醫院檔案管理中現代化信息技術的運用分析

周學波

【摘要】目前，中國已進入高科技時代，現代信息技術迅速發展和普及，為提高醫院文件管理的效率和質量創造了機會，既有利于提高檔案資源的利用率。還對提高醫院檔案管理效率提供幫助。基于此，本文闡述了將現代信息技術引入醫院檔案管理的必要性，并分析了信息技術的實際應用和應用策略。

【關鍵詞】現代化信息技術 醫院檔案管理 檔案信息化

一、醫院檔案管理中現代化信息技術的必要性

首先，便于對醫院檔案進行管理利用，現代信息技術下的醫院檔案管理可以對醫院檔案實施有效的保護措施，避免因破壞紙質文件而導致的信息丟失，從而提高醫院檔案的利用率；其次，提升醫院檔案管理的工作效率，通過現代信息技術的應用，醫院檔案管理有了更大的發展空間，使醫院檔案管理人員更加便捷，也能使醫院檔案管理工作就算面對工作人員數量很少的情況下也能按照正確的流程進行下去；第三，加快建設現代化醫院檔案管理，有效提高了醫院檔案管理水平，實現醫院檔案管理的有序發展，醫院檔案管理的現代化就是建立數字檔案管理系統。

二、現代化信息技術在醫院檔案管理中的應用分析

1.實踐應用

如果醫院在檔案管理中應用文件管理系統等信息技術產品，可以實現許多功能，如支持檔案統計、檢索、借用、原始批量掃描和掛接等需求。支持掃描儀，打印機和通訊等設備連接用于信息存儲、傳輸和共享，支持檔案分類管理、設置用戶權限、快速增、刪、改信息以及系統自動升級等功能，因此，電子文檔逐漸成為醫院檔案的主要載體，實現了便捷的管理和高效的辦公工作；打破傳統的文件分類，如文檔、人員、會計和基礎設施，但將其轉換為更科學，標準化和詳細的類別。更符合檔案的管理和其他要求；同時檔案的接收、校對、歸檔、保存等也變得更為快捷和安全，且可經深度挖掘及時獲取價值信息。故現代化信息技術為醫院檔案管理創造了可觀的效益。

2.應用現狀

可是電子信息技術的不斷深化，對電子文件的收集、處理、保管和利用提出了更高的要求，此時需要檔案人員不斷擴大服務要求，構建一套科學、高效、靈活、多功能的檔案信息管理體系。但目前醫院檔案信息化建設還存在諸多不足，如相應的規范標準尚未統一，基礎設施建設有待完善，信息共享和開發程度不夠，檔案信息安全性亟待提高等，這些都不利于信息技術優勢的發揮和檔案信息價值的提高，故下面就現代化信息技術在醫院檔案管理中的應用策略加以探討。

三、現代化信息技術在醫院檔案管理中的應用策略探討

1.以統籌規劃為前提

醫院檔案是其診療、管理和管理活動的重要記憶，是最可靠、最有價值和最系統化的信息資源。醫院在獲取信息服務，做出決策和建立核心競爭力方面的作用不容小覷。只有通過科學分析和整體規劃，我們才能順利實現目標。這要求醫院認真調查實際的信息量、檔案類型、運行狀態、利用情況，然后制定出科學的計劃，以平衡長期發展和強度條件。

2.以標準規范為指導

現代化信息技術若想在醫院檔案管理中順利應用和有序發展，就必須以相應的標準規范為指導和約束，以免因盲目應用和管理而影響其實際效用。具體而言，應以前瞻性、系統性、開放性、兼容性、經濟性等為基本原則，對硬件設施、軟件系統、數字水印、存儲格式、加密算法等技術類規范加以統一；對電子檔案定義、整理、著錄、存儲、鑒定、移交、檢索、利用、原始文件處理和安全維護等管理類規范加以統一；對電子檔案術語、描述、元數據、文件格式、對象數據格式等業務類規范加以統一，以此構建標準、完善、實用的檔案信息化體系，從而為檔案管理工作高效、有序開展提供重要指導。

3.以資源建設為基礎

首先，要確保所選服務器、網絡設備和其他硬件設施成熟、可靠、經濟實用，并具有良好的通用性。檔案系統和管理軟件等軟件系統必須具有穩定的性能，具備一定的開放性、包容性和可擴展性，同時，專門設置檔案室，優化技術設備的運行環境，完善設施保護措施，確保信息技術正常運行；二要嚴格遵循檔案管理規范，努力保證檔案資源的真實性、完整性、連續性和安全性，為提高檔案分析質量和利用價值奠定堅實的基礎；三要著力打造優質、專業的檔案人員，可通過宣傳教育和實踐培訓，強化其責任感，提高其技術操作水準，增強其檔案信息整合和開發能力，以及主動服務和創新意識等，從而更好地服務于檔案信息管理。

4.以信息技術為支撐

在構建檔案信息化時必須運用多種現代信息技術，如最先進、最有前景的海量數據存儲、圖像分類、并發大規模查詢、智能檢索等信息技術，它可以顯著提高檔案管理的技術內容和工作水平，因此，醫院應該立足現實，充分認識信息技術的強大功能，并將其合理的融入于具體工作中。其中，基于信息技術的數據庫是一種新技術，是一種新的數據管理方法，不僅存儲容量大、搜索方便、檢索速度快。此外，它還具有可靠性高，保密性良好和經濟性合理等優勢，以利于推動其走向正規化和科學化。

5.以安全手段為保障

在應用現代信息技術的同時，也會為醫院檔案管理帶來一定的負面影響，即增強安全風險。因此，醫院需要不時巡視和維護檔案的硬件設備，以避免因設備故障造成數據丟失或損壞；對于病毒入侵、垃圾郵件、特洛伊木馬等威脅，不斷提高防火墻的性能和功能。有效運用360安全衛士、金山毒霸、卡巴斯基等防病毒軟件提升網絡安全防護水平；同時，對于文件管理應用系統，文件管理軟件應以檔案管理軟件為平臺，盡快完善用戶訪問權限，或者設置并定期更改密碼，以此抵御系統非正常訪問，并建立涵蓋用戶訪問、數據庫更新、管理軟件更新等在內的日志文檔中心，以便及時追蹤安全時間，降低風險并確保文件信息安全。

總之，現代信息技術在醫院檔案管理中的應用已成為時代的潮流，為了有效提高文件管理的效率和安全性，這就要求醫院要立足現實，結合信息技術和有效措施，逐步推進檔案信息管理的規范化、標準化、安全化和多樣化，使檔案信息的使用價值不斷增強，有效推動檔案管理工作持續發展。

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