做好企業檔案工作的實踐與思考

何素珍

【摘要】企業檔案工作是企業管理工作的基礎，文章從推行集中統一管理、加強基礎設施建設、推進制度創新、落實“三三四四”制度、加強業務培訓、加強檔案信息化建設、強化監督考核等幾個方面提出做好企業檔案工作的建議。

【關鍵詞】集中統一 基礎設施 制度創新 三三四四 業務培訓 信息開發 監督考核

企業檔案是企業的重要無形資產，是企業的寶貴財富，檔案管理是企業的基礎管理工作，是各項管理工作的基礎。做好企業檔案工作，對企業提高管理水平，對企業做大、做強，都有著十分重要的意義。筆者長期從事企業檔案管理工作，認為企業做好檔案工作應從以下幾個方面著手。

1嚴格推行檔案集中統一管理

集中統一管理本單位形成的全部檔案，是企業檔案工作的基本原則，是檔案法律法規對企業檔案管理的基本要求，堅持和推行集中統一管理本單位的全部檔案是做好企業檔案工作的前提和重要基礎。集中統一管理有三層含義：一是檔案實體集中，企業各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。實踐證明，堅持集中統一管理，能對本單位的檔案工作統籌規劃、統一管理，有利于本單位檔案工作的健康順利開展。如果不實行“三集中”，檔案分散處置，管理各自為政，就會嚴重危及檔案的安全和有效利用。

2加強檔案硬件配置，完善基礎設施建設

硬件設施設備是檔案安全保管的重要保障，特別是隨著時間的推移，檔案保存的時間越長，檔案安全保護就顯得愈來愈重要，加強檔案安全管理和保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一方面是對紙質檔案的保護，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害生物、防有害氣體的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；一方面是對電子檔案的保護，既要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，又要加強對電子檔案的信息保護。

3不斷推進制度建設和創新，規范檔案管理

檔案工作各項制度是約束檔案工作的重要保證，注重制度建設，確保檔案工作有法可依、有章可循、嚴格按制度辦事，并根據時代的發展、理論的研究和技術的進步，積極實現由制度落實向制度創新轉變，做到與時俱進，淘汰落后的方法和制度，建立和完善適合時代需要和工作需要的新制度。企業檔案工作要緊緊圍繞企業中心工作和重點工作，立足實際不斷創新檔案制度，努力提升檔案工作服務企業經濟建設的針對性和實效性，力爭以制度創新不斷將檔案管理滲透入企業管理的方方面面。

4認真落實“三三四四”制度，強化歸檔，豐富館藏

“三三四四”制度是《企業檔案工作規范》對企業檔案工作的要求，是企業做好檔案收集歸檔工作的有力保證。所謂“三集中”，是指檔案實體、人員和管理要集中統一。所謂“三納入”，是指要將檔案工作納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程；納入企業有關人員的經濟責任制或崗位責任制。所謂“四參加”，是指企業檔案部門或檔案人員參加產品鑒定、科研課題審定、基建項目驗收、設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢查歸檔的文件材料是否齊全、完整、準確和系統。所謂“四同步”，是指企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完成歸檔同步。通過堅持不懈地加強“三三四四”制度建設，努力把檔案管理工作超前介入檔案資料形成的全過程，可以確保各類文件材料及時歸檔。特別是對于領導視察、重大活動、會議記錄、合同協議、項目建設、科研課題、設備檔案、核心技術、知識產權、房產地產、工程技術圖紙、品牌產品、等各類重要檔案的歸檔工作，都可以通過“三三四四”制度的認真落實，來提高檔案歸檔率，豐富館藏量，為檔案開發利用創造條件。

5加強檔案業務培訓，提高檔案人員專業素質

企業檔案人員多是兼職且非檔案專業出身，檔案培訓是檔案人員學習檔案專業知識、提高各級檔案人員業務素質、做好檔案工作的重要途徑。為了提高檔案培訓效果，可以采取“走出去”、“請進來”等靈活多樣的培訓形式，分期分批廣泛組織各類檔案業務培訓，分期分批組織辦公室主任、檔案科長、專兼職檔案員等各級檔案人員進行集中強制培訓，全面提升各級檔案人員的檔案專業理論水平和業務素質。

6開展檔案信息化建設，強化檔案開發利用

檔案信息化是企業檔案工作的發展方向和趨勢，網絡時代檔案信息化是企業檔案工作自身發展的需要，也是上級檔案主管部門對企業檔案工作的要求。大力開展檔案信息化工作，加快傳統載體檔案的數字化加工工作，實現檔案信息資源共享，建設數字化檔案館（室），主動為企業提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務，以“有為”來帶動“有位”，實現檔案工作的價值。

7建立獎懲機制，強化監督考核

檔案工作要打破“大鍋飯”的傳統分配形式，扭轉干多干少一個樣，干好干壞無區別的局面，企業要建立并強化監督考核機制，加強對企業檔案工作和檔案人員的監督考核。監督考核可以分年度、季度、月度等不同時段來分別考核，檔案工作考核時不僅考核檔案的基礎設施建設，還考核檔案的業務建設，不僅考核檔案的組織管理，還考核檔案的開發利用，各單位檔案工作好壞直接與部門領導和各級檔案人員工資獎金掛鉤，促使各部門空前重視和加強檔案工作。按照效率優先、兼顧公平的原則，把檔案工作業績好壞與企業各級檔案人員的工資和獎懲掛鉤，重實績、重貢獻，對有突出貢獻的單位和個人要給予獎勵，做到一流工作、一流表彰，一流人才、一流業績、一流報酬。關心幫助優秀檔案人員政治上的成長進步，對優秀檔案人員在政治上多關心，多幫助，給他們提供施展才華的平臺，鼓勵創新，激勵人人競相成才。每年專門對檔案工作先進單位和個人進行表彰，有力地弘揚先進、鞭策落后，激發廣大檔案工作者的積極性，覺得檔案工作也有盼頭、檔案崗位也大有可為。通過強化一系列激勵考核措施，能有力提升單位對檔案工作的重視力度，確保檔案各項工作步人健康持續發展軌道，有力促進企業檔案工作的蓬勃發展。