企業費用報銷審核制度的建立

摘 要：為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為，合理控制費用支出，需要企業建立完善的費用報銷制度，也需要費用報銷專員在審核報銷單據時嚴格把控，保證各項票據的合法合規。本文將以借貸寶公司為例，介紹企業費用報銷制度的有關內容。

關鍵詞：費用報銷；核票專員；合法合規

一、費用報銷審核專員崗位描述

1、主要是負責日常員工費用的報銷審核

目前費用報銷系統有三個不同體系，分別是人人行BPM體系（包含人人行及其他絕大部分小主體，費用報銷處理時間為每周一三五）、九派BPM體系（費用報銷處理時間為每月兩次，于隔周周四15：00-17：00處理）、九鈦BPM體系（費用報銷處理時間為每月兩次，于隔周周四15：00-17：00處理）。雖然有三個BPM系統，但所執行的審核標準和流程是完全統一的。

2、費用報銷付款后的賬務處理

由于企業的業務規模較大，子公司數量眾多，公司員工達到了1433人，相應的費用支出和報銷規模也相當之大，單就人人行科技這一個大核算主體而言，費用報銷數量一個月就可達1000筆左右。在BPM費用報銷流程全部流轉結束之后，最后一個出納付款節點會在BPM系統自動形成機制憑證，并關聯至浪潮財務軟件。這一功能大大減少了會計入賬的工作量。在這樣的費用報銷規模下，在提報流程的一開始，正確選擇費用明細科目（如：職工福利費、市內交通費、業務招待費等）就成為重中之重，而在形成機制憑證的時候，會計則需要正確選擇費用和成本科目，因為公司不同的部門發生的不同費用要根據業務實質選擇管理費用、銷售費用或者主營業務成本，而不能簡單粗暴的全部歸集為管理費用，這樣就不利于遵守會計核算的準確性和實質性。

3、對BPM系統中有關費用報銷流程的優化提出建設性意見，與技術人員對接不斷完善報銷流程及系統，提高費用報銷效率，縮短報銷時間，實現報銷處理的全流程自動化和信息化。

4、同時負責會計憑證的整理、裝訂與保存歸檔。

5、增值稅發票抵扣聯的保管、登記與認證，增值稅發票的開具。

6、協助各會計完成其他核算和對賬工作。

二、費用類型

通常根據公司的實際情況，將費用報銷分為招待費用、交通費用、辦公費用（辦公用品、印刷費、郵寄費等）、通訊費用、會議費、教育經費及培訓費用、差旅費用、辦公場所費用（房租、物業費、裝修費、水電費、寬帶費、電話費）、招聘費用、廣告宣傳及公關活動費、勞務費、捐贈支出、職工福利費（補充醫療保險及意外險、加班餐費、團建費、體檢費、醫藥費、節日及生日福利等）、固定資產采購、借款等。

三、費用報銷基本制度

1、各部門費用均應當按照預算進行控制，遵循“無預算不開支，有預算不超支”的原則進行預算限額管理。

2、報銷人必須取得合法有效的報銷發票，由稅務局監制并真實、有效、可查。

3、所有費用需在公司規定范圍內且與業務相關的前提下報銷。

4、所有費用報銷時應嚴格區分費用歸屬類型，區分個人費用、部門費用、委員會費用、公共費用并在BPM提報時對應選擇費用歸屬類型。不同歸屬類型的費用必須分開提報，如歸屬類型選擇錯誤財務部將予以退回。

個人費用一般包括市內交通費、差旅費、加班餐費、體檢費等，部門費用一般包括郵寄費、印刷費、辦公用品費、業務招待費、會議費、團建費、招聘費用等，委員會費用一般包括會議費、培訓費、團建費、廣告宣傳及公關活動費等，公共費用一般包括房租、物業、水電、裝修、寬帶費、電話費、節日及生日福利等，具體根據實際發生情況區分。

四、費用報銷單填寫及票據粘貼要求

1、報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改；

2、票據粘貼使用報銷粘貼單（A5紙），各票據不得突出于粘貼單（票據過大時應按粘貼單大小折疊好）；

3、各票據應均勻貼在報銷粘貼單上，并在粘貼單右上角寫明姓名、部門、單號、金額、附件張數等信息，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致；

4、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列粘貼；

5、報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠清楚地審閱到報銷單據的金額；

6、報銷單各項目應填寫完整，大小寫金額一致，注明附件張數；

7、每筆報銷票據必需提供實際發生事由（如有附件必須在流程中提交掃描附件）；

8、所有發票抬頭均需準確開具公司名稱并加蓋清晰的開票單位發票專用章（財務專用章不能給予報銷），增值稅專用發票需準確填寫發票上各項信息；

9、提交報銷時，須將增值稅專用發票抵扣聯及時當面遞交財務部；遞交到財務部的增值稅專用發票均須在紙制報銷單登記表上進行登記，財務部對未進行登記的發票不具有保管義務；

10、在報銷過程中遇到制度中的未提及事項，可事先與財務部報銷專員聯系。

五、費用報銷審核注意事項

1、費用報銷審核專員的工作不僅要求認真，而且為人處世也是一門要懂的學問，待人接物也是事業向前發展的一道瓶頸，工作的能力硬實力要具備，而工作的軟實力服務態度更要注意。更何況費用報銷工作的性質，使得自己每天要接觸不少報銷的同事，出于專業角度和公司利益我們會對報銷人的單據做出各種審批結果，有的報銷單據會因為不合規而被多次退回，報銷的同事也會因為無法理解財務工作的要求而與我們產生爭執，這就要求我們費用審核專員在工作過程中既要保證費用報銷合法合規，又要提高工作效率，做出人性化處理。從另一個方面說，雖然費用報銷審核專員的崗位業務比較單一和簡單，卻是財務部門與其他部門同事接觸最多的一個崗位，費用審核專員工作態度如何則會直接影響到整個財務部門的形象，這個過程要求財務人員學會與人相處，靈活應變，一句話概括就是“禮貌的say no”。

2、要求專員有較強的專業素養和勝任能力，在工作中不斷加強專業知識的學習，也要關注國家政策法規有關財務、審計、稅務和經濟方面的變化，不斷加強個人職業素養。

3、費用報銷審核專員應當以企業的利益為己任，不亂用職權，不無視法規和公司制度，嚴格執行相關制度規定。財務工作者不僅僅是服務者更是企業的監管者，這要求我們財務工作者必須樹立崇高的職業道德。

參考文獻：

[1] 關靜.企業費用報銷監管存在的問題及解決措施.煉油與化工.2016

[2] 鐘琴.試析企業費用報銷監管問題及對策.財經界.2015

[3] 錢亦君.網絡費用報銷管理系統的設計與實現.信息安全與技術.2013

作者簡介：

李越（1991-）男，山西陽泉人，研究方向：會計實務.