我國檔案工作未來發展趨勢研究

周園

摘要：檔案是直接形成的歷史紀錄，具有原始性和記錄性，個人檔案對一個人的工作學習關系重大，檔案管理的目的是為其他部門借閱參考檔案提供工作上的幫助。隨著時代的發展，檔案工作也隨之有了新的發展機遇，本文從檔案工作中的電子化、檔案云存儲化、管理自動化和保密化角度分析，對我國檔案工作未來發展趨勢進行了探究。

關鍵詞：檔案管理；信息化；發展趨勢

前言：檔案是人類歷史最重要的載體之一，自古以來就是重要的原始性記錄文件，它通過自己的記載，為后人研究歷史提供第一手的歷史材料。對個人來說，檔案既是工作的需要，也是社會的需要，是單位或企業了解一個人的重要手段。檔案管理的工作由來已久，隨著時代的發展，信息化時代的到來，檔案管理工作也在隨著時代發展得到改變。

一、檔案工作脫紙質化

檔案的載體經歷了甲骨、金石、絹帛、簡牘、紙張的變化，都和當時的時代

背景密不可分。在人類進入工業社會之后，開始出現了音像檔案，比起傳統檔案可以承載更多的內容，在現今的信息時代，產生了以軟盤、光盤、硬盤等移動存儲裝置為載體，依靠計算機系統讀取并可以通過網絡傳播的電子檔案[1]。如今社會信息量進一步增大，同時，環保節約等概念的興起，電子檔案已經開始取代紙質檔案，成為檔案存儲的主要方式，電子檔案的產生，是檔案領域的劇烈變革。

首先，檔案工作的脫紙質化可以便于檔案的儲存管理。電子檔案儲存相對容易，比起紙張來更不易于損壞，而且電子檔案的容量更大，傳統檔案館中滿滿一檔案庫的資料，轉換成電子檔案可能只需要一塊硬盤，便于管理。電子檔案還可以不僅僅局限于文字，電子化的音像檔案增大了檔案信息的豐富程度。其次，檔案工作的脫紙質化是辦公便捷的需要。現在隨著時代的發展，個人檔案變得越來越復雜，檔案的數量和復雜程度都是前所未有的，電子化的檔案可以依托于計算機系統，方便了對檔案進行檢索管理。而且伴隨著世界全球化的進程，一個人可能會在短時間內去到很遠的地方，一旦有調查檔案需求，電子檔案可以依托互聯網進行快速傳遞，是符合現代人生活需求的。最后，檔案的無紙化也是現代社會對節約紙張，保護生態環境的需要。

二、檔案工作云端化網絡化

紙質檔案所依托的紙張比較脆弱，在轉移搬運中可能會出現損壞遺失，不方便進行運送傳遞。而在生活中，我們經常能聽說原來有人檔案遺失后被人冒用身份，或是在不同地區擁有多重身份等故事。這種檔案問題的出現，根源是傳統檔案載體的難以共享，使人可以利用信息的不對等性，鉆了檔案管理的空檔。如今，電子化檔案成了檔案發展的趨勢，將檔案電子化，通過云存儲，進而做到各地檔案管理機構的檔案云共享，是檔案工作未來的發展趨勢[2]。

首先，將檔案進行云端化，是便于存儲的需要。云存儲的檔案管理，相當于為電子檔案進行了一個備份和參考，一旦檔案館自身的檔案儲存出現問題，可以從云端對檔案重新找回，增強檔案存儲的安全性。其次，網絡的修改比起紙質的修改更難隱藏痕跡。對檔案進行云存儲必然會留下痕跡，根據修改痕跡，在檔案出現問題時，例如有人宣稱自己的檔案在本地遭到了篡改，就可以利用云存儲與本地存儲檔案進行對比，增強其真實性，同時，針對修改痕跡也可以更容易查明問題所在，也是在增強檔案的安全真實性。最后，檔案的云端化有利于檔案在各個檔案管理機構之間的傳遞共享，無論一個人在世界的任何地方，他都可以在當地檔案機構的申請下獲得自己的個人檔案，同理，大批量的檔案信息傳遞也可在云端快速復制傳遞，不會有紙質檔案轉移時的損壞遺失風險。

三、檔案管理工作自動化

隨著未來檔案工作發展的電子化趨勢，檔案管理的自動化也會逐漸發展。電子化的檔案，體積和牢靠性都得到了提升，無需依靠大量人力來對檔案進行管理，而且，電子化的檔案依托于計算機，更便于運用計算機實現檔案的自動化管理。檔案管理機構為了跟上社會發展的腳步，使得管理工作更加高速準確的進行，實現計算機電子檔案管理，是順應時代發展的需要[3]。

首先，檔案管理自動化可以提高效率。計算機具有人類無法比擬的高速處理信息能力，在檔案查找，檔案收錄等方面比起人工管理具有巨大優勢，現今社會是效率至上的社會，提高檔案管理查找的效率，是社會普遍的需要。其次，檔案管理自動化可以減小誤差，提高檔案的可信性。檔案作為最原始最一手的記錄資料，一旦出現記錄錯誤，將會帶來十分嚴重的后果。依靠人工進行管理，在大量重復性工作中，可能會出現錯誤，很多檔案漏裝、檔案丟失都是源于人工的失誤。通過計算機進行自動化管理則很難出現這類問題，檔案管理自動化，不光能提升效率，還能保證管理的質量，降低失誤率所帶來的影響。最后，檔案管理的自動化，可以節約人工，減少管理成本。

四、檔案工作保密化

檔案工作的電子化網絡化，固然給檔案管理和人們的需求帶來便利，但同時，網絡信息安全問題也是不可忽視的。近年來，各大網站的數據庫泄露，用戶信息被盜取等新聞的頻頻見報，使得人們對自己的信息安全產生了疑慮，檔案工作要想進一步電子化信息化，就必須做好檔案信息的保密工作，保障信息的安全性。首先，檔案工作人員要進行相應的培訓，提高在網絡時代的檔案安全意識，提高個人職業道德，從人的角度做到信息保密。其次，要做好信息保護的升級工作，可以通過局域網等方式加強網絡安全，使得外來電腦無法連入局域網泄露信息。最后，安全保衛永遠在路上，要加強對網絡安全的研究，把握時代新方向，時刻關注網絡安全的新信息并展開研究，積極探索更新的網絡安全技術，保衛檔案信息的安全。

結論：在如今這個信息化的社會中，檔案工作未來發展的趨勢就是電子化信息化，電子化的檔案工作可以節約空間，便于查找傳遞，有利于檔案的管理工作，也減少了檔案工作中人工的失誤率，降低工作成本。在享受便利的同時，也不能忽略對檔案信息安全的保護，只有將好處與問題都考慮到，發揚優勢解決問題，才能使檔案工作在未來得到更好的發展。

參考文獻：

[1]孫云喬. 淺析檔案管理工作未來發展趨勢[N]. 科學導報，2017-05-12（C01）

[2]魯紅.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].時代教育，2016（23）：140

[3]劉焱.檔案計算機管理的發展趨勢和應對策略探析[J].現代職業教育，2017（21）：148-149