當前建設工程招投標檔案管理存在的問題及成因分析

黃美玲

摘 要：在大型的建設工程開展前期，需要通過招投標工作來選擇出合適的施工單位、工程材料等。為了確保招投標個工作的規范性，需要建設完善的招投標檔案管理體系，借助檔案材料來充分記錄相關的招投標信息，這些信息在工程建設環節也存在價值。為了使招投標檔案能夠被以妥善的方式處理，一般會安排專業的管理人員來管理這部分檔案，但是這種檔案與傳統檔案不同，管理問題也較多，本文對管理招投標檔案工作中的為以及形成原因展開剖析。

關鍵詞：建設工程；招投標檔案；管理工作；問題；原因

建設工程涉及到的內部項目數量極多，在建設前期需要借助招投標活動來輔住工程準備工作，而在實際的工程招投標環節之中，招投標雙方會進行一定的交涉，在交涉過程中會形成相對比較多的文件，這些文件必須要被以合理的方式處理，以此來確保滿足工程應用需要，而隨著工程建設體系變得更為龐大，招投標檔案的數量激增，僅僅憑借傳統化的檔案管理方法很難完成管理招投標檔案的工作任務，本文探討招投標檔案管理的多種工作情況。

1 建設型工程的現有招投標檔案管理問題

1.1 檔案材料的數量多

從檔案的實際數量來看，過多的招投標檔案給管理工作帶去極多困難，管理人員不僅僅需要在工程建設工作開展期間管理檔案，以備工程核對需求，更多的管理工作都是在工程建設工作結束之后進行的，根據工程招投標管理法規給出的規定可以了解到，一般的建設工程招投標活動后形成的檔案資料至少需要被保存十五年，這也是導致該類檔案數量偏多的一個重要原因，檔案文件本身的類型極為豐富，在管理中標檔案的基礎上，管理人員還需要對更多的未中標檔案進行管理，大部分企業都沒有將這類檔案的時間進行細化，在這種情況下，不僅檔案管理工作量比較大，同時管理成本也偏高。

1.2 管理制度存在漏洞

管理人員對招投標類型的檔案施加管理時，需要以管理制度為參照，尤其是在遇到一些特殊的管理事項時，管理人員難以在管理制度中找出合適的處理方式，甚至很多管理人員應用的管理制度并不是針對招投標檔案制定的，制度因缺少針對性而導致其實用性也被削弱。

1.3 管理體系缺乏完善性

負責處理招投標類型的檔案的管理人員的隨意的工作態度也導致檔案管理任務無法按時完成，其在核查檔案時并沒有使用合適的檢查工具，存放檔案時也沒有按照檔案的類型進行存放，而是將檔案隨意放置，這種行為也為后續的其他檔案處理事項帶去了困難。

2 造成招投標檔案管理工作不善的主要原因

2.1 檔案分類不明晰

招投標檔案本身就有數量龐大的特點，而檔案管理人員并沒有確保檔案分類工作有效開展，這也導致后續管理工作量加大，直接造成了管理局面混亂的情況。如果能先將檔案分類的工作做好，招投標檔案管理工作也能更為輕松。

有的建設工程企業缺乏對招標檔案文件范圍的相關體制規定，這同樣是導致招投標檔案完善性低的關鍵性因素。假如一個建設工程企業在進行招標過程當中注重對招標活動的重要性方面問題，比如，登記、預審、開標、評審及中標等關鍵性方面，注重對檔案文件資料檔案管理，保證招投標檔案文件資料的完整性，這些是都能夠完成的。

2.2 檔案系統的信息化水平偏低

很多檔案管理機構都已經對檔案管理系統進行了信息化改造，寄希望于信息化的高效管理系統來提升檔案管理工作效率，這種管理系統具有低投入、精細化以及高收益的特點，但是招投標檔案管理人員并沒有應用信息手段管理檔案，其管理工作的進步并不明顯，管理效率極低，粗放型的管理方式并不能滿足招投標檔案材料設定的各種新型管理需求，甚至還會導致大量的招投標的檔案資源被浪費。

在當前的檔案學運用理論探究成果中，我們僅僅能夠察覺到很少的探究招投標檔案管理內容，并且通常皆是業務經驗介紹層次的探究成果。針對這一狀況，我國建設工程企業招投標檔案管理規范上不完善就是理所當然的事情。

3 科學的招投標檔案管理方法

3.1 完善相關的管理法規

國家相關部門一定要立即進行《實施辦法》的修訂，經過歸總各個部門及地方較為成功的經驗及相關規定，深入確切規定出各種類型的招投標檔案保管時間限制。當前，我國中央及地方逐漸頒布了有關招投標檔案管理政策，其中有的方面的內容將當做我們開展《實施辦法》修訂的關鍵性根據。依據相關規定的精神，建設工程企業招投標檔案保管期限一般做出以下幾方面的規定：招標文件、委托標書文件保管期限是30年；評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管年限為10年，中標的投標文件的保管期限為無限期，對于沒有中標的投標文件，可以保存6個月至2年。

3.2 堅持成本管理的工作理念

加強成本管理理念，逐漸實現招投標檔案管理的信息、數字化及網絡化。嚴格按照國家電子文件管理的相關準求，憑借電子化方式代替之前的手工化管理形式，提升企業招投標檔案管理水準，減少管理上的投入，提升招投標檔案的信息檢索水準，為企業相關業務的未來發展供應強有力的信息支持和證據保證。

3.3 完善管理流程

梳理招投標業務流程，確定招投標檔案發展的節點，實現對招投標檔案的全方位掌控。建設工程企業能夠依據自身企業的招標業務特征，對招標業務流程進行相關梳理，確定招投標檔案發展的關鍵性節點，明確各個節點形成的文件類型，對其進行全方面的管理掌控，保證招投標文件的歸檔，預防失控或者缺失的情況出現，確保工程各個項目特別是關鍵性招投標檔案的完整性。

3.4 其他優化管理的工作方法

加強檔案學運用理念中招投標檔案管理問題探究。經過對招投標檔案管理之前成果經驗的總結及失敗的歸總，去借鑒發達國家相關管理理念及成功經驗，彌補我國檔案理論方面的不足之處，以此為我國招投標檔案管理供應科學的理論指導。

4 結束語

本文根據管理招投標檔案的經驗，分析了當前的招投標檔案的實際管理情況，從整體情況來看，管理情況并不好，甚至檔案管理系統還存在著大量的漏洞，本文除了分析了管理招投標檔案工作問題之外，還通過深度研究的方法給出了造成這些管理問題的主要原因，管理者可以根據實際的招投標工作需要，改變原來使用的管理方法，通過尋求法律保護、完善流程等多個方法來確保管理招投標檔案工作的合理性，管理人員要將招投標檔案與一般的檔案區分開，建設出有針對性的檔案管理系統。

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