獨(dú)立學(xué)院后勤采購工作管理原則與成本控制淺析

劉琳宇

摘要：后勤采購工作是高校后勤工作的重中之重。后勤物資采購數(shù)量繁多，涉及面廣，如何在采購工作中能高質(zhì)量低成本完成采購工作，如何在采購工作提高管理水平，規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)等采購問題，文中針對后勤采購管理中存在的問題進(jìn)行研究，提出一些控制辦法，旨在幫助獨(dú)立學(xué)院類高校提高管理水平，有效控制成本。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；后勤采購；管理原則；成本控制

獨(dú)立學(xué)院作為高校中存在的一種獨(dú)特教育形式，已在我國運(yùn)行多年，為國家培養(yǎng)人才方面也做出了許多貢獻(xiàn)。它的教育模式既有其他高校的有相同之處，又有其獨(dú)特的一面。受教育規(guī)模、師資力量、學(xué)生數(shù)量等問題，有些獨(dú)立學(xué)院后勤與一般大學(xué)不一樣，會作為單獨(dú)部門不被分割出來，歸學(xué)院統(tǒng)一管理，人員配置相對較少，但后勤部門的工作職能不變，依然是保障獨(dú)立學(xué)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)之一。獨(dú)立學(xué)院后勤管理工作中的采購工作同樣涉及方方面面。其采購管理水平對整個(gè)學(xué)院的運(yùn)營成本會造成直接影響。為了更好地提高后勤采購管理工作，解決后勤采購管理工作中存在的諸多問題，本文提出后勤采購工作管理原則建議。

一、獨(dú)立學(xué)院后勤采購工作管理原則

（一）采購原則

1.按需采購。這是采購中的首要原則。要根據(jù)使用部門的實(shí)際使用需求，對所購產(chǎn)品的功能、品牌、型號等項(xiàng)目進(jìn)行分析，之后根據(jù)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)確定產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求。待所有需求符合使用部門標(biāo)準(zhǔn)后進(jìn)行采買。

2.物美價(jià)廉。貨比三家，同等價(jià)錢比質(zhì)量，同等質(zhì)量看價(jià)錢。在預(yù)算范圍內(nèi)，用最低的價(jià)錢買到最高質(zhì)量的貨。滿足教學(xué)要求即可，無須超高標(biāo)準(zhǔn)采購，避免浪費(fèi)，節(jié)約成本。

3.后期成本。在設(shè)備采購的過程中，必須還要考慮設(shè)備的后期運(yùn)營費(fèi)用。有些大型設(shè)備維斯維護(hù)費(fèi)，能耗費(fèi)也是非常高的。比如復(fù)印機(jī)等設(shè)備、后期硒鼓、配件等費(fèi)用額是很高的。并且有些設(shè)備雖然符合使用標(biāo)準(zhǔn)，但設(shè)備自身運(yùn)行高能耗，這些問題也會給學(xué)院造成經(jīng)濟(jì)上的負(fù)擔(dān)。

（二）采購工作管理原則

1.供應(yīng)商選擇。選擇供應(yīng)商是后勤采購活動(dòng)的首要任務(wù)。在市場上供應(yīng)商之間的差異很大，資質(zhì)參差不齊。要嚴(yán)格規(guī)范供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，選擇長久供應(yīng)商，建立供應(yīng)商選擇體系，完善供應(yīng)商考核辦法，做好供應(yīng)商信用記錄，保證能長期穩(wěn)定地為學(xué)校提供產(chǎn)品。

2.產(chǎn)品選擇。供應(yīng)商確定之后，，需要對質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，根據(jù)各部門所需產(chǎn)品的不同，選擇不同質(zhì)量的產(chǎn)品，保證符合基本教學(xué)需求。

3.數(shù)量與供貨時(shí)間選擇。選擇產(chǎn)品的數(shù)量是由使用部門的需求量與供應(yīng)商能夠供貨的數(shù)量與供貨周期決定，受各種因素影響，比如交通運(yùn)輸?shù)惹闆r，適當(dāng)選擇采購數(shù)量，合理安排采購時(shí)間。

