數字信息化背景下做好檔案管理工作的舉措

張艷麗

摘 要：伴隨各種信息技術和數字化技術的進步，檔案管理的工作理念和管理方式都出現了很大的變化，在當前信息技術的背景下，檔案管理工作應結合技術應用方法合理開展檔案的信息搜集和整理工作，并完善電子檔案的建設體系，健全管理系統各項功能。相關的企業和單位在建設檔案信息化管理過程中，應該采取有針對性、有效性和科學化的舉措，進一步提升檔案管理的能力和水平。

關鍵詞：數字化；檔案管理；信息技術

引言

目前檔案管理中已經廣泛應用信息技術和數字化技術，原來的紙質檔案正在轉變為以電子檔案為主體的管理方式，不僅可以節約資源，而且提高了檔案信息的豐富性和價值，并充分挖掘檔案信息的實用性價值，體現出檔案管理的高水平和高標準。本文主要從幾個方面來論述現階段數字化和信息化影響下，檔案管理工作中的實施策略和有效舉措，明確當前檔案管理中還存在哪些問題需要做出改正和優化。

一、加強現代化檔案管理理念的滲透

在傳統檔案管理理念的影響下，數字信息化檔案管理制度得不到應有的重視，在此情況下，檔案管理人員在理論與實踐學習過程中缺乏主動性與積極性，以至于在實際工作中無法有效利用數字信息化檔案管理系統。

檔案管理一直是各大企業和單位的一項基礎性工作，近些年來愈加受到管理層的高度關注，這是因為信息時代的到來，使人們對于信息的敏感程度快速提升，誰掌握了更為全面和精準的信息資源，就可以在市場競爭和社會事業發展中取得占據有利的競爭地位、獲得更好的業績。因此檔案的信息化與數字化管理制度的建設已經被提上日程，在總體的指導思想下，應該提倡信息化以及數字化的管理理念，將其融入到現階段的檔案管理工作之中，結合實際情況，對原有的管理制度以及工作程序進行改進和優化，以促成現代化的管理制度和理念盡快發揮應有的作用。要將這種理念滲透并融合日常的檔案管理觀念和工作態度之中，要求工作人員轉變工作態度，進而改變傳統的管理模式，從而提升檔案管理的信息化水平，促進檔案管理工作不斷向前發展。

二、構建數字信息化管理平臺

為更好地發揮數字信息化檔案管理系統在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優勢，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務，則需要根據日常檔案管理工作的內容、流程，構建與之相適應的數字信息化管理平臺。該類型平臺主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個環節，其中各環節緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程，為數字信息化檔案管理系統的構建打下了堅實的基礎。如此一來，檔案管理工作人員可以在統一的信息管理平臺上進行在線辦公，減少了人力成本投入，縮短了傳統檔案管理工作中查詢、借閱等環節所需時間，大大提高了檔案管理效率。

目前，使用較為廣泛的數字信息化檔案管理平臺為C/S+B/S平臺，該平臺可以實現日常工作中所涉及的多種文件、信息的統一管理，同時對相關資料進行有效控制，將可供查閱的文件在一定范圍內進行共享，并記錄對應文件的閱讀情況。不僅如此，采用C/S+B/S架構的數字信息化檔案管理平臺，便于技術人員利用C/S架構程序對外設進行控制，例如打印機、投影儀、傳真機等，而B/S架構程序則便于用戶進行檔案的檢索和閱讀。

三、引入數字檔案技術

在傳統檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲、檢索三個內容，在數字信息化檔案管理系統的構建過程中，需要引入以電子檔案庫和具體化分析管理模式的數字檔案管理技術。所謂電子檔案庫，是指以數字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據需要對電子檔案庫中的資料進行差異化設置，定期檢查檔案閱讀情況。具體化分析模式的引入，將明顯提高數字信息化檔案管理工作效率，利用C/S+B/S架構程序的優勢，針對日常檔案管理工作中的不同問題進行針對性的分析、處理，實現檔案管理工作的科學開展。

隨著“大數據”時代的到來，可以利用數據分析技術，對數字信息化檔案管理系統的訪問情況進行研究，分析最受關注的檔案類型，為檔案管理工作的有效開展提供數據支撐。

數字檔案和電子檔案的引進應用，其應用方式和工作模式與傳統管理工作存在很大的不同，這就要求工作人員在初期接觸到熟練應用的過程中，結合實際工作情況改進管理機制和體系，改變不合理的管理方式。另外，數字檔案的合理應用還應表現在如何去有效挖掘和使用檔案信息的實用價值，通過數字檔案的系統平臺，執行查閱和檢索等功能模塊，以寶貴的信息資源為支撐，為下一步的工作決策提供信息支持，并對工作計劃的可行性和科學性進行分析和評估，這樣對于企業或者事業單位來說，有利于做出符合實際情況、適合企業發展戰略的規劃布局，并逐步提升整個管理體系的建設和完善。

四、加強檔案管理工作人員自身素質建設

信息技術與傳統檔案管理工作的融合，在一定程度上減少了檔案管理工作中人力成本的投入，然而，這并不意味著人的因素可以忽略，檔案管理工作人員的素質，將直接影響數字信息化背景下檔案管理工作的有效性。

作為檔案管理工作的直接參與者，在數字信息化檔案管理體系構建過程中，加強硬件建設的同時，人員自身素質方面的軟件建設也應當得到重視。首先，在人員配備方面，應增加專業檔案管理人員的崗位比重。其次，在現有檔案管理人員隊伍的基礎上，通過培訓、學習等方式，提高其技能水平，轉變檔案管理工作理念。最后，建立有效的崗位考核機制，以此督促檔案管理工作人員加強自我學習，提高自身業務素質。

檔案管理工作人員的素質建設是一個循序漸進的過程，隨著數字信息化檔案管理體系的不斷調整，檔案管理工作人員素質建設在內容、方式上也將進行一定程度的調整。

五、總結

信息技術的發展為數字信息化檔案管理體系的構建創造了條件，隨著用戶需求的不斷提高，傳統檔案管理工作中存在的弊端不斷顯現。在此情況下，通過數字信息化技術與傳統檔案管理工作的融合，加強現代檔案管理理念的滲透，有效發揮數字信息化檔案管理系統在檔案收集、整理、共享等方面的優勢。

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