論醫院兼職檔案員的重要性

肖偉玲

摘 要：如今檔案工作的受重視程度逐漸提高，醫院也開始設立綜合性的檔案室，并需要兼職人員負責檔案管理，建立檔案工作網絡體系，使醫院檔案工作能夠獲得持續進步。隨著檔案學科的發展，檔案信息化水平提高，檔案種類、數量增加，運行方法多樣化，使得檔案工作面臨著較大的挑戰，兼職檔案員的素質水平也面臨著較高的要求。為此需要了解醫院兼職檔案員的重要作用，并提出提高醫院兼職檔案員素質水平的有效策略。本文就此進行分析研究。

關鍵詞：醫院；兼職檔案員；重要性

當前醫療改革不斷推進，醫療保險的覆蓋范圍也逐漸擴大，醫院患者增加，醫院建設規模擴大，分科細致，醫院檔案的數量也大幅度增加，內容豐富、成分復雜。若只是依靠專職的檔案人員是無法進行檔案工作的，所以還需要配置合適的兼職檔案管理員，這些兼職檔案員分布在醫院的不同部門，也是檔案工作的基礎部分，將對醫院檔案的內在質量產生影響，也能夠為醫院檔案工作提供科學的保障。

一、醫院兼職檔案員的重要作用

1、為醫院檔案管理提供堅實力量

當前醫學技術快速發展，醫院的建設規模等逐漸擴大，檔案數量內容等也逐漸增多，單純依靠有限的專職檔案人員無法有效進行檔案管理，由兼職檔案員承擔前期的立卷歸檔工作，能夠使專職檔案員的工作壓力得到緩解，并且將制定本部門文件、資源的人員優勢充分發揮，按照脈絡對文件材料進行整理，使檔案的歸檔數量以及質量等得到保障。

2、將部門立卷優勢充分發揮

依據檔案管理的相關法律規定，醫院的檔案按照材料形成的單位、課題組立卷的制度機械能歸檔，文件材料歸檔需要納入到醫院科室部門規劃、管理制度以及管理人員職責范圍內，保證布置、檢查、總結以及驗收工作同時進行[1]。立卷單位需要有負責人對本單位的檔案進行收集整理與歸檔。兼職檔案員存在于醫院的各職能部門，能夠全面了解本部門的工作情況，把握各項資料文件的來源與去處，他們能夠最先接觸第一手資料，使資料更加完整齊全，科學的進行種類劃分，并且有效的鑒別材料，明確文件材料是否有保存價值，并對保管的期限進行劃分，使檔案質量、鑒定與檔案的銷毀有科學的依據。

3、為檔案室與醫院科室搭建橋梁

兼職檔案員能夠很好的對檔案法規政策進行普及，強化醫院工作人員的檔案意識，并且能夠將在檔案室收集、整理檔案中遇到的問題隨時提出，做好控制管理工作，保證醫院檔案資料的完整性，也使醫院的檔案質量得到提高。

二、提高醫院兼職檔案員水平的策略

1、提高醫院以及兼職檔案員自身的重視

要提高兼職檔案員的素質，需要各方面人才的支持。醫院需要提高對檔案管理工作的重視程度，強化兼職檔案員的素質水平，定期組織兼職檔案員進行教育培訓，并邀請專門的檔案人員為兼職檔案員演示怎樣對檔案進行收集整理[2]，掌握檔案整理的技能，為檔案管理打下堅實的基礎。在檔案管理網絡中，兼職檔案員也是重要的組成部分，是檔案管理工作的基礎，能夠更好的推動醫院發展運行。作為兼職檔案員也需要提高自身的重視程度，能夠熱愛檔案工作，將保護檔案資源作為自己的責任，明確檔案管理工作的效果將影響到醫院的運行。盡管是兼職人員也需要做好自己的本職工作，強化自身素質，提高檔案管理的效果。

