淺談檔案管理工作的收集及服務意識

盧葦

【摘要】檔案收集是檔案管理工作的開端，是開張檔案工作的基礎(chǔ)，也是最為重要的環(huán)節(jié)。只有做好收集工作，才能確保檔案材料齊全完整，內(nèi)容豐富，滿足檔案各方面管理與利用的需求。筆者結(jié)合多年來從事檔案管理工作的經(jīng)歷，談談在檔案收集方面的一些做法和體會。

【關(guān)鍵詞】檔案收集 檔案意識 業(yè)務流程 制度服務

一、加強宣傳引導，提高全員檔案意識

加強宣傳教育，明確積累檔案材料的重要意義，提高全員檔案意識，自覺參與檔案材料的收集工作，是每一名員工應盡的義務。一是以《檔案法》等法律法規(guī)為依據(jù)，建立一系列的收集歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷質(zhì)量要求等，把檔案收集歸檔工作作為部門工作考核之一，建立獎懲考核制度。二是精選相關(guān)法律法規(guī)和指導檔案工作的文章，及時組織員工學習，擴大檔案工作影響，提高大家的檔案意識，營造人人參與檔案收集，人人重視檔案管理，人人明確檔案責任的濃厚氛圍，進一步提高檔案工作主動性。三是改善檔案保管條件，提高檔案服務水平。

二、明確業(yè)務流程，提高檔案收集質(zhì)量

哪些檔案需要歸檔，哪些檔案需要保密，歸檔必須經(jīng)過哪些程序以及需要注意的事項等等，員工一般不是很清晰。如何讓員工明確檔案收集、歸檔的工作流程，需要從制度進行明確界定。首先對收集工作要做到“心中有數(shù)”，要收集具有長久保存價值的檔案材料和征集與本單位發(fā)展相關(guān)的歷史檔案，特別是對一些重大歷史事件，要確保收集資料準確、完整、齊全。針對檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，制定文件歸檔范圍、條件、要求及保管期限，該歸檔的要及時歸檔，不需要歸檔要及時清理。

一是制定檔案工作計劃。年初，要根據(jù)單位生產(chǎn)經(jīng)營實際，明確每一階段的工作重點，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，及時跟蹤指導，確保重要資料及時存檔。應該對某一項目進行重點監(jiān)督，明確檔案上報負責人，確保歸檔資料數(shù)據(jù)翔實，有保存價值。對不能及時歸檔的資料要及時督促，嚴格考核，提高檔案管理工作嚴肅性。

二是建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)。設(shè)立部門兼職檔案員。各種檔案材料是在各部門生產(chǎn)活動過程中形成的，有關(guān)工作人員直接參與其中，他們專業(yè)知識性強，掌握了最原始、最直接的第一手材料。在各部門設(shè)立一名兼職檔案員負責本部門檔案的收集工作，確保了歸檔材料及時完整、全面系統(tǒng)。檔案部門應充分利用和發(fā)揮部門兼職檔案員的作用，開展多樣化的業(yè)務培訓與研討活動，搭建經(jīng)驗交流平臺，更有利于檔案資料的收集與歸檔工作。

三是加強檔案業(yè)務指導。應從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。要堅持“學用結(jié)合，按需施教，重視實效”的方針，切實做到學以致用。第一要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，補充一次性教育的不足。第二要普及相關(guān)學科知識。檔案工作融匯了許多相關(guān)學科知識，檔案工作者的繼續(xù)教育應注重對相關(guān)科學知識的補充和更新。第三要強化現(xiàn)代科技知識的學習?，F(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應用是檔案工作的特征之一，并靈活運用到實際工作之中。

四是豐富檔案館藏內(nèi)容。本著“種類齊全、資源豐富、保障完整”的思路，要加大對各項資料收集、保存，保證為各項工作服好務。除了做好本單位普通檔案、專業(yè)檔案、科技檔案的收集外，還應通過多種渠道和方式向社會及個人廣泛收集與本單位發(fā)展關(guān)系密切的其他檔案資料。由于這些檔案資料形成分散、流動性大、不易收集，檔案部門應進行全面調(diào)研，加強聯(lián)系，深入基層挖掘，收集有價值的檔案。

三、健全完善制度，提高服務保障水平

做好檔案收集工作，除了充分調(diào)動各部門和廣大員工的自覺性和積極性外，更應當在收集工作上實行嚴格的監(jiān)督控制，這種監(jiān)督控制主要通過完善和落實規(guī)章制度來實現(xiàn)。

一是健全完善規(guī)章制度。要確保檔案收集完整、準確，必須制定完善的規(guī)章制度，對檔案工作的方方面面做出明確的規(guī)定，保證檔案工作責任明確，有章可循，也使各部門明確該做什么？怎么做？應負的責任等等。通過制定檔案管理細則、各類檔案管理標準規(guī)范，詳細規(guī)定了歸檔范圍、時間、歸檔部門、控制措施等，詳細具體，可操作性強，將檔案收集納入了有關(guān)部門各人員崗位職責，使各部門能根據(jù)規(guī)定，按部就班地做好收集工作。同時，根據(jù)實際情況的變化，及時對規(guī)章制度進行修改、完善，保證檔案收集工作的連續(xù)性。

二是嚴格責任考核落實。檔案部門堅持依法治檔，按照制度規(guī)定，對不及時歸檔，收集不完整，材料不符合規(guī)定要求，沒有通知檔案人員參加項目驗收、設(shè)備開箱的部門及時給予考核，引起有關(guān)部門的重視，也提高了檔案工作的地位，有效促進了檔案收集工作的開展。檔案部門也應根據(jù)實際工作的變化及時修訂完善有關(guān)制度，以避免造成漏洞，如，隨著實時錄入系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的投運，許多員工對紙質(zhì)檔案歸檔感到不解和麻煩，針對這一情況，檔案部門人員認真做好解釋工作，及時出臺檔案收集辦法，對數(shù)據(jù)實時錄入、紙質(zhì)文檔和電子文檔的收集做了詳細的規(guī)定，并定期到有關(guān)部門進行檢查考核，做到事前控制，確保了檔案材料的完整、準確。

三是突出檔案網(wǎng)絡(luò)作用。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動千頭萬緒，僅僅依靠專職檔案人員難以保證檔案收集的及時、完整、準確。各部門最清楚本部門的活動情況，收集工作由各部門負責是更為有效的途徑。檔案部門充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)的作用，各部門、各專業(yè)均有分管檔案工作的領(lǐng)導和兼職檔案員，由兼職檔案員負責本部門、本專業(yè)檔案的收集工作，由于立項的工程、大修、技改、科技項目的檔案，則由項目負責人負責收集，各專業(yè)兼職檔案員配合項目負責人做好收集工作。專職檔案員根據(jù)工作計劃和活動情況，到各部門進行檢查指導收集工作，由于兼職檔案員職責明確，檔案收集工作的得到了保證。檔案收集是一項長期性的工作，收集工作也是多種多樣的，只有根據(jù)企業(yè)的實際情況，采取不同的收集方法，常抓不懈，才能保證檔案材料完整、準確，做好檔案工作。

總之，要做好檔案收集工作，檔案部門應堅持“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實、結(jié)構(gòu)合理、豐富館藏”為收集原則，與時俱進，加強調(diào)研，統(tǒng)籌安排，采取有效措施，廣泛持續(xù)地收集各種檔案資料，運用科學手段確保檔案收集質(zhì)量，為檔案管理各個環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好條件。