4.價(jià)格選擇。適當(dāng)對價(jià)格進(jìn)行控制，在供應(yīng)商、質(zhì)量、數(shù)量等都確定之后，需要對價(jià)格進(jìn)行合理分析，適當(dāng)時(shí)候可以選擇談判等形式進(jìn)行控制，保證采購價(jià)格最低。

二、獨(dú)立學(xué)院后勤采購成本控制

獨(dú)立學(xué)院運(yùn)行方式是自籌自支，學(xué)校的運(yùn)營完全來自于學(xué)費(fèi)收入，因此要嚴(yán)格控制好采購成本，這對學(xué)校正常運(yùn)行提供了強(qiáng)有力的保證。只要將采購的內(nèi)容、采購過程進(jìn)行有效控制就能減低采購的成本，才能保證為學(xué)校各部門提供更好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（一）獨(dú)立學(xué)院后勤采購控制成本的關(guān)鍵

1.制定完善的采購體系。一套完善的采購體系可以為后勤采購人員提供更為明確的采購依據(jù)，幫助采購人員理清思路，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。完善的采購體系，需要明確規(guī)定采購物資前的申請報(bào)告格式及內(nèi)容要求（可制定固定采購申請表）、采購流程、責(zé)任歸屬及各部門間的關(guān)系、報(bào)價(jià)、物料規(guī)格、采購方式、經(jīng)費(fèi)來源、價(jià)格審批、相關(guān)部門審批程序。

2.詢價(jià)采購。對使用部門所需物資的品牌、型號、數(shù)量等進(jìn)行確認(rèn)，避免出現(xiàn)買錯(cuò)和退換的情況，在所有確認(rèn)完成后，按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定，與使用部門配合對所需產(chǎn)品的市場進(jìn)行市場調(diào)研，進(jìn)行質(zhì)量信息收集，并對價(jià)錢進(jìn)行比較，合理采購。

3.入庫登記。物品采購?fù)瓿桑锪闲铚?zhǔn)時(shí)送達(dá)，相關(guān)人員對物料進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)到貨物料與所需物料是否一致，認(rèn)真核對數(shù)量。確認(rèn)后，對物料進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，為發(fā)現(xiàn)任何問題后方可辦理入庫登記手續(xù)。

4.付款。入庫登記后，采購人員需持正規(guī)發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷，大額采購需要預(yù)留部分質(zhì)保金，整個(gè)報(bào)銷過程需得到上層領(lǐng)導(dǎo)審批。

5.完善價(jià)格系統(tǒng)。建立價(jià)格檔案，采購人員需將所有采購物品價(jià)格進(jìn)行記錄，構(gòu)建價(jià)格檔案，每次購置新的物料報(bào)價(jià)與價(jià)格系統(tǒng)進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異，查找影響價(jià)格差異的因素。

（二）采購流程成本核算控制

采購成本核算包括：同類院校后勤采購運(yùn)營成本比較、對供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)成本評估、更新采購流程。

1.與同類獨(dú)立學(xué)院后勤的運(yùn)行成本進(jìn)行比較，保證學(xué)校長期處于領(lǐng)先地位，并能持續(xù)發(fā)展下去。

2.對供應(yīng)商的產(chǎn)品和服務(wù)成本進(jìn)行評估，規(guī)范供應(yīng)商進(jìn)入機(jī)制，并可引入供應(yīng)商競爭機(jī)制，可有效控制供應(yīng)商的質(zhì)量和價(jià)錢，是學(xué)校始終保持購買上的優(yōu)勢。

3.不斷更新采購流程，降低成本，嚴(yán)格按照預(yù)算采購，根據(jù)市場變化調(diào)整采購流程。

結(jié)語

針對獨(dú)立學(xué)院獨(dú)特的辦學(xué)性質(zhì)，和采購管理現(xiàn)狀、特點(diǎn)及存在的問題，本文從采購管理原則與成本控制角度分析，提出來一些對策，如在采購時(shí)遵循的原則，完善采購體系，構(gòu)建合理的價(jià)格評價(jià)系統(tǒng)等，希望對獨(dú)立學(xué)院后勤部門采購能有所幫助，這些還需要在實(shí)踐中不斷去檢查完善。

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