做好企業(yè)檔案工作的實(shí)踐與思考

何素珍

【摘要】企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，文章從推行集中統(tǒng)一管理、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、推進(jìn)制度創(chuàng)新、落實(shí)“三三四四”制度、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、強(qiáng)化監(jiān)督考核等幾個(gè)方面提出做好企業(yè)檔案工作的建議。

【關(guān)鍵詞】集中統(tǒng)一 基礎(chǔ)設(shè)施 制度創(chuàng)新 三三四四 業(yè)務(wù)培訓(xùn) 信息開發(fā) 監(jiān)督考核

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要無形資產(chǎn)，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，檔案管理是企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作，是各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)。做好企業(yè)檔案工作，對(duì)企業(yè)提高管理水平，對(duì)企業(yè)做大、做強(qiáng)，都有著十分重要的意義。筆者長期從事企業(yè)檔案管理工作，認(rèn)為企業(yè)做好檔案工作應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。

1嚴(yán)格推行檔案集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對(duì)企業(yè)檔案管理的基本要求，堅(jiān)持和推行集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案是做好企業(yè)檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。集中統(tǒng)一管理有三層含義：一是檔案實(shí)體集中，企業(yè)各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統(tǒng)一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。實(shí)踐證明，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理，能對(duì)本單位的檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，有利于本單位檔案工作的健康順利開展。如果不實(shí)行“三集中”，檔案分散處置，管理各自為政，就會(huì)嚴(yán)重危及檔案的安全和有效利用。

2加強(qiáng)檔案硬件配置，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施設(shè)備是檔案安全保管的重要保障，特別是隨著時(shí)間的推移，檔案保存的時(shí)間越長，檔案安全保護(hù)就顯得愈來愈重要，加強(qiáng)檔案安全管理和保護(hù)，包括對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一方面是對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，要加強(qiáng)庫房“八防”設(shè)施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害生物、防有害氣體的安全防護(hù)要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；一方面是對(duì)電子檔案的保護(hù)，既要采取必要的措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的載體保護(hù)，又要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息保護(hù)。

3不斷推進(jìn)制度建設(shè)和創(chuàng)新，規(guī)范檔案管理

檔案工作各項(xiàng)制度是約束檔案工作的重要保證，注重制度建設(shè)，確保檔案工作有法可依、有章可循、嚴(yán)格按制度辦事，并根據(jù)時(shí)代的發(fā)展、理論的研究和技術(shù)的進(jìn)步，積極實(shí)現(xiàn)由制度落實(shí)向制度創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，做到與時(shí)俱進(jìn)，淘汰落后的方法和制度，建立和完善適合時(shí)代需要和工作需要的新制度。企業(yè)檔案工作要緊緊圍繞企業(yè)中心工作和重點(diǎn)工作，立足實(shí)際不斷創(chuàng)新檔案制度，努力提升檔案工作服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的針對(duì)性和實(shí)效性，力爭以制度創(chuàng)新不斷將檔案管理滲透入企業(yè)管理的方方面面。

4認(rèn)真落實(shí)“三三四四”制度，強(qiáng)化歸檔，豐富館藏

“三三四四”制度是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對(duì)企業(yè)檔案工作的要求，是企業(yè)做好檔案收集歸檔工作的有力保證。所謂“三集中”，是指檔案實(shí)體、人員和管理要集中統(tǒng)一。所謂“三納入”，是指要將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。所謂“四參加”，是指企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定、科研課題審定、基建項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目接收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。所謂“四同步”，是指企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同步。通過堅(jiān)持不懈地加強(qiáng)“三三四四”制度建設(shè)，努力把檔案管理工作超前介入檔案資料形成的全過程，可以確保各類文件材料及時(shí)歸檔。特別是對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)視察、重大活動(dòng)、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、項(xiàng)目建設(shè)、科研課題、設(shè)備檔案、核心技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、房產(chǎn)地產(chǎn)、工程技術(shù)圖紙、品牌產(chǎn)品、等各類重要檔案的歸檔工作，都可以通過“三三四四”制度的認(rèn)真落實(shí)，來提高檔案歸檔率，豐富館藏量，為檔案開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

5加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)檔案人員多是兼職且非檔案專業(yè)出身，檔案培訓(xùn)是檔案人員學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、提高各級(jí)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、做好檔案工作的重要途徑。為了提高檔案培訓(xùn)效果，可以采取“走出去”、“請(qǐng)進(jìn)來”等靈活多樣的培訓(xùn)形式，分期分批廣泛組織各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，分期分批組織辦公室主任、檔案科長、專兼職檔案員等各級(jí)檔案人員進(jìn)行集中強(qiáng)制培訓(xùn)，全面提升各級(jí)檔案人員的檔案專業(yè)理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

6開展檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化檔案開發(fā)利用

檔案信息化是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向和趨勢，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息化是企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的需要，也是上級(jí)檔案主管部門對(duì)企業(yè)檔案工作的要求。大力開展檔案信息化工作，加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化加工工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，建設(shè)數(shù)字化檔案館（室），主動(dòng)為企業(yè)提供全方位、多層次的個(gè)性化檔案信息和決策支持服務(wù)，以“有為”來帶動(dòng)“有位”，實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。

7建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，強(qiáng)化監(jiān)督考核

檔案工作要打破“大鍋飯”的傳統(tǒng)分配形式，扭轉(zhuǎn)干多干少一個(gè)樣，干好干壞無區(qū)別的局面，企業(yè)要建立并強(qiáng)化監(jiān)督考核機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作和檔案人員的監(jiān)督考核。監(jiān)督考核可以分年度、季度、月度等不同時(shí)段來分別考核，檔案工作考核時(shí)不僅考核檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還考核檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)，不僅考核檔案的組織管理，還考核檔案的開發(fā)利用，各單位檔案工作好壞直接與部門領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)檔案人員工資獎(jiǎng)金掛鉤，促使各部門空前重視和加強(qiáng)檔案工作。按照效率優(yōu)先、兼顧公平的原則，把檔案工作業(yè)績好壞與企業(yè)各級(jí)檔案人員的工資和獎(jiǎng)懲掛鉤，重實(shí)績、重貢獻(xiàn)，對(duì)有突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人要給予獎(jiǎng)勵(lì)，做到一流工作、一流表彰，一流人才、一流業(yè)績、一流報(bào)酬。關(guān)心幫助優(yōu)秀檔案人員政治上的成長進(jìn)步，對(duì)優(yōu)秀檔案人員在政治上多關(guān)心，多幫助，給他們提供施展才華的平臺(tái)，鼓勵(lì)創(chuàng)新，激勵(lì)人人競相成才。每年專門對(duì)檔案工作先進(jìn)單位和個(gè)人進(jìn)行表彰，有力地弘揚(yáng)先進(jìn)、鞭策落后，激發(fā)廣大檔案工作者的積極性，覺得檔案工作也有盼頭、檔案崗位也大有可為。通過強(qiáng)化一系列激勵(lì)考核措施，能有力提升單位對(duì)檔案工作的重視力度，確保檔案各項(xiàng)工作步人健康持續(xù)發(fā)展軌道，有力促進(jìn)企業(yè)檔案工作的蓬勃發(fā)展。