2、強化兼職檔案員政治素養

醫院檔案中包括很多內容，職工的隱私、醫院的科研、重要資料等，因此作為兼職檔案員需要有堅定地政治立場，能夠保持正確的政治方向，樹立良好的政治態度，能夠全身心的投入到檔案管理工作中。同時有很強的組織紀律性，嚴格按照相關的規章制度開展工作，明確服務與保密之間的不同。對于職工隱私資料或者醫院科研項目、重要資料等，除了有權利的人查閱，不能對任何人、任何單位提起，保證檔案的安全，防止職工隱私、科研機密、重要資料泄露[3]。兼職檔案員需要認識到檔案工作的重要性，在工作中認真負責、踏實努力，愛崗敬業，并有較強的職業道德，工作認真嚴謹。

3、強化兼職檔案員業務水平

為使醫院兼職檔案員更好的開展檔案管理工作，需要強化兼職檔案員的業務培訓，組織兼職檔案員參與檔案部門的基礎知識培訓，使新上崗的檔案員能夠滿足檔案管理的崗位需要，做到持證上崗。醫院需要提高對上級檔案部門的繼續教育的重視程度，積極組織醫院的兼職檔案員參加，掌握檔案管理的相關技能。醫院也需要每年組織兼職檔案員進行集中培訓，選擇檔案上級主管部門的領導、專職檔案員等擔任培訓教師，對于檔案收集整理歸檔中的問題進行重點培訓。及時發現檔案工作中的問題，并由專職檔案員到現場進行示范解答，使工作中的問題得到妥善的處理。醫院還可以建立檔案管理信息化平臺，并建立檔案人員的QQ群、微信群等，及時發布信息，加強彼此見的交流互動，學習專業知識與技能，使兼職檔案員能夠形成終身學習的理念，努力自主學習，并將學習到的知識運用到檔案管理工作中，實現理想的管理效果。

4、強化兼職檔案員合作協調能力

在兼職檔案員的檔案管理工作中，合作協調能力是最為基本的素養。兼職檔案員需要加強與本部門員工的交流，并加強與專職檔案管理人員的配合，從而對醫院檔案工作更好的了解，將自己作為醫院檔案宣傳、專職檔案人員與其他部門員工溝通的橋梁，通過自己對檔案工作的認識更好的感染和影響其他人，強化其他員工的檔案意識，讓工作人員對檔案知識、信息更好的了解，轉變自己對檔案工作的態度，在檔案收集中能夠加強與部門員工的合作、溝通，使其主動幫助兼職檔案員收集整理信息，避免資料信息落入到個人手中。同時還需要兼職檔案員積極的向有經驗的人員學習、請教[4]，使來源復雜的資料得到有序的收集整理。同時兼職檔案員還需要將檔案工作與本人從事的本職工作進行協調，本職工作是檔案資料的重要來源，兼職檔案員需要在本職工作中發現檔案資料信息，并且在資料收集中順利完成自己的本職工作，使本職工作與檔案管理工作相互促進。

5、完善兼職檔案員管理考核制度

醫院需要強化兼職檔案員的管理，完善檔案管理工作制度以及兼職檔案員的管理制度，明確其責任意識，使其認識到兼職只是人事編制上的一種兼職，并不是在檔案管理工作的態度和要求上兼職。同時完善績效考核與評價制度，完善工作績效評價體系，將兼職檔案員的工作完成量計入到其工作量中，科學的考核，使其與績效掛鉤，并將其作為年終考核、職稱評審的重要依據。醫院需要結合考核結果完善競爭機制，做到獎懲并存[5]。優秀的兼職檔案員要給予一定的物質獎勵，并在職稱晉升中優先考慮，從而使兼職檔案員的工作積極性得到提高。

結束語：

在醫院檔案管理工作中，兼職檔案員占有十分重要的地位，對于醫院檔案工作效果也有直接影響。所以必須要認識到醫院兼職檔案員的重要作用，并提出科學的措施強化兼職檔案員的素質水平，強化其政治素養、業務水平、合作協調能力，并完善相關的制度、評價等，使兼職檔案員的優勢作用充分發揮，積極參與到醫院檔案管理工作中，全面提高醫院檔案管理的效果。

參考文獻；

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[4]曾冬梅，張正軍.淺談醫院兼職檔案管理員[J].蘭臺世界，2014（S1）：132-133.

[5]黃薔薇，喬愛萍，楊蘇萍.兼職檔案員 醫院檔案工作不可或缺的力量[J].蘭臺世界，2011（S3）：85-86.