制的建議

（一）強化管理層意識

良好的內部控制環境是醫院檢驗試劑內部控制得以順利實施的基礎，醫院管理層要有全局觀點，重視檢驗試劑精細化管理和內部控制，把檢驗試劑管理的內部控制工作作為醫院管理的重中之重，為檢驗試劑管理實施內部控制創造良好的環境和基礎。

（二）創新采購模式

在目前政府沒有統一招標的情況下，醫院檢驗試劑的采購可以自主進行公開招標。檢驗試劑公開招標，應當根據檢驗設備以及試劑的特性分別采取不同的方法。對于專機專用的試劑，所需要的品種、規格、價格等應當與檢驗設備配套招標，避免日后檢驗試劑的采購受限于供應商。而對于普通的檢驗試劑則可以借鑒現行藥品采購的模式，實行公開招標。通過公開招標，進一步降低采購價格，節約醫院經營成本，防止檢驗試劑采購的腐敗現象，這也是醫院內部控制的必然要求。

（三）加強信息化管理建設

在信息化管理建設中，要嚴格按照檢驗試劑管理制度如采購控制制度、請領審批控制制度、采購驗收制度以及供應商評估與準入控制制度等的要求強化管理流程，并根據目前檢驗試劑管理系統中存在的突出問題加以改進：

1.完善預算管理平臺。在采購預算、計劃的安排上，首先通過試劑信息系統獲取檢驗試劑消耗的歷史數據并與收費系統獲取的歷史數據相核對，形成了下個周期的計劃初稿，其次根據醫院經營計劃并結合臨床的實際需求調整該計劃初稿，最后由信息系統自動形成下周期的采購計劃，這樣即可以避免盲目采購，又便于財務監督。

2.完善預警管理平臺。將供應商的資質嵌入預警平臺由平臺智能管理，通過該平臺，可以很快地調閲到任意供應商的資質情況；供應商資質的效期與檢驗試劑的效期一樣，可以通過該平臺的預警功能進行管理，以達到規避試劑管理流程中的安全風險和質量風險。

3.建立檢驗試劑二級庫房。面對日益增多的檢驗試劑，為確保檢驗試劑規范化管理，醫院可以考慮在檢驗部門設立二級庫房，并引入條形碼進行庫存管理。即當檢驗部門使用試劑時，通過掃描該試劑的條形碼，系統自動減少二級庫房的庫存數量和庫存金額，并結出剩余試劑的庫存數量和金額。同時，財務等管理部門可以通過系統統計功能，獲取檢驗部門試劑實際耗用情況以及試劑在二級庫房的庫存情況，徹底改變醫院檢驗試劑在使用部門的無賬狀態，有效規避管理流程中的質量風險和財務核算風險。如果系統能夠與醫院各部門子系統進行無縫對接，又可以為醫院檢驗試劑的管理和內部控制提供資料。

4.建立條形碼管理平臺。由于條形碼管理采用一物一碼，即有利于檢驗試劑庫存的核算和管理，當試劑使用的不良事件發生時，也能夠及時準確地查詢到試劑的來源，為舉證提供資料，有效規避管理流程中的溯源管理風險。

5.完善統計功能。通過強化檢驗試劑管理系統的統計功能，使管理信息在醫院內部及時、準確的傳遞，對于貫徹落實醫院發展戰略、執行全面預算、檢驗試劑精細化管理，識別內外部風險等都具有重要的作用[2]。

（四）加強內審建設，發揮內部審計在醫院檢驗試劑等管理中的作用

1.加強內部審計隊伍建設

內部審計人員素質的高低，直接關系到內部審計工作質量的好壞，因此，醫院要注重內審人員的業務培訓，提高內部審計人員發現問題、解決問題的能力，保證內部審計工作順利開展。根據《內部審計工作的規定》，審計人員除具備一定的專業知識，還應該具有審查的專業技能和熟練的實踐經驗，要有較強的分析判斷能力和良好的洞察能力[3]。不僅要精通財務及審計，還要通曉經濟管理、法律、工程及計算機等方面的知識，以適應醫院的不斷發展。

2.改進審計方法，提高工作效率和監督質量

通過管理流程的優化和再造，將內部控制的要求嵌入醫院檢驗試劑管理信息系統中，實現內部控制的程序化和常態化，使醫院管理模式由日常管理模式向例外模式轉變，提高工作效率和監督質量[4]。總之，醫院內部審計部門要加強對醫院檢驗試劑購銷活動全過程的監督、評價、控制和服務，充分發揮內部審計的作用，更好地為醫院的發展服務。

參考文獻：

[1]候娟，唐嘉偉.醫院醫用耗材信息化管理中的財務內部控制[J].財務與會計，2015（8）：36-38.

[2]畢若孟，王洪濤，李倩，于蔚.公立醫院內部控制的創新研究[J].中國醫院，2017（2）：79-80.

[3]郭玟.醫院物資采購內部控制審計要點和措施[J].中國衛生產業，2017（11）：142.

[4]雷莉.發揮內部審計在醫院內部控制體系建設中的作用[J].衛生經濟研究，2015（9）：62-63.